Os relatórios de controle de ponto são obrigatórios para frear a precariedade do trabalho. Sem eles, as empresas se expõem à abertura de processos e multas, por isso é necessário elaborá-los de acordo com a normativa e guardá-los. Ter um relatório para controle de ponto para controle de ponto é muito útil.
Permite extrair informações importantes sobre o estado da empresa, como é o caso da produtividade da equipe ou as entradas e saídas do pessoal. Assim, este documento se torna uma solução de controle de horas muito importante.
Para aproveitar ao máximo o que oferecem, é preciso saber exatamente em que consistem e seus diferentes tipos. Graças a isso, a equipe de Recursos Humanos poderá conhecer com mais detalhes sua própria empresa.
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O que é um relatório de controle de ponto
Trata-se de um documento no qual aparece um controle das horas trabalhadas de toda a equipe. Nele, está a relação por colaborador ao longo dos dias. Na hora de elaborá-los, existem diferentes métodos para efetuar a supervisão e que inserem os dados no relatório de controle de ponto.
Pode-se obter uma compilação bruta ou uma detalhada e ordenada por funcionário. No entanto, é recomendável que os profissionais da equipe de Recursos Humanos os revisem. Isso permitirá encontrar possíveis erros, lacunas na informação e outros problemas. Além disso, como veremos, é importante diante de uma inspeção trabalhista.
Como veremos, é essencial contar com a tecnologia para digitalizar tudo relacionado ao controle de horas, assim se automatiza todo o processo e facilita tanto a coleta quanto a análise dos relatórios de controle de ponto.
Que dados devem aparecer no relatório de controle de ponto?
O relatório de controle de ponto deve conter, de forma obrigatória, uma série de dados. Registrará a hora de entrada e saída de cada funcionário, assim como as horas extras realizadas por cada um. A informação tem que estar atualizada e revisada, especialmente se for apresentada uma inspeção trabalhista. Se os dados forem oferecidos em bruto, se considera que o documento está errado.
Além disso, é preciso ter em conta que as inspeções podem ser retroativas. Também poderão ser solicitadas gravações de videovigilância ou os dados guardados nos computadores dos funcionários.
Na hora de coletar e registrar os dados, existem três sistemas de registro da jornada permitidos. O primeiro é o manual, no qual os funcionários anotam e assinam suas horas; o segundo mediante o uso de um site ou um aplicativo, e o terceiro mediante terminais de controle.
Para assegurar que se efetue um acompanhamento detalhado, é recomendável ter um software de controle de ponto.
Esta solução permite a integração com sistemas para o registro de ponto e conta com uma base de dados na qual armazenar toda a informação. Naturalmente, é possível tratá-la de maneira automatizada para cumprir com a legislação vigente.
Tipos de relatório de controle de pontos de controle de horas
Relatório de controle de ponto e horas trabalhadas
O relatório para controle de ponto recolhe o acompanhamento e controle de tempo de trabalho. Mostra informação geral de cada jornada e os desvios nos horários. Também é possível dispor da quantidade de ausentes, atrasos ou saídas antecipadas. Portanto, graças ao relatório de controle de ponto de horas trabalhadas, conta-se com uma série de dados chave para entregar em caso de inspeção.
Relatório de controle de ponto e saldos
Permite visualizar se os colaboradores realizam a jornada de trabalho completa. Oferecem um relatório de controle de ponto por funcionário, equipe, departamento ou da empresa em seu conjunto. Além disso, fornece informação sobre o tempo previsto, o efetivamente realizado, o justificado ou o total restante, seja negativo ou positivo.
Relatório de controle de horas extras trabalhadas
Sua utilidade reside em que mostram um relatório de controle de horas extras realizadas por funcionário. Ajudam a determiná-las com precisão, o que permite uma melhor remuneração. Deste modo, evitam-se pagamentos incorretos e outros problemas que a lei de controle de ponto previne.
Relatório de controle de registros de um dia
Este tipo de relatório para controle de ponto se destina a recolher os registros realizados em dias específicos. São úteis como respaldo para a empresa em caso de inspeção. Ao demonstrar de maneira inequívoca que se levou um registro detalhado, é possível evitar sanções. Além disso, pode-se comprovar que os empregados comparecem ao seu posto no horário combinado.
Relatório de controle de dinâmica e atividade produtiva
Este relatório é um dos mais interessantes, pois não apenas apresenta um calendário de horas. Ele mostra a distribuição da atividade da equipe em um período específico, facilitando a identificação dos momentos do dia mais produtivos e daqueles com maior ou menor nível de atividade.
É uma ferramenta muito útil para determinar a produtividade do trabalho ou a eficiência da equipe. Oferece dados sobre a atividade produtiva, a improdutiva ou a neutra ao longo de dias, semanas ou meses. Assim, consegue-se uma gestão de Recursos Humanos mais efetiva simplesmente ao contar com os relatórios de controle de ponto.
Relação entre horas trabalhadas e produtividade
Existe a crença de que quanto mais horas trabalhadas, maior é a produtividade. Isso não é totalmente verdade, caso contrário, as jornadas seriam intermináveis. A realidade é diferente, havendo uma infinidade de fatores envolvidos. Além disso, cada empresa é um mundo sujeito às suas próprias características.
No entanto, a relação entre horas trabalhadas e produtividade existe, mostrando a quantidade de trabalho efetuado por unidade de tempo. É importante realizar medições para comprovar quando a equipe é mais produtiva. Haverá momentos do dia em que será maior e outros em que diminuirá.
É importante determinar as horas de trabalho efetivas, já que são as que mostram a produtividade real. Em uma jornada de trabalho normal, um funcionário enfrenta todo tipo de tarefas além das próprias de seu cargo. Deve responder a e-mails, comparecer a reuniões ou a outras atividades ligadas indiretamente ao seu projeto, mas que não necessariamente contribuem para seu avanço.
De fato, um sintoma de baixa produtividade pode ser um registro muito alto de horas na finalização de um projeto. Se demorou tanto, é provável que boa parte do tempo tenha sido improdutivo. Mas por isso não se deve pensar que uma jornada de trabalho de poucas horas é mais produtiva.
No final, a produtividade depende do funcionário e de como a empresa está organizada. Diante disso, é importante manter um relatório detalhado das horas trabalhadas. Estas poderão ser inseridas em relatórios de controle de ponto, os quais serão analisados para determinar o estado da empresa. Se à solução de controle de ponto for adicionada uma de avaliação de desempenho… a análise de rendimento será completa.
Como automatizar seus relatórios para controle de ponto
Automatizar os relatórios de horas trabalhadas é possível com um software de controle de ponto. Permite determinar o tempo de trabalho efetivo, conhecer o status das entradas e saídas ou a distribuição de turnos. As informações disponíveis podem abranger toda a equipe em geral ou trabalhadores específicos. Assim, dispõe-se de uma ferramenta de controle de ponto precisa e fácil de usar.
Ajuda a elaborar relatórios de horas trabalhadas totalmente detalhados, os quais são válidos perante inspeções trabalhistas. Os técnicos do departamento de Recursos Humanos podem verificar horários e turnos rotativos em pouco tempo.
Isso se deve ao fato de que eles têm a opção de efetuar revisões em massa com apenas um clique… Além disso, as estatísticas geradas pelo programa de controle de ponto são exportadas para qualquer formato (planilha em excel de controle de ponto, pdf, word…)
Também registra, de maneira automática, o cálculo de horas extras, facilita a criação de bancos de horas personalizáveis e estabelece regras de cálculo. As informações geradas aparecerão em relatórios de balanço e de acordo coletivo, o que permite verificar a adequação do tempo de trabalho ao salário. Por último, permite estender todas as suas funcionalidades para versões móveis.
Em resumo, com um software de controle de ponto, o departamento de Recursos Humanos conta com uma ferramenta completa e eficiente. Tenha ao seu alcance todas as informações necessárias, a capacidade de gerar relatórios de horas trabalhadas e outras funcionalidades essenciais.
