A Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) revolucionou o controle de jornada no Brasil, estabelecendo que a assinatura eletrônica no registro de ponto é um requisito fundamental para os sistemas mais modernos. Esta medida, já em vigor, visa garantir maior transparência, segurança e confiabilidade no controle de ponto dos trabalhadores em todo o país.
A normativa brasileira busca digitalizar e modernizar os processos trabalhistas, adaptando-os à realidade tecnológica atual. O objetivo é reduzir fraudes, como a manipulação de horários, e facilitar o trabalho da fiscalização. Com isso, soluções baseadas em software, como o Bizneo RH, tornam-se essenciais, enquanto métodos antigos como planilhas de Excel ou registros em papel sem a devida validação perdem sua validade legal.
Index
- 1 O que é a assinatura digital no registro de jornada?
- 2 Marco legal: é obrigatório assinar o registro de ponto no trabalho no Brasil?
- 3 Um registro de jornada sem a assinatura do trabalhador é válido no Brasil?
- 4 Benefícios da assinatura digital ao registrar o ponto no trabalho
- 5 Como se implementa a assinatura digital no registro de jornada de trabalho?
- 6 Solução da Bizneo RH para a assinatura digital no controle de ponto
O que é a assinatura digital no registro de jornada?
A assinatura digital no registro de jornada refere-se a qualquer sistema eletrônico que permita aos funcionários registrar sua entrada e saída do trabalho de maneira segura e verificável.
Este método utiliza tecnologia de autenticação digital para garantir que a pessoa que realiza o registro é quem diz ser, evitando assim possíveis falsificações ou manipulações. Diferente da assinatura manuscrita, a assinatura digital deixa um rastro eletrônico que não pode ser alterado e que fica registrado no sistema com data e hora exatas.
A assinatura eletrônica no controle de ponto não precisa ser a tradicional assinatura manuscrita digitalizada, mas pode adotar diferentes formas, como códigos QR personalizados, sistemas biométricos (impressão digital ou reconhecimento facial), cartões de proximidade (RFID) ou aplicativos móveis com autenticação de dois fatores.
Marco legal: é obrigatório assinar o registro de ponto no trabalho no Brasil?
Sim, mas a obrigatoriedade da assinatura eletrônica depende do tipo de sistema de ponto eletrônico que a empresa utiliza. A Portaria 671 do MTP, que unificou e atualizou as regras de controle de jornada, define que empresas com mais de 20 funcionários devem registrar diariamente o horário de início e fim da jornada de cada trabalhador.
Para os sistemas mais modernos e flexíveis, como os Registradores Eletrônicos de Ponto via Programa (REP-P) — que incluem softwares, aplicativos e sistemas em nuvem —, a legislação brasileira exige que o espelho de ponto eletrônico contenha, no mínimo, a assinatura eletrônica do empregador e do trabalhador.
Isso significa que, para empresas que optam por soluções digitais, a assinatura não é apenas uma boa prática, mas uma obrigação legal para validar os registros. A lei busca garantir a autenticidade e a inviolabilidade das marcações.
Além da entrada e saída, a Portaria 671 também exige que o sistema permita o registro de pausas e intervalos, garantindo que o tempo de trabalho efetivo seja calculado de forma precisa e transparente.
Um registro de jornada sem a assinatura do trabalhador é válido no Brasil?
Para os sistemas de ponto eletrônico baseados em software (REP-A e REP-P), a resposta é não. Segundo a Portaria 671, o espelho de ponto eletrônico só é considerado válido se contiver a assinatura eletrônica do trabalhador e do empregador.
Essa assinatura é a confirmação de que os dados registrados estão corretos e que o funcionário concorda com eles. A ausência da assinatura eletrônica invalida o documento perante a fiscalização do trabalho, tornando-o uma prova frágil em caso de uma disputa judicial. Para efeitos práticos, seria como não ter um registro válido, expondo a empresa a riscos significativos.
Com a legislação atual, os registros em planilhas de Excel ou em papel que não são assinados diariamente perderam sua força probatória e segurança jurídica. A validade dos registros de jornada agora depende da correta implementação de um sistema digital que cumpra todos os requisitos da Portaria 671, incluindo os mecanismos de assinatura.
As empresas que não cumprem as exigências da portaria, incluindo a falta de um sistema de registro válido ou a ausência de assinaturas nos espelhos de ponto, podem enfrentar multas administrativas aplicadas pelo Ministério do Trabalho, que podem variar de R$ 402,53 a R$ 4.025,33 por infração, além do risco de condenações em processos trabalhistas por horas extras não comprovadas.
Benefícios da assinatura digital ao registrar o ponto no trabalho
A revolução tecnológica do controle de ponto digital foi iniciada por vários motivos, que vão desde o âmbito legal até o laboral e o bem-estar dos funcionários.
Segurança e validade legal em comparação com o papel
Embora a confiabilidade da assinatura em papel tenha sido tradicionalmente aceita, atualmente ela apresenta muitas limitações e riscos. Documentos físicos podem ser perdidos, deteriorados ou facilmente manipulados, comprometendo sua integridade e validade legal.
Pelo contrário, a assinatura digital garante a autenticidade e integridade dos registros de ponto através de tecnologia criptográfica, o que torna sua falsificação ou alteração praticamente impossível.
Além disso, o armazenamento digital permite uma gestão mais segura dos dados, facilitando sua consulta e conservação durante os prazos legalmente estabelecidos.
Cada funcionário tem um identificador único e pessoal que lhe permite autenticar-se de forma segura no sistema de controle de ponto. Este identificador está associado ao seu usuário e pode ser utilizado de diferentes formas: um cartão RFID, um QR, reconhecimento facial… Isso garante que apenas o trabalhador autorizado pode registrar sua jornada.
Os horários de entrada e saída, bem como de pausas e descanso, são registrados automaticamente, eliminando qualquer possibilidade de erro humano na anotação. Estes registros digitais são selados com data e hora exatas e armazenados de forma segura na nuvem, permitindo seu acesso e consulta por qualquer uma das partes interessadas, incluindo possíveis inspeções de trabalho.
Facilidade para funcionários e empresas
O registro de ponto é um tema controverso tanto para empresas quanto para funcionários. Ambas as partes sabem da obrigatoriedade do registro, mas às vezes ele não é cumprido de forma rigorosa. Um dos principais impedimentos é a complexidade e o tempo que o processo manual de assinatura exige, sendo tedioso para os funcionários e incontrolável para a empresa.
Com a implementação de um software de registro de ponto digital, a situação muda completamente. Os funcionários podem registrar sua jornada facilmente de qualquer lugar, seja no escritório, em casa ou durante uma viagem de trabalho. Com apenas um clique, seja pelo computador ou pelo aplicativo móvel, o registro fica gravado de forma segura, inequívoca e acessível para todas as partes.
Por sua vez, a empresa pode consultar os registros em tempo real e gerar relatórios sobre as jornadas de trabalho, enquanto os funcionários têm acesso transparente ao seu histórico de registros.
Além disso, também é possível enviar alertas automáticos para que os funcionários não se esqueçam de registrar o ponto, limitar os horários de registro conforme a política da empresa, configurar a flexibilidade de entrada/saída ou verificar a localização do registro por meio de geolocalização.
Redução de erros e fraudes no registro de ponto
O uso de sistemas de assinatura digital no controle de ponto reduz os erros humanos e as possibilidades de fraude.
A automação do processo elimina problemas comuns como registros duplicados, esquecimento de registrar o ponto ou manipulação das horas trabalhadas. Além disso, a rastreabilidade completa do sistema permite detectar padrões irregulares ou tentativas de falsificação.
A fraude no registro de ponto é um grande risco para as empresas, pois pode resultar em perdas econômicas, sanções por parte da fiscalização trabalhista e problemas legais. Os sistemas de assinatura digital permitem implementar diversos controles que tornam a manipulação dos registros praticamente impossível.
Esta tecnologia não só protege a empresa, mas também garante que os funcionários recebam uma compensação justa pelas horas trabalhadas, incluindo o controle das horas extras.
Adaptação a ambientes de trabalho híbridos e remotos
O registro de ponto em papel também não é compatível com os novos modelos de trabalho flexível e teletrabalho que se popularizaram tanto nos últimos anos. Nesses casos, os métodos tradicionais tornam inviável manter um registro confiável e preciso dos horários, aumentando o risco de erros e discrepâncias.
No entanto, a assinatura digital permite que os funcionários registrem sua jornada de qualquer local, seja no escritório, em casa ou durante uma viagem de trabalho. Essa flexibilidade é especialmente importante para empresas que adotaram modelos híbridos ou totalmente remotos, onde o controle de ponto tradicional é ineficiente.
O mesmo acontece com setores onde a mobilidade do trabalhador é constante, como comerciais, transportadores ou técnicos de manutenção. Os sistemas de assinatura digital móvel permitem que esses trabalhadores registrem sua jornada de forma precisa a partir de seus smartphones ou tablets, independentemente de sua localização.
Como se implementa a assinatura digital no registro de jornada de trabalho?
As empresas deverão se adaptar à essa realidade, e quanto antes o fizerem, melhor. No entanto, não devem se precipitar nem fazer de qualquer maneira, como por exemplo, com o Excel. Esta já não será uma solução a ser considerada, pois não cumpre os requisitos de acessibilidade, autenticidade e segurança exigidos pela nova normativa.
As empresas precisarão implementar soluções de controle de ponto que incluam mecanismos de assinatura digital certificada e garantam a integridade dos dados. As plataformas de RH com solução de controle de ponto integrada apresentam-se como a opção ideal, pois oferecem todas as funcionalidades necessárias para cumprir a normativa de assinatura digital no registro de ponto.
Este tipo de software permite às empresas gerenciar tudo relacionado à sua base de dados, desde registros de ponto e horários até documentação e relatórios. A gestão e o cumprimento normativo são enormemente simplificados. Além disso, essas soluções costumam incluir atualizações automáticas para se adaptar às mudanças na legislação trabalhista.
Ao selecionar uma solução de controle de ponto digital, as empresas devem levar em conta:
- Que o software cumpra os requisitos legais de assinatura digital e segurança
- A disponibilidade de diferentes métodos de registro e assinatura eletrônica
- A facilidade de uso tanto para funcionários quanto para administradores, com opções de registrar o ponto de qualquer lugar e dispositivo
- Instalação e configuração simples
- A capacidade de integração com outros sistemas da empresa
- As opções de personalização de acordo com as necessidades específicas da organização
- O suporte técnico e as atualizações disponíveis
- Exportação de dados e geração de relatórios
- O custo e a relação custo-benefício da solução
- A capacidade de armazenamento e retenção de dados segundo a normativa
Solução da Bizneo RH para a assinatura digital no controle de ponto
O Bizneo RH é um software de RH modular e na nuvem que permite às empresas gerenciar de forma integral todos os processos relacionados ao controle de ponto e à assinatura digital. A plataforma oferece uma solução completa que cumpre a nova normativa de registro de ponto digital, garantindo a segurança e a validade legal de todos os registros.
Com uma interface intuitiva e fácil de usar, o Bizneo RH simplifica a gestão do tempo e automatiza os processos de assinatura digital para empresas de qualquer tamanho.
Assinatura digital integrada no Bizneo RH
Os funcionários podem registrar sua jornada de trabalho de maneira simples e segura através de diferentes métodos, como o aplicativo móvel, o portal web ou terminais físicos. O sistema verifica automaticamente a identidade do funcionário e gera um registro assinado digitalmente que cumpre todos os requisitos legais.
Os registros de entrada, saída, pausas e descansos são registrados e armazenados automaticamente. Dessa forma, o departamento de recursos humanos pode acessar facilmente toda a informação relacionada ao controle de ponto, gerar relatórios e garantir o cumprimento normativo sem necessidade de gerenciar documentação física.
Assinatura eletrônica no controle de ponto com o Bizneo RH
O Bizneo RH oferece diferentes opções de assinatura eletrônica. Desde a assinatura básica por meio de usuário e senha, assinatura manual digitalizada, por PIN, até sistemas mais avançados como a assinatura biométrica ou certificados digitais qualificados.
Para ações mais simples como o registro diário de jornada ou a assinatura de documentos básicos, o Bizneo RH permite utilizar a assinatura eletrônica simples. Ela adiciona validade legal à transação graças ao uso de criptografia e rastreabilidade. Para documentos ou processos que exigem maior segurança jurídica, o sistema permite o uso de certificado digital com validade jurídica.
Notificações e automatização do processo
Uma vez implementado o controle de ponto do Bizneo HR, todo o processo é automatizado para economizar tempo e evitar erros. O sistema envia notificações automáticas que podem ser configuradas e personalizadas para avisar os funcionários, lembrar as pausas programadas ou alertar sobre possíveis irregularidades nos registros de ponto.
Também permite configurar lembretes para a validação de horas extras e notificar os supervisores quando forem detectados padrões incomuns de registro.
Enviar registros de ponto em PDF para os funcionários
O registro de jornada com assinatura eletrônica pode ser consultado e enviado aos funcionários através de diferentes métodos. O departamento de recursos humanos pode exportar os dados de frequência mensal em formato PDF ou Excel. Oferece-se a opção tanto de exportação dos registros de um único funcionário quanto de toda a equipe ou departamento.
Além disso, os relatórios podem ser enviados da própria plataforma para os funcionários, com ou sem solicitação de assinatura, para o espaço do funcionário, onde ele poderá visualizá-lo ou baixá-lo.
Também é possível enviar os registros por e-mail ou ambas as opções, enviar um aviso por e-mail alertando que há um novo documento disponível para sua revisão.
Quem pode gerenciar o envio de registros e assinaturas no Bizneo RH?
A gestão do envio de registros e assinaturas no Bizneo RH é controlada por funções e permissões.
Os administradores do sistema e os responsáveis por recursos humanos têm acesso completo para gerenciar todos os aspectos relacionados ao controle de ponto e às assinaturas digitais. Desta forma, garante-se a segurança e a confidencialidade dos dados. Também é possível atribuir permissões granulares a gestores intermediários ou supervisores para que possam gerenciar os registros de suas equipes diretas.
