Aunque a primera vista pueda parecer un tema algo superfluo, la gestión de notificaciones a empleados es un área a la que debe otorgársele la importancia que merece. El departamento de RR. HH. no solo debe asegurarse de que toda la información importante llegue a los empleados, sino también de que lo haga de manera oportuna, segura, privada y eficiente. Y por supuesto, sin olvidarse de su bienestar y derecho a la desconexión digital.
Una comunicación deficiente puede generar malentendidos y baja productividad (e incluso problemas legales). Sin embargo, gestionar todas las notificaciones es complejo, sobre todo cuando hablamos de empresas medianas y grandes. Mucho que informar, gran margen de error y poco tiempo para invertir en esta cuestión.
Es aquí donde la digitalización entra en juego. Los software de RR.HH. pueden automatizar gran parte de esta tarea, programando notificaciones automáticas que llegarán sin demora a correo o móviles de los empleados siempre que se cumplan con las condiciones marcadas.
Index
- 1 ¿Qué son las notificaciones móviles a empleados?
- 2 Cómo funciona el envío de notificaciones a empleados
- 3 Ejemplos de notificaciones móviles a empleados desde RR. HH.
- 4 Ventajas de usar el gestor de notificaciones a empleados
- 5 Seguridad y privacidad en el envío de notificaciones
- 6 ¿Cómo se integran las notificaciones móviles con otros módulos de RR. HH?
¿Qué son las notificaciones móviles a empleados?
Las notificaciones móviles a empleados son mensajes que la empresa envía a sus trabajadores a través de aplicaciones móviles corporativas.
Estas notificaciones pueden incluir información sobre cambios en políticas, recordatorios de reuniones, actualizaciones de nómina, horarios de trabajo o cualquier otra comunicación importante que requiera atención inmediata.
A diferencia de otros medios, las notificaciones móviles tienen mayor visibilidad y pueden ser consultadas rápidamente desde cualquier lugar. Además, son más rápidas, directas y su gestión se puede centralizar desde en una única plataforma.
Teniendo en cuenta que el smartphone se ha convertido en una herramienta de trabajo importante, y los equipos de trabajo están cada vez más dispersos, las notificaciones móviles están permitiendo mejorar la comunicación interna.
La centralización no solo facilita el acceso a toda la información relevante para el empleado, sino que también permite a RR. HH. realizar un seguimiento de quién ha recibido y leído cada comunicación. Además, al ser un canal más directo, se reduce el riesgo de que mensajes importantes pasen desapercibidos.
Cómo funciona el envío de notificaciones a empleados
El envío de notificaciones móviles a trabajadores funciona gracias a un software de RR. HH. como el de Bizneo HR. Con toda la lista de empleados y la gestión de las diferentes áreas de gestión habituales en los recursos humanos, es posible automatizar el envío de notificaciones.
Esto es posible gracias a un gestor de notificaciones, que permite configurar cuándo, por qué y a quién se le envían las notificaciones desde RR. HH. Funciona de la siguiente forma:
- Evento: todo empieza con la identificación del evento que hará que la notificación se dispare, por ejemplo, un cambio de horario.
- Condiciones: una vez identificado el evento, se establecen las condiciones específicas que deben cumplirse para que se envíe la notificación. Por ejemplo, «cambio de horario a turno nocturno».
- Audiencia: para cada tipo de notificación, se debe definir quién la recibirá. Puede ser un empleado específico, un departamento completo, o incluso todos los trabajadores de la empresa, dependiendo de la naturaleza de la información.
- Acción: finalmente, se configura qué tipo de notificación se enviará (móvil, email, SMS) y su contenido exacto, que puede incluir datos personalizados para cada empleado.
Así, cada vez que suceda dicho evento, se lanzará una notificación automática a los empleados involucrados. Por supuesto, es posible personalizar todos los detalles, como el asunto o el contenido de la notificación. Además, también es posible monitorizar el envío de notificaciones.
Ejemplos de notificaciones móviles a empleados desde RR. HH.
Existen muchos casos prácticos donde las notificaciones móviles a empleados pueden ser muy útiles para aligerar el trabajo del equipo de recursos humanos. Todos ellos corresponden con situaciones diarias que suelen repetirse periódicamente, y que, por lo tanto, una vez automatizadas, dejan de ser una preocupación.
Cambios de turno
Los cambios de turno son habituales, sobre todo en ciertos sectores como la hostelería, logística o salud. Las notificaciones móviles pueden mejorar la comunicación de cambios de turno, evitando confusiones y garantizando que todos los empleados estén informados de manera oportuna.
Cuando se produce un cambio, el sistema puede enviar automáticamente una notificación al empleado afectado con detalles sobre su nuevo horario. Además, estas notificaciones pueden incluir la opción de confirmar la recepción, lo que ayuda a recursos humanos a verificar que la información ha sido recibida correctamente.
Firma de documentos
También se puede convertir en un buen aliado cuando se trata de enviar recordatorios para la firma de documentos importantes. RR.HH. puede automatizar el envío de notificaciones cuando un documento requiere la firma de un empleado, incluyendo enlaces directos al documento en cuestión. Estas alertas pueden repetirse periódicamente hasta que el documento sea firmado, garantizando que ningún trámite quede pendiente.
Comunicación de aprobaciones
Vacaciones, notas y tickets de gasto, días libres… Existen muchas solicitudes de los empleados que requieren de aprobación. Las notificaciones móviles permiten informar rápidamente a los empleados cuando sus solicitudes han sido aprobadas o rechazadas, reduciendo así la incertidumbre y mejorando la satisfacción laboral.
Informar de la subida de nóminas
Otro ejemplo claro es la notificación de la subida de nóminas. Cuando los recibos de nómina están disponibles, el sistema puede enviar automáticamente una notificación a cada empleado, informándoles que ya pueden acceder a su documento.
De la misma forma, también se puede emplear para informar de una revisión salarial, subida de la nómina o bonificaciones alcanzadas. Esto no solo ahorra tiempo al departamento de RR.HH., sino que también garantiza que todos los empleados estén al tanto de cuándo pueden revisar su información salarial.
Encuestas de clima laboral
Imagina que debes informar a toda la plantilla sobre una nueva encuesta de clima laboral que se ha lanzado. Con las notificaciones móviles, puedes enviar un mensaje directo con el enlace a la encuesta sin esfuerzo. Al ser accesible desde el smartphone, esto sin duda aumentará la tasa de participación.
Además, se pueden configurar recordatorios automáticos para aquellos empleados que aún no hayan completado la encuesta, asegurando que se obtiene la mayor cantidad de feedback posible.
Cambio en políticas internas
En realidad, las notificaciones móviles a empleados desde RR. HH. se pueden utilizar para cualquier comunicación importante: un cambio en las políticas internas, un nuevo proceso de evaluación de desempeño o actualizaciones en el código de conducta. Se pueden lanzar mensajes de todo tipo y automatizarlos de manera sencilla y rápida.
Ventajas de usar el gestor de notificaciones a empleados
- Mejora la comunicación interna: es un canal de comunicación directo, rápido y cómodo, tanto para los empleados como para los managers o RR. HH.
- Coordinación: facilita la coordinación de los empleados, horarios de trabajo, turnos, vacaciones, etc. Mejora la planificación y evita conflictos innecesarios.
- Ahorro de tiempo: automatiza procesos repetitivos de comunicación, liberando tiempo para que el departamento de RR. HH. se enfoque en tareas de mayor valor estratégico.
- Reducción de errores: la programación y automatización de notificaciones evita errores u olvidos que pueden afectar negativamente al funcionamiento normal de la empresa, desde turnos no cubiertos hasta documentación sin firmar.
- Satisfacción: los empleados reciben la información que necesitan de manera inmediata y en un formato fácilmente accesible, lo que mejora su experiencia laboral y su percepción de la empresa. La transparencia en la comunicación aumenta la confianza y el compromiso.
- Trazabilidad: permite realizar un seguimiento de quién ha recibido y leído cada notificación, lo que resulta especialmente útil para comunicaciones importantes o que requieren confirmación.
Seguridad y privacidad en el envío de notificaciones
Más allá de su utilidad, las empresas deben asegurarse de que el gestor de notificaciones a empleados cumpla con los estándares de seguridad y privacidad. Gran ejemplo de ello es el software de recursos humanos de Bizneo HR.
Este sistema garantiza que toda la información sensible se transmita de forma segura, protegiendo los datos personales de los empleados y cumpliendo con regulaciones como el RGPD. Además, permite establecer diferentes niveles de acceso según el rol de cada usuario y mantiene un registro de todas las notificaciones enviadas a los empleados.
Asimismo, los empleados pueden aceptar (o no) la recepción de notificaciones en su dispositivo. Esto es especialmente importante para cumplir con normativas de privacidad, ya que las empresas deben obtener consentimiento explícito antes de enviar comunicaciones a dispositivos personales.
La configuración de preferencias de notificación permite a cada empleado personalizar qué tipo de alertas desea recibir y con qué frecuencia.
De la misma forma, la empresa puede establecer políticas de privacidad para asegurar que la comunicación sea respetuosa con el tiempo personal de los trabajadores. Esto es crucial para mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, evitando que las notificaciones laborales invadan horarios de descanso.
Desconexión digital y notificaciones móviles
Las notificaciones móviles a trabajadores guardan una relación directa con la ley de desconexión digital. Esta normativa reconoce el derecho de los trabajadores a no recibir comunicaciones laborales fuera de su horario de trabajo.
Por ello, cualquier sistema de notificaciones debe respetar estos límites temporales, permitiendo programar el envío solo durante la jornada laboral.
Bizneo HR permite configurar el sistema para que respete los horarios de trabajo de cada empleado, evitando el envío de notificaciones fuera de la jornada laboral. Esto no solo ayuda a cumplir con la normativa, sino que también contribuye al bienestar de los trabajadores al respetar su tiempo de descanso.
Además, los empleados pueden habilitar o deshabilitar las notificaciones según sus preferencias personales, lo que les da control sobre cuándo y cómo recibir información laboral. Los sistemas modernos como Bizneo HR están diseñados para equilibrar la necesidad de comunicación efectiva con el respeto al derecho a la desconexión digital.
¿Cómo se integran las notificaciones móviles con otros módulos de RR. HH?
Lo más interesante de las notificaciones móviles a empleados es que pueden combinar con otros módulos de software de recursos humanos. Un sistema de notificaciones bien diseñado se integra perfectamente con módulos como gestión de nóminas, control de presencia, evaluación del desempeño o gestión del talento.
Esta integración permite que las notificaciones se generen automáticamente a partir de eventos en cualquiera de estos módulos, creando un ecosistema de comunicación cohesivo.
Módulo de control horario
Los empleados pueden recibir recordatorios que les ayuden a cumplir con su obligación de registro y control horario. Esto reduce a su mínima expresión los olvidos en sus fichajes de entrada y salida o incidencias en sus registros de descanso.
También es de gran ayuda a la hora de gestionar solicitudes de horas extras, cambios de turno o notificaciones calendarios de trabajo.
Módulo de vacaciones y ausencias
Por un lado, los empleados reciben notificaciones automáticas sobre el estado de sus solicitudes de vacaciones, ya sea una aprobación o rechazo. Por otro lado, los responsables son alertados cuando tienen solicitudes pendientes de revisar, lo que agiliza todo el proceso.
Además, el sistema puede enviar recordatorios a toda la plantilla sobre periodos vacacionales importantes o días festivos próximos. Lo mismo ocurre a la hora de notificar ausencias o realizar solicitudes de días libres. Todas las partes pueden gestionarlo de forma práctica y mantenerse informado de las novedades.
Módulo de evaluación del desempeño
También resulta muy práctico para las notificaciones relacionadas con evaluaciones de desempeño. El sistema puede avisar automáticamente a los empleados cuando se aproxima una evaluación, recordarles completar autoevaluaciones y notificarles cuando sus supervisores han finalizado sus valoraciones.
Estos recordatorios no solo aumentan las tasas de participación, sino que también agilizan y ayudan a mantener los procesos de evaluación dentro de los plazos establecidos.
Módulo de formación
En relación con el punto anterior, también resulta una gran herramienta a la hora de gestionar las comunicaciones relacionadas con la formación. Los empleados pueden recibir notificaciones sobre nuevos cursos disponibles, recordatorios de fechas límite o alertas sobre sesiones formativas programadas.
Esto no solo garantiza una mayor participación, sino que también optimiza la inversión en formación al asegurar que todos los empleados estén debidamente informados.
Módulo de onboarding
También puede convertirse en una buena herramienta para procesos de onboarding. Se puede programar una secuencia que permita desde dar la bienvenida al nuevo empleado hasta informarle progresivamente sobre todos los aspectos relevantes de la empresa.
Desde recordatorios sobre documentación pendiente hasta invitaciones a eventos de integración, las notificaciones guían al nuevo empleado durante sus primeros días. Esto facilita enormemente su adaptación y reduce la carga administrativa para el departamento de recursos humanos.
