Screening dei CV: cos’è e come funziona

Lo screening dei CV è una fase cruciale nel processo di selezione del personale, in quanto permette di filtrare e selezionare i candidati più adatti per una determinata posizione.

Si tratta di un’attività che richiede attenzione e precisione, in quanto il numero di candidati per ogni offerta di lavoro può essere molto elevato. Utilizzare strumenti adeguati per eseguire lo screening è fondamentale per evitare errori e per risparmiare tempo.

Grazie alla tecnologia, oggi è possibile automatizzare questo processo attraverso un software di ricerca e selezione, che permette di analizzare rapidamente i curriculum e individuare i profili più in linea con le esigenze aziendali.

In questo articolo esploreremo cos’è lo screening dei CV, come funziona e come un software dedicato può ottimizzare l’intero processo.

Che cos’è lo screening dei CV

Il termine screening dei CV si riferisce alla fase del processo di selezione in cui i reclutatori esaminano i curriculum ricevuti e selezionano i candidati che meglio corrispondono ai requisiti dell’offerta di lavoro e ai valori aziendali.

L’obiettivo di questo processo di filtraggio è quindi duplice:

• Ridurre il numero di candidati da intervistare telefonicamente e/o personalmente.
• Conservare solo coloro che possiedono le caratteristiche necessarie per ricoprire il ruolo in modo ottimale.

Come fare lo screening dei curricula

Anche se gli obiettivi principali di un buon screening dei CV non cambiano mai, la sua esecuzione può avvenire in due modi, a seconda delle esigenze di ogni azienda. Vediamoli insieme.

Screening dei CV manuale

Il processo di screening manuale dei CV avviene nel seguente ordine: i selezionatori pubblicano un annuncio di lavoro su uno dei portali di impiego o su reti sociali professionali. Successivamente, ricevono i curriculum corrispondenti e li esaminano uno per uno.

Nonostante sia il metodo più tradizionale e utilizzato ancora da molte aziende, la lettura individuale di ogni curriculum richiede molto più tempo e sforzo rispetto ad altri metodi di filtraggio più recenti e automatizzati.

Screening dei CV tramite ATS

Lo screening dei CV tramite un ATS (Applicant Tracking System) si verifica quando i selezionatori si affidano a un programma informatico per ottimizzare la ricerca dei candidati.

Un ATS permette di selezionare i CV che arrivano in azienda in base a una serie di parole chiave definite in precedenza, in base alle esigenze dell’azienda.

Questo metodo permette di affrontare rapidamente anche processi di selezione molto ampi.

STRUMENTI DI RICERCA E SELEZIONE DEL PERSONALE
Scopri gli strumenti a cui affidarti nei tuoi processi di selezione.

Motivi per utilizzare un software ATS nello screening dei CV

I vantaggi di implementare un software di ricerca e selezione per lo screening dei CV sono numerosi.

Ecco i 5 principali:

• Gestione efficace di un numero elevato di curriculum: potrai elaborare facilmente grandi quantità di CV senza che ciò assorba completamente il tempo del tuo dipartimento HR. Gli ATS consentono di includere filtri, domande chiave (killer questions) e altri parametri di scarto automatico.
• Migliori candidati: pre-selezionerai i candidati più idonei, evitando così di perdere tempo in colloqui presenziali improduttivi.
• Risparmio di tempo e risorse: selezionare i migliori candidati ti permetterà di evitare assunzioni sbagliate e, di conseguenza, risparmiare tempo e denaro. Inoltre, i filtri e le parole chiave ti permetteranno di trovare ciò che cerchi in pochi secondi, senza dover leggere centinaia di CV.
• Centralizzazione delle candidature: consente di unificare le candidature, eliminando i curriculum duplicati per lo stesso processo di selezione, indipendentemente dalla fonte di reclutamento utilizzata dal candidato.
• Comunicazione con il tuo team: consente di lasciare commenti per velocizzare lo screening dei CV e migliorare la comunicazione con gli altri reclutatori.

Il nostro software integra una soluzione che seleziona automaticamente i migliori candidati in base a come si adattano alla descrizione della posizione.

In questo modo, attraverso test psicometrici, sarà possibile analizzare in quali competenze un candidato eccelle, e soprattutto in quali delle competenze “chiave” per la posizione soddisfa il requisito richiesto.

In altre parole, un candidato potrebbe ottenere un punteggio basso in una competenza e comunque essere il più preparato per la posizione se eccelle nelle competenze richieste.

Questo strumento è altamente affidabile nel valutare lo sviluppo del potenziale del lavoratore, stimando con grande precisione in quali competenze ciascun candidato spiccherà.

12 modi per velocizzare lo screening dei CV

Filtra in base alla situazione del candidato

In base alle esigenze aziendali, puoi utilizzare il software di selezione per avviare lo screening dei CV in base alla situazione attuale del candidato, come ad esempio selezionare automaticamente i candidati che sono disoccupati, attivi o studenti. In questo modo, è possibile escludere i candidati che non soddisfano il requisito specifico della situazione stabilito.

Cerca compiti e funzioni

I parametri che definiremo per condurre lo screening dei CV saranno legati al settore in cui opera la nostra azienda.

Ecco due esempi:

1. Ad esempio, se operiamo in un’azienda tessile, cercheremo competenze specifiche legate all’attività, come ad esempio conoscenze nel taglio e confezione.
2. Se invece la nostra azienda appartiene al settore tecnologico, possiamo applicare un filtro per il primo screening dei CV che escluda i candidati che non hanno conoscenze di programmazione.

Identifica rapidamente le competenze tecniche dei tuoi candidati

In alcuni settori, le competenze tecniche sono decisive per determinare se un candidato è adatto a lavorare con la nostra azienda.

Così, le aziende che operano nei settori della tecnologia, comunicazione digitale, marketing o comunicazione audiovisiva possono usare killer questions per chiedere ai candidati se hanno esperienza con determinati applicativi, software, linguaggi di programmazione e verificare se hanno le competenze necessarie per il ruolo o se, al contrario, devono essere esclusi dal processo di selezione.

Il nostro software ATS offre una funzionalità perfetta per selezionare il candidato più qualificato: le scorecards. Si stabiliscono le competenze necessarie per il posto di lavoro e si analizza se il candidato soddisfa i requisiti.

In questo modo, ogni offerta raccoglie i dati di ciascun candidato e verifica se si tratta del profilo ideale per la posizione. Inoltre, è possibile integrare queste informazioni con altre tecniche come killer questions, test psicometrici o la valutazione post-colloquio per assicurarsi che il candidato sia la scelta perfetta per il ruolo.

Livello di istruzione

Con questo criterio di filtraggio, lo screening dei CV selezionerà automaticamente i candidati che hanno un determinato livello educativo.

Possiamo stabilire se i candidati devono essere laureati, se devono avere un master o se, ad esempio, vogliamo dare priorità ai candidati con esperienza in determinate aziende chiave del settore.

Il livello di istruzione può anche servirci per escludere quei candidati che sono troppo qualificati per il ruolo che offriamo.

Risultati professionali

L’ATS consente di definire criteri di filtraggio che si concentrano sui risultati professionali di ciascun candidato.

Cioè, solo i migliori talenti, con esperienze e progetti che corrispondono alla filosofia aziendale e alle esigenze del ruolo, avanzano alla fase successiva del processo.

Concentrati sulle lingue

Nei settori legati all’ospitalità o nelle grandi aziende multinazionali, è fondamentale avere una buona padronanza di più lingue.

In questo caso, possiamo escludere automaticamente coloro che non possiedono il livello minimo di lingua richiesta per svolgere efficacemente il lavoro.

Non dimenticare la grammatica

Un’altra funzione che possiamo attivare nell’ATS è quella di escludere automaticamente i candidati che commettono errori grammaticali o di scrittura nei loro CV.

Anche se questo tipo di errore può capitare a chiunque, dimostra una certa mancanza di attenzione ai dettagli, quindi, se stiamo cercando un candidato accurato, questo filtro ci aiuterà a fare uno screening dei CV mirato.

Il turnover, fondamentale nello screening dei CV

La tua azienda può concentrare la ricerca su professionisti con una lunga carriera in una sola azienda o, al contrario, preferire candidati attivi e disposti ad assumersi rischi.

SOFTWARE ATS PER LO SCREENING DEI CV
7 segnali che indicano che la tua azienda ne ha bisogno.

Responsabilità

Alcuni ruoli chiave all’interno dell’organizzazione richiedono che il nuovo candidato possieda competenze che solo l’esperienza può fornire. Parliamo di capacità come leadership, gestione del team, empatia e capacità di ascolto.

Organizzazione

Nel caso in cui la nostra azienda cerchi un candidato con grandi capacità organizzative, un buon modo per individuarli durante lo screening dei CV è esaminare la struttura e l’organizzazione del loro CV. Spesso, lo stile con cui vengono presentati i documenti riflette come il candidato organizza le proprie idee.

Posizione geografica e disponibilità a viaggiare

Se il ruolo lo richiede, possiamo chiedere con una killer question se il candidato è disposto a cambiare la sua attuale localizzazione o a viaggiare frequentemente per svolgere il proprio lavoro nell’azienda.

Disponibilità oraria e di incorporazione immediata

Spesso, quando iniziamo un processo di selezione, dobbiamo accelerarlo il più possibile perché la necessità di un candidato è urgente. Lo screening permette di concentrarci sui candidati che possono iniziare subito o che hanno maggiore flessibilità per adattarsi agli orari previsti nell’offerta di lavoro.

Analisi del CV nella selezione del personale

Nella fase di selezione dei curricula, i selezionatori analizzano i CV con l’obiettivo di scartare coloro che non soddisfano i requisiti desiderati. Che si tratti di un’analisi manuale o digitale, l’analisi del CV si concentra su dati quali:

• Posizione del candidato: può essere un fattore determinante nella selezione del personale, specialmente se il lavoro richiede una presenza fisica in una specifica zona.
• Disponibilità: l’effettiva disponibilità nei giorni/orari richiesti dalla posizione. La selezione escluderà coloro che non possono soddisfare questa condizione.
• Disponibilità ad iniziare: disponibilità entro una determinata data, soprattutto se il candidato è attualmente impiegato e deve dare un preavviso al suo datore di lavoro.
• Formazione e titoli: sono tra le competenze principali che i selezionatori considerano durante lo screening dei CV.
• Esperienza lavorativa precedente: che tipo di esperienze ha avuto il candidato e se queste sono rilevanti per il ruolo.
• Lingue e certificazioni: è importante per molte posizioni, soprattutto per ruoli internazionali o in settori che richiedono competenze linguistiche specifiche.
• Competenze trasversali: come il lavoro di squadra, la capacità di adattamento e la negoziazione, che sono fondamentali per una buona performance nel ruolo offerto.
• Impaginazione e design del curriculum: i curriculum moderni tendono a essere ben strutturati e con un design curato. Questo non solo facilita la lettura, ma riflette anche l’attenzione ai dettagli del candidato.

Analisi della lettera di presentazione

La lettera di presentazione è un altro elemento utile nella selezione del personale e può supportare l’analisi del CV. È un complemento al curriculum che non solo serve a verificare le informazioni in esso contenute, ma fornisce anche dettagli aggiuntivi sul candidato.

Ad esempio, attraverso la lettera di presentazione possiamo comprendere le abilità persuasive del candidato (come “si vende”), se si tratta di una persona più formale o più informale, se è creativo (o ha utilizzato un modello standard di lettera), se si è informato sull’azienda o se si è candidato in modo generico. Inoltre, oltre al contenuto, si valuta anche la struttura delle idee, la loro organizzazione, la presentazione e il tono usato.

Altri strumenti a supporto dello screening dei curricula

Colloquio telefonico preliminare alla selezione dei curricula

I colloqui telefonici vengono utilizzati dai dipartimenti delle risorse umane come uno strumento per determinare quali candidati passeranno alla fase del colloquio in presenza. Si tratta di colloqui brevi, della durata di cinque-dieci minuti, il cui principale obiettivo è verificare ed espandere le informazioni contenute nel curriculum vitae.

Questi colloqui sono anche molto utili per conoscere le aspettative del candidato e per evitare di passare alla fase successiva con candidati le cui aspettative non sono in linea con ciò che offre l’azienda.

I colloqui telefonici possono essere anche il primo passo per intervistare candidati che si trovano lontano dalla sede aziendale. In questo caso, servono a stabilire se valga la pena o meno pagare un viaggio affinché il candidato venga a fare un colloquio in presenza. In definitiva, il colloquio telefonico funge da supporto alla selezione dei curricula.

Test grafologici come supporto alla selezione dei curricula

L’uso dei test grafologici nelle risorse umane è, al giorno d’oggi, una vera e propria tendenza. In pratica, viene richiesto ai candidati di allegare, insieme al curriculum e alla lettera di presentazione, una prova scritta di propria mano per determinare alcune caratteristiche della personalità. Questo tipo di test è utile per scoprire tratti caratteriali e costituisce un supporto in più nella selezione dei curricula.

Consigli per condurre lo screening dei CV

In una prima fase dello screening dei curricula, concentrati sui requisiti tecnici e sull’esperienza lavorativa del candidato.

Gli esperti consigliano di non dedicare più di 20 secondi a ogni curriculum se questo è strutturato correttamente. Un altro aspetto su cui possiamo concentrarci in questa prima fase di screening dei curricula riguarda le lingue, la formazione accademica e il range salariale.

Ecco altri consigli utili:

• Attenzione ai pregiudizi: valuta i candidati nel modo più oggettivo possibile, focalizzandoti sugli aspetti già menzionati e, soprattutto, sulle necessità della compagnia.
• Definisci i limiti il più possibile: nella selezione dei curricula è importante essere decisi e rigorosi. Questo ci permetterà di risparmiare tempo e ridurre il numero di candidati, rendendo il processo di selezione più agile.
• Tieni presente che è molto probabile che il candidato abbia inviato la propria candidatura in modo massivo. Imposta dei criteri minimi per ottimizzare il processo.

5 miti della selezione dei curricula

Conosci la teoria, ma i tuoi processi di selezione non danno ancora risultati soddisfacenti? Ecco 5 miti che potrebbero influire negativamente sul tuo screening dei curricula:

1. Conta più la quantità che la qualità

Non lo negheremo: ricevere numerosi curricula ogni volta che viene pubblicata un’offerta di lavoro può sembrare un segno positivo. Tuttavia, una grande quantità di candidati rende il processo di selezione più complesso e può creare problemi nella gestione dei dati personali.

Fortunatamente, usare un ATS (Applicant Tracking System) ci consente di misurare i risultati dei nostri processi di selezione e rilevare le fonti di reclutamento che portano i profili migliori. Così facendo, possiamo pubblicare le offerte nei luoghi più vantaggiosi, evitando di trovarci sommersi da curricula poco adatti.

2. Devi leggere ogni curriculum in profondità

Viviamo in una società dove il tempo è prezioso, e leggere ogni curriculum nel dettaglio non è sempre un’opzione praticabile. Per fortuna, un software ATS ci permette di filtrare velocemente i curricula ricevuti. Basta impostare le parole chiave e lasciare che il software esegua automaticamente una scansione di tutti i CV memorizzati nel nostro database.

Ad esempio, se cerchiamo un candidato che abbia meno di 35 anni, laurea in Ingegneria e almeno 5 anni di esperienza, il sistema cercherà queste parole nei curricula e scarterà automaticamente quelli che non le contengono.

3. Non serve che chi effettua lo screening dei curricula conosca bene la posizione

Prima di iniziare un screening dei curricula, è necessario definire chiaramente il ruolo che stiamo cercando di coprire. Le nostre selezioni – manuali o digitali – funzioneranno solo se abbiamo ben chiaro quali sono le competenze e i requisiti necessari per il posto.

4. Il CV è l’unica fonte di informazioni sul candidato

Ricorda che i social network stanno assumendo un ruolo sempre più importante nel reclutamento. Piattaforme come LinkedIn o Facebook sono strumenti eccellenti per i reclutatori e i professionisti delle risorse umane perché forniscono informazioni sui candidati che non sempre sono presenti in un curriculum tradizionale.

Ecco cosa dovresti osservare quando consulti i profili social dei candidati:

• Dati rilevanti non inclusi nel CV.
• Differenze rispetto al curriculum: ti aiuteranno a rilevare incongruenze e evitare errori nelle assunzioni.
• La personalità del candidato, per valutare se si adatta alla cultura aziendale.
• Commenti e valutazioni di altre persone, in particolare su LinkedIn.
• Pubblicazioni di contenuti controversi, come errori grammaticali gravi, contenuti illegali o incompatibili con la filosofia aziendale.

Attenzione: i social possono dare una visione distorta del candidato, quindi usali con cautela.

5. Esiste il candidato perfetto

Il candidato perfetto non esiste, ma esiste quello che si adatta meglio alle necessità aziendali. La formula per trovarlo è semplice: concentra la tua attenzione meno sui difetti e più sulle caratteristiche fondamentali che il candidato dovrebbe possedere per essere il più adatto alla posizione.