La gestione delle richieste di telelavoro da parte delle Risorse Umane è cambiata molto negli ultimi anni. Durante la pandemia del 2020, lo smart working ha avuto una crescita esponenziale, ma da allora le modalità di lavoro sono evolute verso modelli più flessibili.
Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il 48% delle grandi imprese italiane ha adottato modelli ibridi, mentre nelle PMI la percentuale è inferiore ma in crescita. In Italia, lo smart working è regolamentato dalla Legge n. 81/2017 e da eventuali accordi individuali o collettivi aziendali.
Oggi qualsiasi dipendente può fare una richiesta di telelavoro, ma le aziende devono dotarsi di processi chiari per gestire queste richieste. L’utilizzo di software HR consente di semplificare l’organizzazione, evitare conflitti tra richieste e rispettare normative come il controllo degli orari o la sicurezza sul lavoro.
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Come richiedere il telelavoro in azienda
Il processo per presentare una richiesta di telelavoro è abbastanza semplice, ma deve essere conforme alle normative in vigore. In Italia, il lavoro agile è regolato dalla Legge n. 81/2017 e da eventuali accordi aziendali o contrattuali, che stabiliscono le condizioni per svolgere l’attività lavorativa da remoto.
Invio della richiesta da parte del dipendente
Non esiste un modulo unico obbligatorio, ma è consigliabile presentare la domanda di telelavoro per iscritto, specificando:
- Giorni e orari per i quali si richiede di lavorare a distanza
- Motivazioni della richiesta (es. cura di figli, salute, distanza dal luogo di lavoro, ecc.)
- Durata desiderata o proposta dell’accordo di smart working
Grazie a un portale HR digitale, il dipendente può inviare la richiesta in pochi clic, anche da smartphone, compilando un modulo con tutte le informazioni necessarie. La richiesta viene trasmessa automaticamente ai responsabili di area e al reparto Risorse Umane per la valutazione.
Motivazioni valide per il lavoro da remoto
Sebbene il telelavoro non sia un diritto automatico per tutti i lavoratori, ci sono circostanze che possono giustificare o agevolare l’approvazione della richiesta, tra cui:
- Conciliazione vita-lavoro e cura dei figli minori o familiari non autosufficienti
- Problemi di salute che impediscono lo spostamento quotidiano
- Lunga distanza dal luogo di lavoro o difficoltà logistiche
- Organizzazione del lavoro compatibile con l’attività da remoto
- Previsione nei contratti collettivi o negli accordi aziendali
In alcuni CCNL e accordi interni, è previsto un diritto di precedenza per categorie specifiche di lavoratori, ad esempio genitori con figli minori di 12 anni. In tutti gli altri casi, la valutazione resta a discrezione dell’azienda, sulla base delle politiche interne e delle esigenze organizzative.
Valutazione della richiesta da parte delle Risorse Umane
Una volta ricevuta la richiesta di telelavoro, l’HR dovrà valutare compatibilità con l’attività svolta, carichi di lavoro, esigenze organizzative e policy aziendali. La risposta dovrebbe avvenire entro 15 giorni, con possibilità di negoziare termini e modalità con il lavoratore.
Per evitare ambiguità o ritardi, è fondamentale strutturare un processo HR ben definito che consenta di tracciare e gestire ogni richiesta in modo trasparente.
Approvazione o rifiuto secondo le politiche aziendali
In base alle policy, le Risorse Umane – insieme ai responsabili di area – potranno approvare o respingere la richiesta. In caso di diniego, è consigliabile fornire una motivazione scritta e coerente. Se accolta, si procederà con la firma dell’accordo individuale sul lavoro agile.
- Orari e giorni di lavoro da remoto
- Luogo di svolgimento del lavoro
- Dotazioni e strumenti a carico dell’azienda
- Durata dell’accordo
- Sistemi di monitoraggio e controllo
- Gestione di imprevisti tecnici
Un software HR come Bizneo HR consente di automatizzare tutto il processo: dalla richiesta iniziale, alla valutazione, fino alla gestione documentale e firma dell’accordo. Garantisce tracciabilità, rispetto dei tempi e riduce errori o sovrapposizioni.
Chiavi per una gestione efficace del telelavoro da parte delle Risorse Umane
Per garantire una gestione efficiente del lavoro a distanza, il reparto HR deve definire processi chiari e adottare strumenti digitali che permettano di automatizzare i flussi di lavoro. Queste soluzioni facilitano il monitoraggio della conformità normativa e migliorano la comunicazione tra dipendenti e responsabili.
Dietro una richiesta di telelavoro ci sono implicazioni legate a presenza in sede, equità, controllo orario, produttività e sicurezza sul lavoro. È quindi essenziale che le Risorse Umane abbiano una visione integrata per:
- Evitare sovrapposizioni: quando più dipendenti richiedono di lavorare da remoto negli stessi giorni, serve un sistema centralizzato per visualizzare la disponibilità e garantire una presenza minima in sede, in base alle esigenze operative. Un software HR consente di monitorare chi lavora da remoto giorno per giorno e gestire i calendari in modo efficiente.
- Garantire equità: tutte le richieste devono essere valutate secondo gli stessi criteri. Le aziende dovrebbero adottare politiche chiare di smart working per evitare favoritismi o disuguaglianze. Questo contribuisce al benessere dei dipendenti e a un buon clima aziendale.
- Mantenere la produttività: è fondamentale stabilire metriche di performance chiare per valutare l’efficacia del lavoro da remoto. Le valutazioni devono essere basate sui risultati, nel rispetto della privacy e della normativa sulla protezione dei dati, incluso il diritto alla disconnessione digitale.
- Controllo orario e tracciamento: la legge italiana richiede alle aziende di registrare la giornata lavorativa. Gli strumenti di rilevazione presenze permettono di timbrare da qualsiasi luogo, rendendo più semplice e conforme la gestione delle presenze in modalità smart working.
- Rispetto della normativa: dall’esame delle richieste alla firma degli accordi individuali, è fondamentale che tutti i processi rispettino le leggi vigenti. Un software per la gestione HR facilita la documentazione e l’archiviazione di ogni fase, riducendo il rischio di errori o contenziosi.
Approvazione e gestione dei turni per il telelavoro
Per semplificare il processo di approvazione delle richieste di lavoro da remoto, il reparto HR deve stabilire regole e politiche chiare fin dall’inizio.
Definire un sistema con criteri predefiniti permette non solo di risparmiare tempo, ma anche di garantire trasparenza ed equità. Alcuni esempi di criteri applicabili:
- Numero massimo di giorni di smart working a settimana in base al ruolo e al reparto
- Presenza minima richiesta in sede per ciascun team
- Priorità assegnate in base a fattori oggettivi: distanza casa-lavoro, situazione familiare, esigenze operative del ruolo
- Rotazione delle giornate di telelavoro tra i membri del team per una gestione equa
Con queste regole è possibile configurare un sistema automatizzato con flussi di approvazione digitali, che consenta agli HR di visualizzare la situazione, prendere decisioni informate e comunicare rapidamente con dipendenti e manager.
Un software di gestione del tempo come quello di Bizneo HR facilita l’intero processo: dalla gestione delle richieste di smart working all’approvazione, fino al controllo dei turni e della presenza, offrendo una visione integrata e aggiornata per tutti gli attori coinvolti.
Tutto questo su un’unica piattaforma che semplifica i flussi di lavoro, garantisce la conformità normativa e genera report utili per valutare l’impatto del lavoro da remoto sull’organizzazione.
Rilevazione presenze e geolocalizzazione nello smart working
Lo smart working non esenta le aziende dall’obbligo di rilevare digitalmente gli orari di lavoro. Tutti i datori di lavoro devono registrare l’inizio e la fine dell’attività lavorativa, anche quando i dipendenti operano da remoto.
La soluzione più efficace è l’uso di un software di rilevazione presenze che consente ai dipendenti di timbrare da qualsiasi dispositivo. L’app di Bizneo HR, ad esempio, permette di registrare l’orario di lavoro, le pause, ricevere notifiche e promemoria in modo semplice e conforme alla normativa.
Inoltre, include funzionalità di geolocalizzazione per verificare la posizione del dipendente al momento del timbro, a patto che ciò sia previsto nel contratto e condiviso con il lavoratore. È possibile configurare un’area geografica entro cui è autorizzata la timbratura.
In questo modo si ha certezza che il dipendente stia lavorando dalla sede concordata. Questo tipo di controllo è particolarmente utile in settori dove la posizione fisica del lavoratore è rilevante per motivi normativi o di sicurezza.
Un software di gestione dei turni consente anche di evitare errori o confusioni tra giornate in presenza e in smart working, poiché tutto è visibile nel calendario digitale. Quando una richiesta viene approvata, il sistema aggiorna automaticamente il planning del dipendente.
La trasparenza e automazione offerte da un software per la gestione del tempo riducono i malintesi, migliorano l’organizzazione interna e assicurano il rispetto della legge, anche in contesti di lavoro flessibile.
