Pianificazione delle risorse umane: come gestirla al meglio

Una delle attività chiave per un dipartimento HR di un’azienda consiste nel creare una piano per la gestione delle risorse umane. Stiamo parlando di quel documento che guiderà le azioni del dipartimento e organizzerà tutto ciò che riguarda la gestione del personale.

Si tratta di un documento fondamentale per qualsiasi reparto HR, le cui premesse influenzeranno questioni altrettanto importanti come la performance lavorativa, il clima aziendale, le funzioni di ciascun dipendente, i protocolli per la risoluzione dei conflitti e molto altro.

L’importanza del piano per la gestione delle risorse umane

Come già accennato, il piano per la gestione delle risorse umane e la pianificazione strategica del dipartimento risultano essenziali per il corretto funzionamento della forza lavoro. Il motivo? L’investimento nel capitale umano rappresenta uno dei maggiori costi per un’azienda.

Per questo, il piano deve essere allineato il più possibile con gli obiettivi aziendali e con la cultura organizzativa. Dovrà includere tutto ciò che riguarda le politiche di assunzione, le retribuzioni, i salari, i tipi di contratti di lavoro e la loro regolamentazione, i piani di formazione, gli strumenti per la gestione integrata delle risorse umane e così via.

Obiettivi della pianificazione delle risorse umane

Un piano per la gestione delle risorse umane si propone di raggiungere tre tipi di obiettivi: impliciti, espliciti e a lungo termine. Vediamoli insieme.

Obiettivi impliciti

Questi sono quelli insiti negli stessi obiettivi aziendali: si riferiscono alla produttività, alla soddisfazione lavorativa e al rispetto delle norme stabilite dall’organizzazione.

Obiettivi espliciti

Sono quelli esposti in maniera concreta. Ad esempio, si può puntare a evitare la fuga dei talenti, a modificare le politiche retributive, a migliorare la motivazione del personale, ecc.

Obiettivi a lungo termine

Questi obiettivi riguardano la portata strategica del piano per la gestione delle risorse umane, come i benefici generati, l’incremento della competitività, il miglioramento delle performance e altri risultati di lungo periodo.

5 obiettivi del piano per la gestione delle risorse umane

1. Ottimizzare il capitale umano e le risorse aziendali, e la loro gestione.
2. Garantire una corretta assunzione, la fidelizzazione dei talenti e la crescita delle persone che fanno parte dell’azienda, tenendo conto delle esigenze future sia dell’impresa che dei dipendenti.
3. Assicurare la motivazione dell’intera forza lavoro.
4. Favorire la creazione di un clima aziendale adeguato.
5. Massimizzare i benefici per l’organizzazione e per i suoi dipendenti.

Caratteristiche di un piano per la gestione delle risorse umane efficace

Un piano di risorse umane efficace dovrebbe possedere alcune caratteristiche fondamentali:

• Tenere conto delle esigenze dell’azienda: quelle passate, presenti e future.
• Determinare il personale necessario per soddisfare le esigenze individuate.
• Integrare tutti gli aspetti relativi alla gestione del personale.
• Definire correttamente ogni singolo ruolo e individuare i contratti di lavoro più adeguati per ogni caso.
• Stabilire i canali e i mezzi per attrarre nuovi candidati, definendo il processo di reclutamento e selezione e i criteri associati.
• Mantenere sempre aggiornate le informazioni relative alla forza lavoro.
• Prevedere piani di crescita e di formazione.

Fasi della pianificazione delle risorse umane

L’analisi delle esigenze aziendali parte dalla valutazione dei bisogni passati, presenti e futuri, considerando struttura organizzativa e forza lavoro. Vengono definiti obiettivi a breve e lungo termine, seguiti dall’esecuzione del piano HR. Si analizzano carichi di lavoro, competenze e conoscenze per colmare eventuali gap e garantire l’efficacia futura dell’organizzazione.

Ma analizziamo alcuni punti interessanti:

Analisi delle esigenze

Questa fase comporta l’identificazione delle necessità passate, presenti e future dell’azienda.

Ad esempio, occorre analizzare la situazione dell’anno precedente per calcolare le esigenze attuali: immagina il reparto vendite della tua azienda, in cui una valutazione delle performance rivela che il 5% dei dipendenti non ha raggiunto gli obiettivi (di cui l’1% è del tutto incapace di recuperare il livello di vendite, mentre il restante 4% ha margini di miglioramento).

Il piano di gestione delle risorse umane, in questo caso, potrebbe stabilire che bisogna eliminare l’1% e implementare un piano di formazione per il 4% rimanente. Inoltre, è possibile esaminare le competenze e le conoscenze degli altri commerciali per pianificare meglio l’azione formativa.

Previsione delle esigenze future

Il piano deve anche contemplare le necessità future dell’azienda e del dipartimento.

Ad esempio, se si sta preparando il lancio di un nuovo prodotto per l’anno successivo, sarà necessario programmare una formazione specifica e, possibilmente, aumentare il numero di venditori per coprire il nuovo mercato. Analizzare questi dati permette di stimare i tempi e le risorse necessarie per il reclutamento e la formazione.

Determinazione della struttura gerarchica e della forza lavoro

È indispensabile definire la struttura organizzativa e valutare se la forza lavoro attuale è in grado di coprire le esigenze individuate.

Un organigramma è uno strumento di base per la pianificazione strategica delle risorse umane, in quanto mostra chiaramente quali ruoli richiedono determinate competenze e se i dipendenti attuali possono essere reimpiegati in altri ruoli, qualora necessario.

Altri strumenti utili includono i dati raccolti dalle valutazioni delle performance e le indagini sul clima aziendale, che forniscono informazioni sulla soddisfazione e sulle richieste dei lavoratori.

Esecuzione del piano di gestione delle risorse umane

Una volta definiti gli obiettivi, si passa all’implementazione del piano. Questa fase prevede:

• L’assegnazione di responsabilità e risorse.
• La definizione di un calendario per le attività.
• Il monitoraggio costante tramite KPI per valutare l’efficacia del piano e apportare eventuali miglioramenti.

Creazione degli obiettivi del piano di Risorse Umane

La definizione degli obiettivi del piano di Risorse Umane deve basarsi su dati oggettivi e KPI, con l’obiettivo di migliorare i risultati rispetto all’anno precedente. Gli obiettivi devono essere specifici per ciascuna area:

• Reclutamento e selezione: coprire le esigenze attuali e future di personale e migliorare l’esperienza dei candidati.
• Formazione: aumentare l’efficacia dei programmi formativi, migliorare le performance e ridurre le carenze nelle competenze.
• Clima aziendale: implementare azioni volte a ridurre l’insoddisfazione e a migliorare la percezione dell’azienda come datore di lavoro.

Un piano per la gestione delle risorse umane ben strutturato è essenziale per ottimizzare la gestione del personale, contenere i costi e allineare il capitale umano agli obiettivi strategici dell’azienda.

Integrando le esigenze aziendali, le competenze del personale e gli obiettivi strategici in un approccio dinamico e orientato al miglioramento continuo, l’azienda potrà:

• Ottimizzare l’impiego del personale.
• Garantire una corretta assunzione, fidelizzazione e crescita dei dipendenti.
• Favorire un clima lavorativo positivo e motivante.
• Massimizzare i benefici per l’organizzazione e per i suoi collaboratori.

In sintesi, il successo del piano di Risorse Umane dipende dalla capacità di integrare le esigenze passate, presenti e future, definendo obiettivi chiari e attuabili, e monitorando costantemente i risultati per adattarsi alle nuove sfide.