Come creare un organigramma aziendale

Conoscere come si struttura il personale di un’azienda è fondamentale in ambito Risorse Umane. In questo senso, disporre di un organigramma aziendale adeguato può fare davvero la differenza. Ma a questo punto nasce una domanda: come creare un organigramma aziendale in modo corretto?

Cos’è l’organigramma di un’azienda?

L’organigramma aziendale è una rappresentazione visiva ordinata delle diverse strutture organizzative che compongono l’impresa.

Si tratta di uno strumento che consente di identificare le linee gerarchiche, il modo in cui vengono raggruppati i dipendenti, i reparti di appartenenza e le funzioni aziendali di ciascun ruolo. Tutto ciò riflette i criteri stabiliti dalla direzione e le politiche HR.

In questo modo si definiscono le basi operative dell’organizzazione, fornendo informazioni essenziali per coordinare attività produttive, processi aziendali e relazioni interne.

Con il nostro software per organigramma aziendale, potrai progettare la struttura della tua azienda in pochi clic. E il meglio? Essendo un sistema automatizzato, potrai gestire anche organigrammi complessi, indipendentemente dalla dimensione dell’azienda o dalla rete di relazioni professionali.

Otterrai un organigramma aziendale completo e su misura in pochi clic, con aggiornamenti costanti. Visualizza chiaramente come si organizza ogni reparto, con foto, ruolo e nome di ogni dipendente.

8 tipi di organigrammi aziendali

Gli organigrammi dipendono dall’approccio e dalla visione dell’organizzazione. Per questo motivo, alcuni sono più efficaci di altri a seconda degli obiettivi aziendali.

Organigramma funzionale o strutturale

L’organigramma funzionale può essere considerato un organigramma verticale. Tuttavia, si distingue perché definisce la struttura dell’organizzazione in base alle funzioni aziendali.

Parte da un CEO o responsabile e si dirama nei vari dipartimenti. Ad esempio, il marketing riunisce tutti gli specialisti del settore; la produzione include i responsabili del reparto e le vendite integrano chi si occupa di quell’ambito. Visivamente si sviluppa in verticale.

Questa struttura si caratterizza per l’ordine: organizza il personale in base alle competenze affinché tutti i reparti operino in linea con la strategia aziendale, evitando problematiche che impattino la produttività.

Se si desiderano dinamiche di lavoro integrate, l’organigramma funzionale potrebbe non essere la scelta ideale, in quanto crea barriere tra reparti.

Come può un software aiutare nella creazione di un organigramma funzionale?

Attraverso una piattaforma intuitiva, lo strumento consente di gestire e dimensionare le varie aree aziendali, sia generali che specifiche.

Facilita l’assegnazione delle funzioni ai dipartimenti, il raggiungimento degli obiettivi grazie alla distribuzione delle attività in base alle competenze, e riduce il rischio di sovrapposizioni all’interno dell’organigramma funzionale.

Organizza la divisione delle funzioni del tuo reparto
Organizzazione dei ruoli in pochi passaggi

Organigramma a matrice

Questo organigramma aziendale combina strutture verticali e orizzontali, suddividendo l’azienda in due aree organizzative.

I ruoli e i reparti vengono definiti secondo le funzioni, mentre parallelamente esistono divisioni organizzative. La gerarchia si articola in due linee indipendenti con pari diritti.

Ciò significa che la maggior parte dei collaboratori sarà in contatto con entrambe le linee. Graficamente, si rappresenta con linee verticali e orizzontali che integrano le diverse aree.

Organigramma verticale o lineare

L’organigramma verticale, detto anche lineare, rappresenta la struttura aziendale dall’alto verso il basso, con il CEO al vertice e le diverse aree e dipendenti subordinati in basso.

È uno degli organigrammi aziendali più usati per la sua semplicità: si basa sulla gerarchia per definire la struttura, ed è adatto sia per PMI che per grandi imprese. È considerato un modello classico e tradizionale, seppur più rigido in termini di autorità e responsabilità.

I responsabili devono seguire attentamente i dipendenti per evitare che si sentano limitati o bloccati. I sondaggi sono un ottimo strumento per valutare il clima aziendale all’interno della struttura organizzativa.

Organigramma orizzontale

L’organigramma orizzontale si sviluppa da sinistra a destra, con le figure con maggiore responsabilità posizionate all’estrema sinistra. Le altre si estendono progressivamente a destra.

Questa struttura aggiunge formalità, ma favorisce anche relazioni più orizzontali. Se gestita correttamente, consente di aprire il dialogo tra ruoli differenti, favorendo la collaborazione e lo scambio di idee.

In che modo le tecnologie aiutano in questo schema?

Tramite un software per sondaggi, che consente di raccogliere feedback personalizzati, sicuri e anonimi, si stimola un ambiente partecipativo. Far sentire i dipendenti valorizzati è fondamentale.

Questa tecnologia aiuta a conoscere le opinioni e i bisogni del team in modo efficace e continuo.

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Organigramma gerarchico

L’organigramma gerarchico rientra nei modelli verticali. Si riconosce perché descrive le relazioni tra aree e ruoli in modo scalare, partendo da chi detiene maggiore autorità e collegandosi agli altri livelli.

Da questo punto si diramano i vari dipartimenti e le divisioni interne, sempre sotto la guida della direzione aziendale.

Se ci sono difficoltà nel definirlo, un software per organigramma aziendale semplifica il processo, chiarendo ruoli e linee di comando. Questo accelera anche il processo di onboarding per i nuovi collaboratori.

Organigramma misto

L’organigramma misto unisce le caratteristiche dell’organigramma orizzontale e di quello verticale. Parte da un’area principale o direzione e si ramifica verticalmente nelle diverse aree e orizzontalmente nei reparti che le compongono.

Questa struttura è molto utilizzata in aziende con numerosi dipendenti e divisioni.

Organigramma circolare

A differenza degli organigrammi orizzontali, verticali e funzionali, l’organigramma circolare pone al centro della struttura la figura o il reparto con maggiore autorità. Intorno ad esso si dispongono i vari componenti dell’azienda, formando un cerchio dall’interno verso l’esterno.

Questa struttura attenua le gerarchie e favorisce l’integrazione tra i reparti. Un modo per valutare l’efficacia di questa disposizione è utilizzare un software per la valutazione del personale e confrontare le prestazioni con quelle registrate prima dell’implementazione di questo tipo di struttura o con altri reparti.

Organigramma per microimpresa

Le microimprese, date le loro dimensioni ridotte, adottano solitamente organigrammi microamministrativi, con strutture poco complesse. Tuttavia, tutto dipende dal numero di persone coinvolte e dalle responsabilità assegnate a ciascuna all’interno dell’azienda.

L’uso di organigrammi microamministrativi non è però esclusivo della trasformazione digitale delle PMI. Anche aziende di dimensioni maggiori possono adottare questo tipo di organigramma per rappresentare aree specifiche della propria struttura.

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Perché è importante sapere come creare un organigramma aziendale

Ma perché è così importante sapere come farlo? Perché consente di conoscere informazioni chiave per coordinare le diverse aree di business. In altre parole, offre loro un quadro di riferimento. Inoltre, è un modo per strutturare meglio l’organizzazione e garantire una crescita naturale e allineata alla strategia generale dell’azienda.

Purtroppo è comune associare l’organigramma aziendale alle imprese più tradizionali. Tuttavia, niente di più sbagliato: esistono diversi tipi di organigramma a seconda del settore e delle esigenze. Sta a noi scegliere il modello più adatto e adattarlo ai tempi moderni. Una decisione per cui è essenziale sapere come creare un organigramma aziendale.

Non dimentichiamo che la struttura organizzativa influisce direttamente sulla produttività dell’azienda (Impact of Organizational Structure on Organizational Performance). Un motivo in più per conoscerla nel dettaglio e definirla nel modo più chiaro possibile.

Come creare un organigramma: 8 passaggi essenziali

La prima cosa da sapere per creare un buon organigramma aziendale sono gli elementi fondamentali che deve includere. Tra questi troviamo: la catena di comando, l’ambito di controllo e i reparti dell’azienda.

1. Definisci la catena di comando

Conoscere la catena di comando è essenziale. Si tratta di stabilire la gerarchia operativa: quali compiti e responsabilità ha ogni dipendente, quanti livelli di comando esistono, e chi prende le decisioni e guida chi.

Anche se è un aspetto fondamentale nelle aziende molto gerarchiche, tutte le organizzazioni dovrebbero avere un organigramma per facilitare la gestione delle Risorse Umane, anche se adottano una struttura più orizzontale.

Ad esempio, se un dipendente ha due superiori da cui dipende, la situazione può risultare confusa. Se non si chiarisce chi è responsabile di cosa, il dipendente potrebbe ricevere istruzioni contrastanti. Questo problema si risolve definendo correttamente la catena di comando.

Con un software per organigramma aziendale potrai dimenticarti della gestione manuale delle gerarchie e dei permessi. Il sistema definirà automaticamente a quali informazioni può accedere ciascun dipendente, permettendo di assegnare eccezioni e autorizzazioni specifiche per la gestione dei documenti e dei processi aziendali.

2. Come creare un organigramma: segmenta i dipartimenti

La creazione dei dipartimenti è essenziale per una corretta organizzazione aziendale. In questo modo è più semplice sviluppare piani di carriera, programmi formativi per dipartimenti specifici e, in generale, attuare azioni rivolte a interi gruppi di dipendenti.

Si tratta di un compito proprio dell’analisi delle posizioni. Durante questo processo si registra in cosa consiste ogni ruolo e si possono creare famiglie professionali e dipartimenti. Questi possono operare in modo indipendente o integrato. Tutto ciò dovrebbe essere rappresentato nell’organigramma aziendale.

3. Assegna compiti e responsabilità a ogni gruppo

Se ti stai chiedendo come creare un organigramma aziendale, è bene sapere che puoi delegare compiti e responsabilità specifiche a ciascun gruppo di dipendenti. Questo ti aiuterà a individuare duplicazioni di lavoro ed eventuali sovrapposizioni di responsabilità.

4. Definisci l’ambito di controllo

L’ambito di controllo è strettamente legato al concetto precedente. Si riferisce all’estensione dell’autorità di una persona, ovvero se ha molti o pochi dipendenti sotto la propria supervisione.

Questo aiuta a definire l’autonomia – o dipendenza – dei dipendenti. Per logica, chi ha un ampio ambito di controllo dovrà concedere maggiore autonomia ai membri del team. Il detto è sempre valido: chi troppo vuole, nulla stringe…

5. Come creare un organigramma: procedi dall’alto verso il basso

Per creare l’organigramma aziendale, puoi basarti sulle analisi delle posizioni già presenti in azienda. Parti dal CEO e prosegui con le figure che riportano al Direttore Generale, i responsabili di dipartimento, i manager intermedi, ecc. Fino ad arrivare ai livelli operativi. In breve: procedi dall’alto verso il basso.

6. Assicurati che offra una visione d’insieme

Quando si definisce come creare un organigramma aziendale, è fondamentale che esso offra una visione completa dell’azienda, ovvero di tutte le persone che ne fanno parte.

È il modo migliore per permettere ai dipendenti di conoscere l’intera struttura organizzativa e capire le loro reali opportunità di mobilità interna. Un processo che implica una trasparenza essenziale sulle responsabilità di ogni professionista.

7. Verifica che l’organigramma migliori il processo decisionale

Se ancora non sai come fare un organigramma aziendale o hai dubbi sull’efficacia di quello attuale, valuta un altro aspetto chiave: ti aiuta a prendere decisioni migliori? Lo utilizzi nei momenti strategici della tua attività? Se la risposta è no, qualcosa non va.

Un buon organigramma aziendale permette ai dirigenti di identificare attività in corso e di pianificare nuove strategie o progetti. È praticamente una garanzia di equilibrio complessivo.

8. Come creare un organigramma aziendale: un design intuitivo

Poiché l’obiettivo finale di un organigramma è illustrare le relazioni aziendali, il design è un punto chiave. Deve essere facile da comprendere e usare, soprattutto quando si parla di organigrammi digitali o online.

In definitiva, avere un organigramma aziendale ti aiuterà nella gestione dei processi di Risorse Umane in modalità automatica.

Il software per organigrammi aziendali assegna automaticamente chi è responsabile dell’approvazione e supervisione delle funzioni aziendali di base (attribuzione dei compiti, creazione di piani formativi, gestione delle ferie, gestione dell’orario di lavoro).

Inoltre, la migrazione sarà semplice. Con il nostro software rendiamo più facile la transizione da un foglio di calcolo a un sistema automatizzato. Importiamo automaticamente tutti i dati e consentiamo la modifica massiva delle informazioni.

Per aziende con meno di 50 dipendenti

Il nostro team di consulenti ha creato un modello di organigramma in Excel che ti aiuterà a creare un organigramma semplice semplicemente inserendo l’elenco dei dipendenti della tua azienda. Questa soluzione permette di ottenere un risultato rapido, visivamente gradevole e facile da condividere.

Quando si utilizza un modello di questo tipo per un’azienda, è necessario chiedersi se rappresenta correttamente la struttura dell’organizzazione. Molto probabilmente la risposta sarà no.

Questi modelli non offrono scalabilità, il che rende difficile rappresentare l’azienda quando cresce, aggiunge più dipendenti, reparti e aree. Pertanto, sarà necessario ricominciare tutto da capo.

Inoltre, non includono regole di privacy per proteggere i dati né strumenti di aggiornamento e accessibilità per consentire la consultazione e l’aggiornamento del diagramma in modo semplice.

Per aziende con più di 50 dipendenti

A questo punto non possiamo non menzionare lo strumento per generare organigrammi per PMI e grandi aziende di Bizneo HR. Uno strumento che permette di creare organigrammi accessibili da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a Internet, mantenendo un design responsive e curato.

Tra i suoi vantaggi: aiuta i manager e i responsabili a gestire il carico di lavoro e le unità sotto la loro supervisione. Senza dimenticare che è interattivo e la sua manutenzione è automatizzata.

Include, tra l’altro, uno strumento di design drag and drop, un sistema di modifiche massive in pochi clic, ricerche con menu a discesa, ecc. È anche scalabile per organigrammi con migliaia di dipendenti.

Esempio di organigramma aziendale: caso pratico

Per comprendere meglio i concetti trattati e come creare un organigramma aziendale adatto alle esigenze della nostra organizzazione, vediamo un caso pratico piuttosto particolare: quello di Starbucks. Si tratta di un modello che segmenta le funzioni come pochi altri. In concreto, Starbucks adotta un organigramma matriciale, cioè ibrido. Si basa su diverse divisioni.

In primo luogo stabilisce l’organizzazione funzionale. Segmenta, ad esempio, in Risorse Umane, Marketing, Vendite… È il modo più tradizionale per creare un organigramma. In questo primo livello troviamo il CEO, e sotto di lui ogni reparto funzionale.

Ma aggiunge anche altre divisioni, come quella geografica. Da ogni dipartimento si diramano tre ulteriori divisioni: America, Cina e Asia-Pacifico, ed Europa, Medio Oriente e Africa. Queste si suddividono ulteriormente in Ovest, Nord-Ovest, Sud-Est e Nord-Est.

Ad esempio, c’è un responsabile marketing. Sotto di lui, ci sono tre responsabili delle rispettive aree geografiche, ognuno dei quali supervisiona altri quattro responsabili. Il livello successivo è rappresentato dalla divisione per prodotto: caffè, prodotti da forno, tazze, ecc. Infine, l’ultima divisione è quella del team di lavoro. Questa si applica nei punti vendita e prevede un team per ciascuna sede.

Organigramma di Coca Cola

Tra gli esempi di organigramma aziendale spicca quello di Coca Cola. Il colosso americano utilizza un organigramma microamministrativo.

Lo scopo di questo organigramma è informativo e pubblico. Per questo motivo condivide solo alcune parti della struttura organizzativa e non mostra le relazioni esistenti tra i vari elementi.

Il suo organigramma parte da un livello generale, in cui si suggerisce una struttura gerarchica, e illustra le aree amministrative e le loro interconnessioni. È rappresentato come un organigramma verticale, una ramificazione delle relazioni dall’alto verso il basso. In questo esempio sono rappresentate le figure del presidente, vicepresidente, vicepresidente marketing, produzione e finanza.

Organigramma di Starbucks

Tra i vari esempi di organigramma, Starbucks rappresenta un caso interessante. È uno dei marchi più riconosciuti a livello globale, con oltre ventimila sedi nel mondo.

Starbucks adotta un organigramma verticale ancorato alla figura del Direttore Generale. Da lui si diramano diverse aree funzionali: Finanza, Vendite, Produzione e Risorse Umane. A loro volta, queste aree sono completate da altre come Contabilità, Responsabile Camerieri, Cassa, Responsabile Produzione, Magazzino, Sviluppatore Database, Web Designer e Formazione.

Questa struttura consente di ricreare i diversi componenti dell’organizzazione e di definire il sistema di gerarchie e relazioni.

Organigramma di Apple

Una delle aziende più iconiche nel settore tecnologico rappresenta un altro valido esempio di organigramma aziendale. Apple adotta una struttura verticale, con il CEO in cima. Da lui si diramano le figure di CFO, CDO e COO come base della struttura.

Da questa struttura centrale si sviluppano poi i ruoli legati alle diverse aree aziendali. Così si chiariscono concretamente le relazioni tra reparti e il sistema gerarchico interno.

L’importanza di una struttura ben definita è evidente: si evitano sovrapposizioni e conflitti sia nelle attività produttive che nei ruoli gerarchici. In questo modo ogni funzione contribuisce al raggiungimento degli obiettivi di breve, medio e lungo termine dell’organizzazione.