OCR note spese: come estrarre i dati da scontrini e fatture in pochi secondi

La tecnologia OCR nella gestione delle note spese ha cambiato il modo in cui dipendenti e aziende gestiscono le proprie ricevute e scontrini. Quello che prima era un susseguirsi infinito di foto mal fatte, scontrini di carta e spese che non coincidevano, oggi si è trasformato in un flusso di lavoro automatizzato grazie alla tecnologia avanzata di riconoscimento dei caratteri.

Con una semplice fotografia di una ricevuta o di uno scontrino, il sistema OCR è in grado di estrarre tutte le informazioni in pochi secondi, eliminando gli errori umani e accelerando il processo di registrazione. Questa automazione fa risparmiare molte ore di lavoro ai team amministrativi.

Che cos’è l’OCR e come si applica alla gestione delle note spese?

L’OCR (Optical Character Recognition) nella gestione delle note spese è una tecnologia che permette alle aziende di digitalizzare ed estrarre automaticamente i dati da ricevute, scontrini e fatture. Questa tecnologia rileva e converte i caratteri stampati in testo modificabile, facilitandone l’archiviazione e l’analisi.

Gradualmente, e soprattutto con l’arrivo dell’AI, la tecnologia OCR si è perfezionata, aumentando la propria precisione e permettendo alle aziende di gestire grandi volumi di dati in modo più efficiente. Oggi anche i documenti con una grafia poco leggibile vengono elaborati con un’alta precisione.

Grazie a software con OCR per la gestione delle note spese come quello di Bizneo HR, le aziende possono gestire gli scontrini in modo automatizzato, rapido ed efficiente. Né i dipendenti né l’amministrazione devono compilare moduli manualmente, riducendo i tempi ed evitando gli errori più comuni nella registrazione dei dati.

Vantaggi dell’OCR nella gestione delle note spese

Implementare la tecnologia OCR per la gestione delle note spese si è dimostrato un ottimo modo per ridurre gli attriti, evitare conflitti, risolvere problemi e diminuire il tempo dedicato a questo compito ripetitivo.

Riduzione degli errori umani

La tecnologia OCR ha contribuito a ridurre gli errori umani legati all’inserimento manuale dei dati. Si sta lasciando alle spalle l’epoca in cui i dipendenti dovevano dedicare ore a inserire manualmente i dati di scontrini e fatture, un compito che non solo richiedeva molto tempo, ma era anche soggetto a errori di trascrizione.

Con l’OCR, la precisione nella registrazione dei dati è altissima, in alcuni casi vicina al 99%. Questo evita problemi sia nella contabilità interna che nelle verifiche esterne. I team finanziari possono fare affidamento sul fatto che i dati registrati siano fedeli ai documenti originali, il che facilita i processi di riconciliazione e reporting.

Automazione del processo

Il processo di gestione delle note spese di un’azienda si è semplificato enormemente. I dipendenti, tramite un’app o una piattaforma come quella di Bizneo HR, possono scansionare le proprie ricevute direttamente dal dispositivo mobile. Tutto questo in modo rapido e da qualsiasi luogo (personale in trasferta, viaggi di lavoro, ecc.).

Il sistema OCR elabora questi documenti in modo istantaneo, estraendo automaticamente dati come la data, l’importo, il fornitore e la categoria della spesa. Questi vengono inviati automaticamente, e i responsabili possono rivedere e approvare o rifiutare le spese a colpo d’occhio.

Maggiore controllo finanziario

L’implementazione della tecnologia OCR consente un maggiore controllo finanziario, offrendo una visione dettagliata e in tempo reale di tutte le spese aziendali. Grazie alla digitalizzazione e all’elaborazione automatica dei documenti, si riduce il rischio di frode e si facilita l’individuazione di irregolarità.

Avendo tutti i dati digitalizzati e strutturati, è possibile monitorare in modo più preciso i pattern di spesa, individuare aree di risparmio potenziale e garantire il rispetto delle politiche di spesa aziendali. Inoltre, la disponibilità immediata di queste informazioni permette di prendere decisioni basate sui dati.

Miglioramento dell’esperienza utente

La tecnologia OCR ha trasformato l’esperienza utente nella gestione delle note spese. I dipendenti non devono più occuparsi di processi macchinosi di registrazione manuale delle note spese né preoccuparsi di conservare scontrini fisici per settimane.

Questa semplificazione del processo non solo aumenta la soddisfazione del personale, ma permette anche di dedicare più tempo a compiti di maggior valore per l’azienda.

Lo stesso vale per l’amministrazione. I processi sono molto più semplici, sia nella ricezione delle spese dei dipendenti che nella loro verifica, comunicazione o approvazione. Il software con OCR trasforma tutto in un processo fluido, semplice e trasparente per tutte le parti coinvolte.

Validità legale

Sul piano legale, molti software OCR per la gestione delle note spese supportano la conservazione sostitutiva (o conservazione a norma) dei documenti digitalizzati, secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005), dal D.M. 17 giugno 2014, dalle specifiche tecniche AgID e dal regolamento eIDAS.

Questo significa che scontrini e ricevute digitalizzati, una volta portati in conservazione con firma digitale e marca temporale, hanno lo stesso valore legale del documento cartaceo originale, permettendo in molti casi di distruggere quest’ultimo.

Questo permette alle aziende di mantenere un registro digitale completo e legalmente valido di tutte le proprie spese, facilitando future verifiche e i processi di controllo interno.

Passo dopo passo: come funziona un software OCR per la gestione delle note spese

Anche se a livello interno la tecnologia OCR per la gestione delle note spese si basa su algoritmi avanzati che combinano tecniche tradizionali con l’AI per migliorare la precisione e la velocità del riconoscimento, dal punto di vista dell’utente il processo è piuttosto semplice.

1. Acquisizione dell’immagine del documento (scontrino, fattura, ricevuta) tramite la fotocamera del cellulare o uno scanner. In realtà funziona con qualsiasi tipo di documento, anche se scritto a mano.
2. Estrazione dei dati con tecnologia OCR: il software identifica i campi chiave e il relativo valore, come ad esempio la data, l’importo, i dati del fornitore, ecc.
3. Compilazione automatica dei campi nel modulo di spesa: piattaforme come quella di Bizneo HR sono in grado di utilizzare tutti questi dati per completare i moduli di spesa. Basta toccare il pulsante “Compila con AI” per far compilare automaticamente i campi.
4. Convalida: il dipendente può verificare i dati estratti e apportare modifiche se necessario prima di inviare la spesa per l’approvazione. Il sistema permette anche di aggiungere commenti o firmarli per maggiore sicurezza.
5. Approvazione ed elaborazione: una volta convalidata, la spesa passa al processo di approvazione, dove i responsabili possono revisionarla e dare il via libera in modo rapido ed efficiente.
6. Archiviazione e reporting: tutte le spese vengono archiviate digitalmente, il che facilita la generazione di report, l’analisi delle tendenze e l’esportazione dei dati per la contabilità e le verifiche.

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Come ottimizzare l’uso dell’OCR per la gestione delle note spese

Sebbene oggi implementare la tecnologia OCR per la gestione delle note spese di un’azienda sia relativamente semplice, è necessario farlo in modo strategico. Solo così è possibile ottenere il massimo vantaggio e aumentare l’efficienza dei processi appena descritti. Alcuni punti da tenere in considerazione sono:

• Scegli un software che si adatti alle esigenze della tua azienda, e non il contrario. Inoltre, deve essere inserito in una suite software più ampia che permetta una gestione integrata delle risorse umane, includendo buste paga, rilevazione presenze e altri processi amministrativi.
• La qualità dell’immagine degli scontrini o delle ricevute elaborati influisce direttamente sulla precisione dei risultati. La soluzione migliore è utilizzare una piattaforma come quella di Bizneo HR, che collega l’app alla fotocamera del cellulare per fotografare gli scontrini in alta qualità.
• Anche se la precisione è molto alta, non bisogna mai dimenticare il processo di verifica manuale. È importante che i dipendenti controllino i dati estratti prima di inviarli, poiché possono esserci casi particolari o informazioni che richiedono un contesto aggiuntivo. Questa doppia verifica garantisce la massima precisione nella gestione delle note spese.
• La possibilità di caricare più foto di spesa in blocco è un’altra caratteristica che aumenta l’efficienza del processo. I dipendenti possono caricare più scontrini contemporaneamente, e il sistema OCR li elaborerà in modo sequenziale.
• Il rilevamento dei duplicati può essere anch’esso uno strumento molto utile per evitare la registrazione accidentale della stessa spesa più volte. Un buon software OCR deve essere in grado di identificare scontrini duplicati e avvisare l’utente.
• La formazione del personale è essenziale per garantire un utilizzo ottimale del sistema OCR. I dipendenti devono conoscere le best practice per l’acquisizione delle immagini e il processo di verifica, il che garantirà un’implementazione efficace della tecnologia.

Software OCR per la gestione delle note spese: quale scegliere?

Oggi la disponibilità di software con tecnologia OCR per la gestione delle note spese è molto ampia. Questo fa sì che, al momento di scegliere uno strumento di questo tipo, le aziende abbiano dubbi su quale sia il programma più adatto a loro. Allora, quali punti bisogna considerare?

Tecnologia tradizionale vs. AI

Anche se la tecnologia OCR ha raggiunto livelli di efficienza piuttosto alti, l’arrivo dell’intelligenza artificiale ha rappresentato un salto qualitativo nella sua precisione e nelle possibilità di automazione.

Software come quello di Bizneo HR, che combinano OCR tradizionale con AI, sono capaci di apprendere e migliorare nel tempo, adattandosi a diversi tipi di documenti per compilare i dati con la massima precisione. Conviene puntare su una soluzione che offra questa evoluzione tecnologica, poiché riduce notevolmente le possibilità di errore e amplifica l’effetto dell’automazione.

La gestione delle note spese come parte di un ecosistema di strumenti

La cosa interessante è implementare un software OCR per la gestione delle note spese che faccia parte di qualcosa più ampio, come ad esempio una suite HR come quella di Bizneo HR.

Questo permette di avere tutte le funzioni delle risorse umane integrate in un’unica piattaforma, facilitando la gestione integrata dell’azienda. I dipendenti possono gestire le proprie spese mentre consultano le buste paga o richiedono le ferie, tutto dalla stessa interfaccia del portale del dipendente.

Dal suo lato, il team delle risorse umane può utilizzare la stessa piattaforma per gestire tutti gli aspetti legati al personale, dalla approvazione delle spese alla gestione delle buste paga, delle assunzioni, della formazione o delle ferie. Questa integrazione semplifica i processi e offre una visione più completa e unificata.

Policy di spesa personalizzata

Il software OCR deve offrire la flessibilità di configurare politiche di spesa personalizzate in base alle esigenze specifiche di ogni azienda.

Questo include la possibilità di stabilire limiti per categoria, definire flussi di approvazione diversi in base ai dipartimenti o ai livelli gerarchici, e creare regole automatiche per la classificazione delle spese. La personalizzazione di queste politiche aiuta a mantenere un controllo più efficace sulle spese aziendali, adattandosi alla cultura e alla struttura di ogni organizzazione.

App mobile

Come già accennato, oggi il modo più rapido, semplice e utile per acquisire scontrini e ricevute è tramite un’app mobile.

L’app, come quella di Bizneo HR, deve essere intuitiva, veloce e permettere l’acquisizione di immagini in alta qualità, per garantire il miglior riconoscimento OCR possibile. Inoltre, deve offrire funzionalità aggiuntive come la visualizzazione dello storico delle spese o lo stato delle approvazioni.

Validità legale

Con l’evoluzione della fatturazione elettronica e i cambiamenti nella normativa fiscale, è fondamentale assicurarsi che il software OCR scelto supporti la conservazione sostitutiva secondo i requisiti del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), del D.M. 17 giugno 2014, delle specifiche tecniche AgID e del regolamento eIDAS. Il software deve archiviare i dati di spesa in modo sicuro e conforme, per poter affrontare senza problemi eventuali verifiche o richieste da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Report automatici e personalizzati

Per facilitare il processo decisionale, l’individuazione delle tendenze di spesa o la corretta pianificazione dei budget, un software OCR per la gestione delle note spese deve offrire la generazione di report dettagliati e personalizzabili.

Deve permettere di creare report automatici su diversi aspetti, come le spese per dipartimento, categoria o dipendente. Questi report devono essere facilmente esportabili in diversi formati e consentire la visualizzazione dei dati tramite grafici facili da interpretare. In questo modo, i responsabili possono analizzare e migliorare costantemente la strategia di spesa dell’azienda.