Foglio presenze Excel: come funziona (modello gratis)

La rilevazione presenze Excel è uno strumento molto utilizzato da molte piccole e medie imprese per tenere traccia delle ore lavorate dai dipendenti. Sebbene esistano software di gestione del personale più avanzati, il foglio rilevazione presenze Excel rimane un’alternativa semplice, economica e facilmente personalizzabile.

Dopo aver preso dimestichezza con Excel, il passo successivo sarà sicuramente quello di affidarsi ad un software per la rilevazione delle presenze ma, nel frattempo, questo tipo di soluzione permette di registrare l’orario di ingresso, uscita, le ore straordinarie e i giorni di assenza in modo pratico e veloce.

In questo articolo ti mostreremo come funziona il foglio presenze mensili in Excel, quali sono i vantaggi e ti forniremo un modello gratuito in Excel per iniziare.

A cosa serve un foglio di rivelazione delle presenze?

Il foglio di rilevazione delle presenze ha l’obiettivo di registrare le presenze e l’orario di timbratura dei dipendenti. Ogni lavoratore segna l’ora di ingresso e di uscita, facilitando il calcolo delle ore lavorate alla fine della giornata.

Inoltre, rappresenta un miglioramento sostanziale rispetto a metodi obsoleti come i classici moduli cartacei da firmare. Sebbene il modello Excel non arrivi ancora a livello dei sistemi tecnologici che automatizzano e perfezionano il controllo degli orari, è comunque un’alternativa utile per molte aziende.

La rilevazione presenze con Excel consente di monitorare facilmente le ore lavorate, coinvolgendo anche i dipendenti nel processo, i quali sono tenuti a inserire l’ora di ingresso e di uscita, enfatizzando la loro responsabilità.

Dal lato dell’azienda, il responsabile o il dipartimento delle Risorse Umane può controllare la presenza dei dipendenti semplicemente consultando il foglio di rilevazione presenze Excel. Oltre ad avere accesso agli orari di entrata e uscita, la piattaforma riduce gli errori, poiché ogni membro avrà una casella dedicata.

Tuttavia, è importante sottolineare che, sebbene l’uso di Excel semplifichi alcune operazioni, diventa più complicato fare un monitoraggio accurato e trarre conclusioni dettagliate rispetto a sistemi più avanzati.

I campi che deve avere un foglio per la rilevazione delle presenze

I modelli con foglio di rilevazione delle presenze devono includere una serie di dati essenziali. Senza questi dati non sarebbe possibile tenere un registro adeguato, che deve rispettare la legge sul controllo delle presenze. Questa legge obbliga le aziende a registrare le ore ordinarie e straordinarie dei propri dipendenti. Inoltre, i registri devono essere conservati per un periodo di quattro anni.

Disporre di un modello di rilevazione delle presenze in Excel consente di adempiere facilmente agli obblighi legali. Ciò include la conservazione dei registri per il periodo richiesto, facilitando il mantenimento degli archivi generati tramite Excel.

Per garantire il rispetto delle normative, i modelli contengono i seguenti dati:

• Nome del dipendente: è fondamentale che appaiano tutti i lavoratori dell’azienda. Altrimenti, non potrebbero timbrare o sarebbero costretti a modificare il modello, portando a errori. Ogni dipendente avrà la sua casella.
• Periodo di riferimento: può essere utilizzato per registrare diversi periodi di tempo. Il più comune è la settimana, ma può essere esteso a un intero mese per un miglior monitoraggio delle ore lavorative.
• Calcolo delle ore: questo è il cuore di ogni foglio di rilevazione delle presenze. Ci sono campi per registrare l’ora di ingresso e di uscita, il totale delle ore settimanali, le ore straordinarie e altri dati utili.
• Responsabile: questo campo è opzionale, ma utile. Serve per indicare la persona responsabile del controllo orario. In caso di problemi, sarà possibile chiedere spiegazioni alla persona incaricata.

REPORT DI RILEVAZIONE DELLE PRESENZEScopri cosa sono e come possono aiutarti a monitorare orari e assenze.

Modello di foglio per la rilevazione presenze in Excel gratis

Per semplificarti il lavoro, ti offriamo un modello gratuito di foglio per la rilevazione delle presenze in Excel, che potrai sfruttare per monitorare gli orari di ingresso e uscita in modo semplice. In questo modo, avrai uno strumento di base che ti consentirà di controllare l’assenteismo e altri problemi legati alla gestione delle presenze.

Il nostro modello Excel di rilevazione delle presenze gratuito è un metodo semplice ma utile che puoi anche essere utilizzare per controllare le ore straordinarie e includere i riposi. Tuttavia, se il numero di dipendenti aumenta (fino a 10), le attività di registrazione potrebbero diventare più complesse. In questi casi, è consigliabile adottare una soluzione di controllo orario più completa.

Hai bisogno di qualcosa in più di un semplice foglio di rilevazione delle presenze?

Quando un foglio Excel non basta più, è il momento di passare a una soluzione più completa. Il software di rilevazione delle presenze di Bizneo HR ti offre tutta la potenza dell’automazione e una vasta gamma di funzionalità. Risparmierai tempo nelle attività di supervisione senza perdere informazioni rilevanti.

Il sistema include cinque strumenti in uno. Puoi gestire le ferie, le assenze, i turni di lavoro, la gestione delle ore straordinarie e controllare gli accessi. Non dovrai più confrontare fogli Excel differenti, in quanto tutte le informazioni verranno registrate in un’unico database accessibile da più dispositivi.

Ti permette di registrare le presenze in modo semplice e completo, fornendoti informazioni sulle ore lavorate in diversi periodi, nonché sugli eventuali problemi riscontrati.

Quando ti accorgerai che il tuo foglio di rilevazione delle presenze non sarà più sufficiente, saremo pronti a offrirti una soluzione completa, sempre aggiornata, per gestire le attività delle risorse umane in modo intelligente.