Muchas empresas se han encontrado con problemas inesperados a la hora de cumplir con la ley de control horario. Uno de los más habituales, sobre todo cuando hablamos de trabajos con una alta movilidad, es cómo sus empleados pueden seguir fichando incluso cuando no tienen conexión a internet.
Según el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a garantizar el registro diario de la jornada con las horas concretas de inicio y fin de cada trabajador. El incumplimiento puede suponer sanciones de hasta 225.018 € en los casos más graves. La solución a este problema la encontramos en soluciones tecnológicas que permiten, sin importar el dónde o el cuándo, realizar el fichaje offline.
Index
- 1 ¿Qué es el fichaje offline y para qué sirve?
- 2 Ventajas y desventajas del fichaje offline
- 3 ¿En qué situaciones es útil el fichaje offline?
- 4 ¿Cómo funciona el fichaje sin conexión en Bizneo HR?
- 5 Preguntas frecuentes sobre el fichaje offline
- 5.1 ¿El fichaje offline registra la hora real o la hora de sincronización?
- 5.2 ¿Qué pasa si no he iniciado sesión antes de perder la conexión?
- 5.3 ¿Cómo sé que mi fichaje se ha guardado correctamente?
- 5.4 ¿Mi empresa necesita hacer algo para activar el fichaje offline?
- 5.5 ¿Es legal fichar sin conexión a internet?
¿Qué es el fichaje offline y para qué sirve?
El fichaje offline hace referencia al proceso de registrar la jornada laboral sin necesidad de disponer de una conexión a internet.
La mayoría de empresas está obligada a conservar un registro horario de sus trabajadores, y el fichaje offline permite cumplir con esta obligación legal incluso en lugares donde la conectividad es limitada o inexistente.
Incluso, cuando esto ocurre, el empleado debería cumplir con la obligación de fichar. Sin embargo, es probable que la app que permita realizar el fichaje no funcione cuando se queda sin conexión debido a su dependencia del servidor central.
Con la función de fichaje offline, los datos se almacenan temporalmente en el dispositivo y se sincronizan automáticamente cuando se restablece la conexión. Es importante destacar que un buen sistema de fichaje offline debe registrar la hora real en la que se produjo el fichaje, no la hora en la que se sincronizaron los datos con el servidor. Esta distinción es clave para que el registro sea legalmente válido.
Ventajas y desventajas del fichaje offline
La función de fichaje sin internet resulta muy útil tanto para empleados como empresas, aunque conviene conocer también sus limitaciones para gestionarlas correctamente:
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Sin interrupciones en el registro: el fichaje se puede seguir realizando en cualquier circunstancia, por lo que no se perderá ningún registro. | Menor visibilidad en tiempo real: los responsables no verán los fichajes hasta que el dispositivo recupere la conexión y se sincronicen los datos. |
| Seguridad de los datos: los fichajes quedan registrados de manera segura en el dispositivo local y se sincronizan automáticamente con el servidor una vez que se recupera la conexión, evitando pérdidas de información. | Requiere sesión iniciada previamente: el empleado debe haberse logueado con conexión a internet antes de poder usar el modo offline. |
| Cumplimiento legal: asegura que la empresa cumpla con la normativa de registro horario (RDL 8/2019) en todo momento, independientemente de las condiciones técnicas del entorno de trabajo. | Requiere sincronización posterior: los datos quedan almacenados localmente hasta que se restablece la conexión, lo que puede generar cierto retraso en la consolidación de los informes. |
| Flexibilidad para trabajos de movilidad: ideal para sectores como construcción, logística, mantenimiento o trabajos de campo, donde los empleados se desplazan a ubicaciones sin cobertura. | App actualizada: es necesario que la aplicación esté en su última versión para garantizar el correcto funcionamiento del modo offline. |
| Menos errores y manipulación: al registrarse los fichajes directamente desde el dispositivo del empleado, se reduce el riesgo de errores manuales y se previene cualquier intento de manipulación de los datos. |
¿En qué situaciones es útil el fichaje offline?
El fichaje offline es especialmente útil en entornos de trabajo donde la conectividad a internet suele ser limitada o inexistente.
Control horario en empresas con movilidad
En sectores como el transporte, comercial, la logística o los servicios a domicilio, los empleados se encuentran constantemente en movimiento.
El fichaje offline permite que los trabajadores registren sus entradas y salidas desde cualquier ubicación, incluso cuando se encuentran en zonas sin cobertura móvil o durante trayectos donde la conexión es inestable.
Por ejemplo, un repartidor que realiza entregas en zonas rurales puede fichar al inicio y fin de su ruta sin preocuparse por la disponibilidad de red, ya que los datos se sincronizan automáticamente cuando regresa a una zona con cobertura.
Control horario en obras o zonas de mantenimiento
En obras, instalaciones industriales o sótanos de edificios, la señal de internet suele ser débil o nula.
Los trabajadores de estos sectores necesitan fichar igualmente para cumplir con el registro horario obligatorio. El fichaje offline garantiza que puedan registrar sus jornadas sin interrupciones, almacenando los datos localmente hasta que dispongan de conexión.
Por ejemplo, un técnico de mantenimiento que trabaja en el sótano de un hospital o en túneles, puede fichar sin problemas aunque no haya señal, asegurando que su tiempo de trabajo quede debidamente registrado.
Control horario en situaciones donde la red es inestable o inexistente
Existen muchos entornos laborales donde la conexión a internet no es fiable o simplemente no está disponible.
Esto puede ocurrir en zonas remotas, durante viajes, en áreas con poca cobertura móvil o en instalaciones donde la infraestructura de red es deficiente. El fichaje offline permite a los empleados cumplir con sus obligaciones de registro horario.
Un gran ejemplo de esto son los trabajadores de campo en el sector agrícola o forestal, quienes operan en áreas rurales donde la conectividad es prácticamente inexistente.
Ante fallos de la red o servidor
Si la conexión falla temporalmente o se sufre una caída temporal de los servidores, los trabajadores pueden seguir fichando sin retrasos y los datos se sincronizan automáticamente cuando todo vuelva a la normalidad.
¿Cómo funciona el fichaje sin conexión en Bizneo HR?
El software de fichaje y control horario de Bizneo HR incluye la funcionalidad de fichar offline mediante cronómetro, diseñada para garantizar el registro de jornada en cualquier circunstancia de forma sencilla y sin configuraciones complejas.
Esta característica está disponible tanto en la aplicación móvil como en los dispositivos tablet utilizados como terminales de fichaje, permitiendo a los empleados registrar sus entradas, salidas y pausas sin necesidad de conexión a internet.
Requisitos previos
Antes de poder utilizar el fichaje offline, es necesario que se cumplan dos condiciones:
- La empresa debe habilitar la funcionalidad desde Configuración > Fichajes y presencias > Métodos de fichaje > Cronómetro, activando la opción «Habilitar cronómetro offline».
- El empleado debe haber iniciado sesión previamente con conexión a internet. La sesión se mantiene abierta durante un período prolongado, por lo que en la práctica basta con haberse logueado una vez para que la app esté lista cuando haga falta fichar sin conexión.
- La app debe estar actualizada a la última versión disponible.
Paso a paso del fichaje offline
Una vez cumplidos los requisitos, el proceso es muy sencillo:
- Detección automática: en el momento en que el dispositivo pierde la conexión a internet, la aplicación muestra automáticamente un aviso en pantalla con la opción de ir al fichaje offline. El empleado no necesita buscar la opción ni activar ningún modo especial.
- Inicio de jornada: al seleccionar el fichaje offline, se muestra un cronómetro con el que iniciar la jornada pulsando un solo botón.
- Registro de descansos: si el empleado necesita registrar una pausa, puede finalizar el cronómetro al salir al descanso y volver a iniciarlo cuando retome la actividad. De esta forma quedan registrados tanto los tramos de trabajo como las pausas.
- Fin de jornada: una vez terminada la jornada de trabajo, el empleado simplemente finaliza el cronómetro.
- Sincronización: cuando el dispositivo recupera la conexión, la aplicación muestra un mensaje para volver al modo online. En ese momento los fichajes almacenados en el dispositivo se sincronizan y los registros se incorporan al servidor central de Bizneo HR, quedando reflejados en la sección «Mis fichajes» y en los informes de control horario.
Consejo: aunque se recupere la conexión durante el fichaje, se recomienda finalizar primero en modo offline antes de volver al modo online para asegurar una correcta sincronización de todos los registros.
Con un sistema de fichaje offline, las empresas se aseguran de que el registro de sus empleados se puede realizar siempre y que su sistema de control horario es flexible, válido, legal y conforme al reglamento, incluso en situaciones complejas o inesperadas.
