Software de control horario, de acceso y presencia

Implantar un software de control horario conlleva beneficios tanto para la empresa como para el trabajador. Respecto a esta primera, llevar a cabo un registro de la jornada de los trabajadores le permite analizar sus puntos débiles y fuertes en la administración del tiempo. Esto, a su vez, le brinda la posibilidad de medir los datos fácilmente, reducir el tiempo dedicado al control de empleados y disminuir el absentismo laboral y los fraudes relacionados con el registro de la jornada de los trabajadores.

Además de:

• Aumentar la productividad: visualizar el tiempo de dedicación de cada trabajador y su correspondiente departamento permite detectar problemas de eficiencia con rapidez. Un punto clave para adoptar soluciones.
• Agilizar el proceso de toma de decisiones: la implantación de un software de control horario genera informes actualizados de gran utilidad para los responsables a la hora de tomar decisiones. Constituye un sistema de supervisión del personal ágil y cómodo, en especial para aquellas compañías de mediano y gran tamaño.
• Facilitar el conteo de horas trabajadas: hacerlo constituye una ventaja en sí misma para, por ejemplo y para empezar, saber el coste de las horas extra.
• Reaccionar ágilmente ante una inspección de trabajo: en Francia el tiempo de trabajo reconocido por la ley es de 35 horas semanales. Y aunque el empleador tiene la libertad de organizar el trabajo de sus subordinados, existen ciertos límites.

Fichar en el trabajo ofrece beneficios para los trabajadores. El control horario, aunque a priori puede interpretarse como algo negativo y como una fiscalización del trabajador, tiene ventajas. La más significativa es que en este cómputo entran las horas extras, los permisos y demás. Asimismo, las horas de más plasmadas llevan aparejada su correspondiente remuneración; y se permite que los procesos se ajusten a la legislación vigente, con la consiguiente protección del trabajador y garantía de sus derechos respecto de cuestiones como los descansos, permisos, etcétera.

Otros puntos interesantes son que el registro de jornada aumenta la transparencia de la compañía con sus empleados, que mejora su autoestima, y que les ayuda a ser más productivos -a tomar conciencia del tiempo trabajado en todo momento-. También es útil para negociar horarios y mejorar la conciliación, pues la empresa conoce mejor la gestión de tiempo que hace cada empleado.

Si bien la legislación varía en función del país en el que se implante la plataforma de control horario (en algunos es obligatorio y en otros no), es imprescindible que la herramienta de control de horarios en una empresa garantice la privacidad de los empleados como requisito básico, pues se trata de un derecho fundamental. Esto pasa por establecer parámetros de seguridad de acceso y protocolos, inclusive de la conservación de los datos que el sistema de control horario digital permite obtener.

Para facilitar la elección del mejor software de control horario de trabajadores, hemos confeccionado una lista con las opciones más destacadas. Cada una de ellas cuenta con unos features y módulos interesantes. Gracias a ellas, el manejo del tiempo, los turnos, el fichaje o el control de vacaciones dejarán de aparecer en el listado de complicaciones de los responsables de RR. HH.

Bizneo HR

El software de Control Horario de trabajadores de Bizneo HR es una de las soluciones más completas del mercado. Su herramienta 5 en 1 incluye: vacaciones, ausencias, turnos de trabajo, control de acceso y gestión de horas extra.

Si nos centramos específicamente en el software de control horario para empleados, permite un control de tiempo sencillo y completo que facilita el día a día del departamento de RR.HH.

La automatización que provee es una de las claves del software de control horario válido para empresas de todos los tamaños. Simplifica, por ejemplo, la aprobación de las horas de trabajo y la revisión de las incidencias por parte del responsable. Esto reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas.

Para impulsar aún más la automatización y las acciones masivas que ahorran tiempo sin perder precisión, una de las funcionalidades más potentes de este software de control horario de trabajadores reside en el fichaje.

Fichaje para empresas que apuestan por la flexibilidad:

• Fichaje en un clic (se registra el horario acordado)
• Fichajes masivos (para evitar perder tiempo en repetir el mismo horario – jornada)
• Registro de entrada y salida flexible indicando en detalle la hora exacta

…o mecanismos más restrictivos/ innovadores:

• Restricción por IP/Geolocalización
• Códigos QR
• NFC
• Cronómetros de tiempo trabajado
• Fichaje tras control de acceso con biometría (huella dactilar, rostro, RFID o PIN)

En relación a estas opciones, el software de control horario de trabajadores está disponible tanto en un PC como en la app.

La información generada queda registrada en la nube y puede volcarse en informes de control horario muy detallados, aptos para efectuar auditorías, entregarlos en inspecciones, evaluar el cumplimiento de convenios, pagar horas extra o para la toma de decisiones estratégicas.

La sencillez en el manejo se nota desde el mismo interfaz, que resulta intuitivo y ágil. Es posible acceder a las funcionalidades clave a través de ordenador, teléfono móvil y tabletas. Este enfoque favorece el teletrabajo y optimiza el control del tiempo. Para reforzar este aspecto, el software de control horario de trabajadores se integra con sistemas de reconocimiento biométrico, entre más de 1000 opciones.

Para favorecer un control y acceso eficaz, el sistema de control horario se encuentra alojado en la nube. Esto permite que toda la información y la integración con otros módulos de la suite o sistema de Recursos Humanos (evaluaciones, reclutamiento, formación…) esté disponible desde cualquier lugar y momento.

En definitiva; los empleados tienen varias opciones de autogestión sin necesidad de control por su superior (siempre que esté así acordado, es una opción extra). Pueden seleccionar sus días de vacaciones, avisar de ausencias o conocer el estado de sus turnos de trabajo. Todo esto se efectúa cumpliendo con el RGPD y la ley de control horario. Todas estas funcionalidades lo convierten en uno de los software de control horario de trabajadores que lideran el mercado.

Stel Tempo

STEL Order ofrece una herramienta de control horario llamada STEL Tempo, diseñada para simplificar los registros horarios y las ausencias de tus empleados de manera eficiente. Esta funcionalidad va mucho más allá del simple registro de la jornada laboral de tus empleados y también permite gestionar las ausencias de todo tu equipo, desde bajas médicas hasta vacaciones, con un nivel de detalle que facilitará mucho la gestión de tu equipo.

Además, STEL Tempo garantiza el cumplimiento normativo relacionado con el control horario de los trabajadores y que obliga a las empresas a llevar un registro de las jornadas laborales de sus trabajadores.

Tempo no se limita a los fichajes convencionales de inicio y fin de jornada; sino que te ayudará en muchos más aspectos de la gestión de ausencias y del flujo de trabajo de tu equipo. Las distintas herramientas con las que cuenta son las siguientes:

• Registro de Jornadas: Permite fichajes precisos con la hora exacta de entrada y salida, incluso con la opción de registrar los períodos de descanso.
• Geolocalización: Facilita la ubicación exacta de los fichajes, brindando la flexibilidad de elegir entre fichar con geolocalización constante o solo en la entrada y salida. Esto es especialmente útil para empresas que precisan de movilidad, como reparaciones a domicilio.
• Gestión de ausencias y vacaciones: Permite a los trabajadores solicitar ausencias y vacaciones, con la capacidad de detallar motivos y adjuntar documentos, fotos o grabaciones. Para los responsables de equipos, facilita la administración eficiente y segura de estos procesos.
• Perfiles de Usuarios: Posibilita la creación de perfiles específicos para cada trabajador, asignando diferentes permisos según su rol en la empresa.

Otra de las grandes ventajas de STEL Tempo es que forma parte de un completo software de gestión empresarial en la nube dirigido a autónomos y pymes. Esto significa que en una misma plataforma puedes administrar todos los procesos de tu negocio a la vez que supervisas el control horario de tus empleados, todo de forma centralizada y sin necesidad de acudir a herramientas extras de apoyo. Con Tempo, la gestión de tu negocio y de tu equipo es más fácil y eficiente.

BeeBole

BeeBole es un software de registro horario de empleados con varias funcionalidades a tener en cuenta. Permite el registro de las horas de trabajo diaria, semanal o mensualmente. A su vez, facilita el control de la jornada laboral, el desarrollo de proyectos y da la posibilidad de generar informes.

Dispone de la funcionalidad de contador de horas trabajadas en tiempo real. Esta se puede parar y detener para facilitar el registro. En definitiva; facilita la gestión por parte de los encargados al contar con una sola herramienta, un apartado muy similar al que ofrece el software de control horario de empleados de Bizneo HR.

Hay algunas funcionalidades que simplifican el día a día con las que no cuenta. Este es el caso de integración con sistemas biométricos, fichaje por geolocalización, un control de la entrada y salida de personal o de turnos y vacaciones. Si bien es un sistema de control horario digital que se adapta a empresas de diferente tamaño, no es recomendable para aquellas que apuesten por el teletrabajo, por tanto; la gestión de los empleados no será tan ágil como otras alternativas.

A3gestión del tiempo

Es una solución que permite la gestión del tiempo, turnos y la presencia de los empleados. Cuenta con una administración integrada de los datos, lo que facilita su transferencia. Este software para control de horas desarrollado por Wolters Kluwer puedes integrarse con otros programas del fabricante, como su gestor de nóminas.

Permite la definición de reglas para el cálculo de paquetes de horas trabajadas. De esta forma; se puede controlar las extras y contarlas por cada empleado. Dispone de una función para el control de la movilidad en el teletrabajo o para trabajadores que viajan con frecuencia.

Hay dos funcionalidades con las que no cuenta este software de control horario y fichaje de trabajadores. Pese a que permite el fichaje desde dispositivos móviles, no utiliza geolocalización, lo que resta precisión a la hora de controlar la actividad de los empleados en remoto. Junto a esta, no dispone de flujo de aprobación, algo que lastraría las tareas administrativas diarias.

Kabit

Otro software de horarios de trabajo es Kabit. Entre sus funcionalidades encontramos la de creación de calendarios laborales, gestión de faltas laborales, planificador de vacaciones, o justificador de ausencias. Las tareas de control se llevan a cabo a través de varios paneles de información, los cuales son interactivos.

Este sistema de control horario de trabajadores solo se centra en automatizar tareas relacionadas con la gestión del tiempo y no funciones más destinadas al talento o la administración del personal. Dispone de un registro, al cual pueden acceder tanto empleados como técnicos para evaluar el estado.

También permite administrar el fichaje, aunque se echa en falta compatibilidad con sistemas biométricos. Por último, tampoco provee de un control de entrada y salida ni flujos de aprobación. De esta manera, la falta de estas funcionalidades, como en otros casos, resta eficacia en la administración de la plantilla. En este aspecto, Bizneo HR ofrece una solución de control horario más completa que cuenta con esa integración y con otros módulos para la gestión del talento.

Sage HR

Sage ayuda a la actualización automática de los controles horarios. Si un empleado no está en su puesto, aparecerá reflejado sin tener que enviar una aprobación. Permite configurar quién aprueba los horarios, lo que se puede ejecutar en segundo plano. Junto a esto, tiene un apartado específico para la gestión de las horas de un proyecto.

Los técnicos de Recursos Humanos pueden acceder y generar informes. En ellos se incluye información sobre las horas extras trabajadas o las ausencias. Además, dispone de una función para configurar las modalidades del contrato.

Pese a las grandes funcionalidades que ofrece, no dispone de integración con sistemas biométricos ni de fichaje geolocalizado. Ambas contribuyen a mantener un control del empleado más exhaustivo, aunque sin llegar a ser invasivo.

En definitiva; es un software de control horario para empresas pequeñas, pero quizá no tanto en medianas y grandes empresas. Las pymes no cuentan con una plantilla amplia, lo que reduce las exigencias en cuanto a su supervisión.

Papershift

Para el registro de horarios aparece Papershift. Los empleados pueden registrarse directamente con un reloj de fichaje, el cual puede ser fijo o mediante PIN. A su vez, tienen disponible esta opción desde teléfono móvil. La gestión y guardado de turnos es otra de las opciones que ofrece este programa.

Los datos registrados y en tiempo real aparecen en ventanas de evaluación. Esta información se puede emplear para generar informes y exportarlos a diferentes formatos. De esa manera, es posible comprobar que se está cumpliendo el contrato o la tasa de absentismo.

Sin embargo, este software de registro del horario de trabajadores no alcanza la profundidad del de Bizneo HR. No cuenta con la posibilidad de integrar sistemas de biometría ni permite un flujo de aprobación por parte de los técnicos de recursos humanos; por lo tanto, le resta efectividad en el control y aumenta la carga administrativa, aunque sigue siendo una buena solución.

Jibble

El último programa de la lista es Jibble, destinado al 100% a software de control horario de trabajadores y presencia. Los empleados pueden acceder a sus funcionalidades a través del móvil, una tablet o en su página web. Permite comprobar las horas trabajadas por día, semana o mes de manera personalizada, revisar estadísticas o ver los datos obtenidos por biometría.

Cuenta con la función de geolocalización de los trabajadores, IA para el reconocimiento facial y seguimiento de actividad. La única pega de este software de control horario de empleados recae en sus integraciones. Su variedad es limitada, lo que podría restringir la puesta en marcha de un sistema de gestión sólido.

Por último, no cuenta con un sistema de control de entradas y salidas, una funcionalidad importante para la gestión de una plantilla amplia. Esta ayuda a determinar si se están cumpliendo o no las horas de trabajo pactadas o las extras. Por otro lado, tampoco cuenta con un flujo de aprobación, el cual hemos visto que es un gran apoyo para simplificar las tareas de administración.

Ahora que conocemos las siete opciones más destacadas, conviene revisar sus características. Para facilitar la comparación, hemos creado una tabla que compara las funcionalidades más necesarias para las empresas. Así, podrás tomar la decisión de adquirir el software de control horario de trabajadores más adecuado para tu negocio.

Como se puede comprobar en la tabla, Bizneo HR es la solución ideal para empresas de todos los tamaños que buscan un control horario eficiente, supervisar la jornada laboral de los empleados y asegurar el cumplimiento de la ley en cuanto a la entrada y salida del personal.

Con su capacidad de adaptarse a pymes y grandes empresas, Bizneo HR destaca por su precisión, flexibilidad y la integración con otros módulos de Recursos Humanos aparte de la gestión del tiempo, como la gestión de talento y el teletrabajo.