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7 retos del control horario a trabajadores

control horario a trabajadores

Desde la entrada en vigor de la nueva Ley sobre Control Horario a trabajadores las empresas se han visto obligadas a adoptar nuevos sistemas. Sin embargo, estos no son el único reto de esta transición.

El cambio legislativo sobre el registro del control horario a trabajadores que entró en vigor el 12 de mayo obliga a las empresas a facilitar un sistema para que sus trabajadores fichen diariamente.

Sin embargo, el asunto no acaba ahí, sino que el registre debe llevarse a cabo al inicio y al final de la jornada laboral, y la compañía está obligada a preservar dicha información durante al menos cuatro años.

¿El objetivo? Que se encuentre disponible para los empleados,  representantes sindicales e inspección de Trabajo, entre otros. Un auténtico reto, pero no el único de la nueva normativa.

Retos del control horario de trabajadores

Cumplir con la legislación

Como decíamos, para cumplir con el control horario a trabajadores estos deben fichar cuando entran y salen de su puesto de manera que se genere un registro diario que la empresa deberá guardar durante cuatro años. Además, los trabajadores están obligados a registrar la realización de las horas extras.

Los principales objetivos de esta nueva ley de control de presencia es reducir la precariedad laboral y terminar con la práctica de algunas entidades que no pagaban las horas extraordinarias a sus empleados –consecuentemente estas quedaban sin cotizar–.

Esta regulación del control horario a trabajadores establece, además, otras normas básicas de obligado cumplimiento:

  • Si la jornada laboral supera las 6 horas, el empleado tiene derecho al tiempo de descanso reflejado en el convenio colectivo que rija en la empresa.
  • Se establecerá un número mínimo de trabajadores que deben coincidir en cada turno y en cada puesto.
  • La empresa no podrá imponer al empleado el desempeño de su actividad laboral en el turno de noche durante más de dos semanas consecutivas. Si el trabajador lo hace de manera voluntaria se elimina esta prohibición.

Evitar los peligros de los registros en papel para el control horario de trabajadores

La nueva ley contempla la posibilidad de realizar los registros de control horario en papel, en plantillas de Excel, en máquinas de fichar o en software automatizados y digitales. Es decir, tenemos hasta tres opciones disponibles. Sin embargo, no todas ellas son igual de eficaces.

El registro en papel es una práctica obsoleta y poco práctica tanto para los trabajadores como para la empresa. ¿Por qué? Los empleados pueden sentirse presionados para no dejar reflejadas las horas que han realizado de más.

Además, resulta más sencillo falsear los datos, pues se trata de una hoja pública, común, a la que demasiadas personas tienen acceso. Por no hablar de que pueden producirse errores fruto de la introducción manual de datos.

Lo mismo ocurre con los Excel que, además, son difíciles de manejar cuando trabajamos con grandes cantidades de información. Tardan en cargarse, no acaban con el problema de los accesos, ni tampoco con los errores manuales.

Tampoco generan informes a largo plazo ni permiten detectar anomalías si, por ejemplo, un trabajador está faltando al trabajo o no está fichando de la forma adecuada.

Esto no sucede con los procesos que registran la jornada de manera automática u online.

El software de gestión del tiempo de Bizneo HR trata de evitar estos problemas. De hecho, integra un control de accesos, obliga a responsables y trabajadores a confirmar los fichajes, y guarda los datos correctamente, respetando la Ley Orgánica de Protección de Datos.

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Que todos los trabajadores fichen

Todos los cambios requieren una adaptación. El hecho de instalar un software de control horario a trabajadores no garantiza que los trabajadores fichen. Es fundamental la labor de concienciación que realice la compañía hacia sus empleados para que sean conscientes de las ventajas que supone llevar este registro de la jornada. 

Si la empresa no es transparente pueden existir reticencias por parte de los trabajadores y que la implantación del control horario sea un fracaso. Para evitar esta mala praxis, es aconsejable que la organización lleve a cabo las siguientes medidas:

Facilitar la transición para el control horario a trabajadores

Los responsables de cada área deben aprender y controlar el nuevo método de control horario antes de imponerlo a los trabajadores. De esta manera podrán resolver cualquier tipo de duda.

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Es interesante, además, que se forme a los trabajadores en la nueva metodología de control horario. Se puede establecer una primera semana de prueba en la que los trabajadores reciban ayuda en el manejo de la herramienta. Así, evitaremos los nervios, la confusión y el rechazo hacia lo nuevo.

Motivar a los trabajadores

Una buena manera de fomentar que los empleados realicen de manera correcta el control horario de su jornada laboral en esta etapa inicial es a través de recompensas. Así asimilarán mejor esta práctica y lo relacionarán con algo positivo. 

Conseguir que el control horario de trabajadores no despierte suspicacias

A pesar de las ventajas que hemos explicado tanto para los empleados como para las compañías puede que algunos trabajadores sigan viendo la implantación del control horario como una amenaza. El departamento de Recursos Humanos debe buscar la estrategia adaptada a los empleados más desconfiados para que el control horario no despierte suspicacias en ellos y en el resto del personal que les rodea. Para ello te recomendamos que:

Cuides la comunicación

Sé sincero con tus trabajadores, pero elige las palabras a la hora de hablar sobre el control horario. Aunque es una normativa obligatoria es mejor que te refieras a ella como una manera de proteger sus derechos laborales. Incide en las ventajas que genera al trabajador y en todos los aspectos positivos.

Menciona también que el control horario aumentará la productividad de la empresa y esto repercutirá positivamente en una mejor distribución de las tareas y si es posible en un aumento de sueldo para determinados trabajadores.

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Seas empático

Es normal que haya empleados que reciban la noticia del control horario con agrado, pero también lo es que otros muestren desconfianza. El responsable de RR. HH. debe ponerse en su lugar para entender todos los puntos de vista y no tildar de rebeldes a aquellas personas que inicialmente se muestren reticentes.

De hecho, es necesario que escuche las opiniones de todos los trabajadores para poder transmitir un mensaje de tranquilidad y ayudarles a entender que el control horario no busca endurecer las condiciones laborales sino todo lo contrario, normalizarlas.

Estés disponible para la resolución de dudas

La transparencia genera confianza. Por eso debes garantizar a todos los empleados que el departamento de Recursos Humanos tiene las puertas abiertas para, en cualquier momento, resolver las dudas que les vayan surgiendo sobre el control horario y sobre cualquier aspecto que les genere inquietud.

La automatización, un gran reto del control horario de trabajadores

La aparición de la tecnología ha simplificado muchos procesos laborales. En la implantación del control horario a trabajadores la automatización supone un gran avance para simplificar esta tarea y profesionalizarla.

El software de control horario de Bizneo HR es una excelente alternativa para gestionar la jornada laboral de tus empleados. Sus principales ventajas son:

  • Permite reducir en un 70% el tiempo que dedicas a revisar el control horario de tu personal.
  • El trabajador y la empresa podrá consultar el registro de control horario en cualquier lugar y a cualquier hora.
  • El responsable de cada área puede establecer o modificar turnos, vacaciones, bajas, etcétera de manera automática y accesible para todos.
  • La actualización del calendario de trabajo es instantánea.
  • Podrás enviar a cada trabajador su registro de horas realizadas cumpliendo así con la normativa legal vigente. Se generarán automáticamente con los datos registrados por cada empleado los informes necesarios para, si fuera necesario, entregar al inspector de trabajo.

Gracias al software de control horario visualizamos sencillamente la disponibilidad de cada trabajador, el calendario de vacaciones, las bajas de cada empleado o el organigrama de la compañía.

Dar con un sistema de control horario a trabajadores fácil de instalar

Otro de los retos del control horario a trabajadores es encontrar un sistema que resulte sencillo de instalar, que sea personalizable y que se adapte a las necesidades de la empresa. Unas garantías que ofrece el software de Bizneo HR.

Además, la plataforma se integra correctamente con otros sistemas. El módulo de vacaciones es uno de los más interesantes. Así, si el trabajador solicita un día libre, automáticamente el módulo de control horario sabrá que no se trata de una ausencia, sino de una falta justificada.

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La flexibilidad

A priori el control horario a trabajadores parece reñido con la flexibilidad –flexibilidad horaria y laboral en general–. Pero nada más lejos. De hecho, fichar y llevar un registro de las horas incrementa la transparencia y fomenta, precisamente, la flexibilidad. De hecho, las primeras empresas que implantaron este tipo de sistemas fueron las que apostaban por el teletrabajo.

En el caso del software de gestión del tiempo de Bizneo HR, además, el programa se encuentra en la nube y es accesible desde cualquier lugar y dispositivo. También cuenta con un diseño web responsive. Dos características que, en definitiva, favorecen esta flexibilidad de la que hablábamos y que constituye otro de los grandes retos del control horario a trabajadores.

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