Incidências na folha de pagamento | O que é e como automatizar o seu registro?

Os Recursos Humanos são o departamento responsável pela coleta de todas as incidências na folha de pagamento dos colaboradores e pela transmissão dessas alterações ao profissional, organização ou fornecedor responsável pela sua elaboração.

Todos os meses, há mudanças nos holerites dos colaboradores, seja por motivo de licença médica, horas extras ou aumento salarial por bom desempenho. Evitar erros nesse processo é essencial para não gerar um problema grave: o pagamento incorreto do salário do funcionário.

É por isso que é necessário manter um controle detalhado e atualizado das incidências com o pessoal. Desta forma, a administração terá um conhecimento detalhado da situação do seu pessoal e evitará problemas legais.

Diante uma realidade tão mutável como a de uma empresa, é aconselhável conhecer em profundidade o que é uma incidência salarial, as vantagens de manter o seu registro e como um software de gestão de folha de pagamento agiliza a sua atualização, ao mesmo tempo que reduz os erros humanos.

O que é uma incidência na folha de pagamento?

Quando falamos em eventos das folhas de pagamento, referimo-nos a qualquer alteração que afete o montante de dinheiro que cada funcionário recebe e que pode ocorrer devido a uma questão extraordinária. Por exemplo: horas extraordinárias, faltas injustificadas, demissões, licenças médicas ou um aumento salarial.

Tradicionalmente, é o departamento de RH que é responsável por compilar todas estas informações todos os meses na preparação da folha de pagamento e enviá-las para o organismo ou pessoa que prepara o pagamento (consultoria, fornecedor de folhas de pagamento ou mesmo um departamento interno da empresa).

Como preparar a folha de pagamento dos seus funcionários
Tudo sobre o processo de pré-folha.

O que é o controle de incidências nas folhas de pagamento?

Trata-se de um inventário ou registro onde são guardadas as incidências da folha de pagamento. Representa um conjunto variado de situações, extraordinárias ou não, que afetam o salário do colaborador. É uma informação individual, que muda todos os meses e é compilada pelo pessoal dos Recursos Humanos.

Dependendo da situação, o registro é enviado a um responsável pelo processamento de salários. Noutros casos, é a própria administração da empresa que efetua o processo. Tudo depende da dimensão e da estrutura da empresa. No entanto, é essencial que esta gestão seja efetuada corretamente, a fim de evitar erros.

Se uma incidência incorrecta chegar à folha de pagamento final, as obrigações laborais da entidade patronal podem ser violadas. Esta situação exigiria a emissão de uma retificação para evitar problemas legais. Os erros humanos, como o esquecimento ou erros na introdução de dados, são frequentemente os que causam mais danos. Esta situação é particularmente agravada se for utilizada uma folha de ponto física, em excel ou distribuída em vários tipos de arquivos.

Para evitar cometer erros, a equipe de RH deve recorrer a um software de gestão de folha de pagamentos. Este permite o controle automatizado dos incidentes de pessoal em tempo real. Qualquer alteração será detectada assim que ocorrer e será refletida sem intervenção humana, sendo armazenada para utilização futura. Uma solução perfeita para tranquilidade, segurança e eficiência.

Como é feito o registro de incidências nas folhas de pagamento?

Dada a importância do registro e controle dos eventos com salários, é importante saber como é feito. Afinal, a informação armazenada é vital para o bom funcionamento da empresa e o processo deve ser conhecido em pormenor.

Registro do tempo de trabalho, fundamental para as incidências nas folhas de pagamento

O primeiro passo é dispor de um registro de presenças, férias e ausências. Isto será feito numa base individual, que servirá para o controle das incidências do pessoal e o registro de cada um deles. As horas de trabalho, os horários, as pausas ou as ausências serão determinados e verificados em relação a um determinado período de tempo, por exemplo, um mês.

Desta forma, é mantido um inventário de todas as incidências, que é atualizado à medida que vão surgindo. Este documento é essencial, uma vez que é útil em determinados processos judiciais. Por exemplo, constitui uma prova em caso de despedimento. Se um determinado funcionário não se apresentar ao trabalho ou se atrasar apesar dos avisos, todas as faltas serão contabilizadas.

O software de controle de ponto da Bizneo HR está diretamente ligado ao módulo de gestão de folhas de pagamento, evitando assim erros ao utilizar uma única plataforma para aceder ao ficheiro do colaborador, horas de trabalho, horas extraordinárias ou salário.

Determinar os tipos de incidência de folhas de pagamento

As incidências com folhas de pagamento podem ser divididos em dois grupos principais: as planeadas e as imprevistas. Os primeiros são recorrentes e ocorrem em diferentes períodos de tempo. Nesse grupo estão incluídas as férias, as licenças médicas, os descontos ou os adicionais salariais durante a atualização do contrato.

No segundo caso, não é possível prevê-los antecipadamente devido ao seu carácter súbito, como uma ausência injustificada ou o resultado de um acidente.

Em qualquer dos casos, dispor de um software de folhas de pagamento evita a utilização de vários tipos de formatos de incidentes de trabalho. Além disso, permite-lhe configurar as classes de acordo com a política particular de cada empresa e aplicá-las automaticamente quando ocorrem.

Por exemplo, se um colaborador chegar atrasado, o programa registrará o evento, uma vez que o funcionário marcou o ponto de entrada fora de horas. Tudo automatizado porque a informação é partilhada entre os diferentes módulos. Cada incidência com a folha de pagamentos é registrada num relatório em massa para cada colaborador, departamento ou empresa, que é explicado abaixo.

Efetuar o relatório de incidências nas folhas de pagamento

O relatório de incidências é a última etapa. Nele constam os eventos ocorridos no período de tempo previamente definido. É possível criar vários formatos com informações mais ou menos detalhadas, o que dependerá das necessidades da empresa.

Graças a este documento, é possível determinar o cálculo das folhas de pagamento de cada funcionário. Normalmente, este é o material que é enviado à organização ou pessoa responsável pela preparação do cálculo das folhas de pagamento (consultoria, gestão, fornecedor externo de folhas de pagamento ou qualquer método de externalização do cálculo das folhas de pagamento).

Ficará a saber se faltou ao trabalho, as suas horas extraordinárias, se cumpriu objetivos para incluir incentivos, a que departamento pertence, o cargo ou valores a serem descontados do salário, se necessário. Além disso, o relatório sobre o cálculo das folhas de pagamento pode ser utilizado para implementar medidas correctivas, o que é útil para combater problemas específicos como o absentismo.

Software de gestão de folha de pagamento incluído na suíte de RHPlataforma única para administrar a folha e os Recursos Humanos.

Quais as vantagens de um bom registro de incidências de folhas de pagamento?

Há uma série de vantagens em manter um bom controle das questões de pessoal. Mantém a empresa atualizada e à frente da curva em termos de gestão de RH e do seu próprio orçamento. Ao mesmo tempo, aumenta a segurança das suas operações, reduzindo os riscos legais. E estes são apenas alguns dos benefícios, mas também deve prestar atenção a estes.

• As folhas de pagamento tornam-se mais exactas. O salário dos funcionários é ajustado de forma fiável ao seu comportamento real. Se não respeitarem o seu contrato, saberão as consequências graças ao registro de incidentes.
• Evitar problemas fiscais. Os salários devem ser calculados corretamente para respeitar a fiscalidade em vigor. Um pequeno erro pode afetar as contribuições para a segurança social ou o pagamento do imposto sobre o rendimento das pessoas singulares, o que conduziria a infrações diante a administração correspondente.
• Melhorar o ambiente de trabalho. A remuneração é fundamental para manter a moral e o bem-estar do pessoal no trabalho. Afinal de contas, ninguém gosta de receber menos do que o acordado no seu acordo ou contrato.
• Tranquilidade nas folhas de pagamento. O controle de incidências com o pessoal funciona como uma apólice de seguro que traz estabilidade. A folha de pagamento será elaborada com base em todos os eventos que afetaram cada funcionário. Uma forma de melhorar os resultados é automatizar o processo com as mais recentes soluções disponíveis.

Como é que a tecnologia ajuda na gestão de incidências de folhas de pagamento?

A ajuda da tecnologia para manter um registro correto das incidências no processamento de salários é fundamental. Isso porque ela automatiza todo o processo, mas sem perder a capacidade de personalização. Dessa forma, a empresa pode dispensar outras alternativas que se tornaram obsoletas e dificultam esse processo.

O software de gestão de folhas de pagamento permite concentrar todas as informações relativas a cada colaborador numa única base de dados. Esta é atualizada com as informações recolhidas nos outros módulos da suite RH, o que evita erros humanos. Os dados são extraídos do próprio comportamento dos funcionários e recolhidos em tempo real. Não haverá risco de falsificação ou perda.

Além disso, facilita a criação do relatório de incidências, um documento útil para conhecer mês a mês as mudanças que ocorrem na força de trabalho e que evitará erros na entrega da folha de pagamento ao resto dos agentes que podem estar envolvidos na preparação da folha de pagamento.

Desta forma, os Recursos Humanos recorrem a uma solução integral que se encarrega do ciclo de vida do colaborador sem descuidar um dos aspectos mais importantes: a folha de pagamento e o salário do funcionário.