La tecnología OCR en la gestión de gastos ha cambiado la forma en la que empleados y empresas procesan sus recibos y tickets. Lo que antes era un sin fin de fotos mal hechas, tickets en papel y gastos que no cuadraban, ahora se ha convertido en un flujo de trabajo automatizado gracias a la tecnología avanzada de reconocimiento de caracteres.
Con tan solo una fotografía de un recibo o ticket, el sistema OCR es capaz de extraer toda la información de este en cuestión de segundos, eliminando errores humanos y acelerando el proceso de registro. Esta automatización está ahorrando muchas horas de trabajo a los equipos de administración.
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¿Qué es el OCR y cómo se aplica a la gestión de gastos?
El OCR (Optical Character Recogniton) en la gestión de gastos es una tecnología que permite a las empresas digitalizar y extraer automáticamente los datos de sus recibos, tickets y facturas. Esta tecnología detecta y traduce los caracteres impresos en texto editable, facilitando su almacenamiento y análisis.
Poco a poco, y sobre todo con la llegada de la IA, la tecnología OCR se ha ido perfeccionando, aumentando su precisión y permitiendo a las empresas gestionar grandes volúmenes de datos de manera más eficiente. Ahora, incluso los documentos con letras poco legibles son procesados con una alta precisión.
Gracias a softwares con OCR para gestión de gastos como el de Bizneo HR las empresas pueden gestionar los tickets de manera automatizada, rápida y eficiente. Ni empleados ni administración tienen que rellenar formularios manualmente, reduciendo tiempos y evitando errores comunes en el registro de datos.
Beneficios del OCR en la gestión de gastos
Implementar tecnología OCR para gestión de gastos ha demostrado ser una excelente forma de reducir fricciones, evitar conflictos, resolver problemas y disminuir el tiempo dedicado a esta tarea repetitiva.
Reducción de errores humanos
La tecnología OCR ha ayudado a reducir los errores humanos asociados a la introducción de datos manual. Se está dejando atrás la época en la que los empleados tenían que dedicar horas a introducir manualmente datos de tickets y facturas, lo que no solo consumía mucho tiempo, sino que también era propenso a errores de transcripción.
Con el OCR, la precisión en el registro de datos es altísima, en ocasiones cercana al 99 %. Esto evita problemas tanto en la contabilidad interna como en auditorías externas. Los departamentos financieros pueden confiar en que los datos registrados son fieles a los documentos originales, lo que facilita los procesos de conciliación y reporting.
Automatización del proceso
El proceso de gestión de gastos de una empresa se ha simplificado enormemente. Los empleados, a través de una app o plataforma como la de Bizneo HR, pueden escanear sus recibos directamente desde sus dispositivos móviles. Todo ello de una manera rápida y desde cualquier lugar (perfiles con movilidad, viajes de empresa, etc.).
El sistema OCR procesa estos documentos de forma instantánea, extrayendo automáticamente datos como la fecha, el importe, el proveedor y la categoría del gasto. Estos se envían automáticamente y los encargados pueden revisar y aprobar o denegar los gastos de un solo vistazo.
Mayor control financiero
La implementación de tecnología OCR permite un mayor control financiero al proporcionar una visión detallada y en tiempo real de todos los gastos empresariales. Gracias a la digitalización y procesamiento automático de los documentos, se reduce el riesgo de fraude y se facilita la detección de irregularidades.
Al tener todos los datos digitalizados y estructurados, se puede realizar un seguimiento más preciso de los patrones de gasto, identificar áreas de ahorro potencial y asegurar el cumplimiento de las políticas de gastos de la empresa. Además, la disponibilidad inmediata de esta información permite tomar decisiones basadas en datos.
Mejora en la experiencia del usuario
La tecnología OCR ha transformado la experiencia del usuario en la gestión de gastos. Los empleados ya no tienen que lidiar con procesos tediosos de registro manual de notas de gastos ni preocuparse por guardar tickets físicos durante semanas.
Esta simplificación del proceso no solo aumenta la satisfacción del personal, sino que también permite que dediquen más tiempo a tareas de mayor valor para la empresa.
En la parte de administración sucede lo mismo. Los procesos son mucho más sencillos, tanto de recepción de los gastos de los empleados como su verificación, comunicación o aprobación. El software con OCR convierte todo en un proceso fluido, sencillo y transparente para todas las partes involucradas.
Legalidad
Además, en lo que se refiere a la parte legal, un gran número de software OCR para gestión de gastos están homologados por la AEAT. Esto significa que todos los tickets digitalizados cuentan con validez legal ante la ley. Cumplen con los estándares legales de facturación electrónica y conservación digital de documentos.
Esto permite a las empresas mantener un registro digital completo y legalmente válido de todos sus gastos, facilitando futuras auditorías y procesos de control interno.
Paso a paso: cómo funciona un software OCR para la gestión de gastos
Aunque de forma interna, la tecnología OCR para la gestión de gastos se basa en algoritmos avanzados qué combinan técnicas tradicionales con IA para mejorar la precisión y velocidad del reconocimiento, el proceso desde el punto de vista del usuario es bastante sencillo.
- Captura de la imagen del documento (ticket, factura, recibo) a través de la cámara del móvil o escáner. En realidad, sirve para cualquier tipo de documento, incluso si este está redactado a mano.
- Extracción de datos con tecnología OCR: el software identifica los campos clave y su valor, como por ejemplo la fecha, el importe, datos del proveedor, etc.
- Autocompletado de los campos en el formulario de gastos: plataformas como la de Bizneo HR son capaces de aprovechar todos estos datos para completar los formularios de gastos. Con tan solo tocar el botón de “Rellenar con IA”, los datos se autocompletan de forma automática.
- Validación: el empleado puede verificar los datos extraídos y hacer modificaciones si es necesario antes de enviar el gasto para su aprobación. El sistema también permite añadir comentarios o firmarlos para una mayor seguridad.
- Aprobación y procesamiento: una vez validado, el gasto pasa al proceso de aprobación donde los responsables pueden revisarlo y dar el visto bueno de manera rápida y eficiente.
- Archivo y reporting: todos los gastos quedan almacenados digitalmente, lo que facilita la generación de informes, análisis de tendencias y la exportación de datos para la contabilidad y auditorías.
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Cómo optimizar el uso de OCR para la gestión de gastos
Aunque en la actualidad implementar tecnología OCR para la gestión de gastos de una empresa es relativamente sencillo, es necesario hacerlo de forma estratégica. Solo de esta forma es posible sacar el máximo partido y aumentar la eficiencia de los procesos mencionados. Algunos de los puntos para tener en cuenta son:
- Selecciona un software que se adapte a las necesidades de tu empresa y no a la inversa. Además, este debe estar englobado en una suite de software más amplia que permita una gestión integral de los recursos humanos, incluyendo nóminas, control horario y otros procesos administrativos.
- La calidad de imagen de los tickets o recibos procesados influye directamente en la precisión de los resultados. Lo mejor es utilizar una plataforma como la de Bizneo HR, ya que vincula la app con la cámara del móvil para fotografiar los tickets en alta calidad.
- Aunque la precisión es muy alta, nunca debemos olvidarnos del proceso de verificación manual. Es importante que los empleados revisen los datos extraídos antes de enviarlos, ya que pueden existir casos especiales o información que requiera contexto adicional. Esta doble verificación garantiza la máxima precisión en la gestión de gastos.
- La posibilidad de subir varias fotos de gasto de forma masiva es otra característica que aumenta la eficiencia del proceso. Los empleados pueden cargar múltiples tickets a la vez, y el sistema OCR los procesará de manera secuencial.
- La detección de duplicados también puede ser una herramienta muy útil para evitar el registro accidental del mismo gasto varias veces. Un buen software OCR debe ser capaz de identificar tickets duplicados y alertar al usuario.
- La formación del personal es esencial para garantizar un uso óptimo del sistema OCR. Los empleados deben estar familiarizados con las mejores prácticas para la captura de imágenes y el proceso de verificación, lo que asegurará una implementación exitosa de la tecnología.
Software OCR para gestión de gastos: ¿Cuál elegir?
La disponibilidad de software con tecnología OCR para la gestión de gastos es amplia en la actualidad. Esto hace que, a la hora de elegir una herramienta como esta, las empresas tengan dudas sobre cuál es el programa más adecuado para ellos. Entonces, ¿Qué puntos hay que tener en cuenta?
Tecnología tradicional vs. IA
Aunque la tecnología OCR ha alcanzado cuotas de eficiencia bastante altas, la llegada de la inteligencia artificial ha supuesto un salto cualitativo en su precisión y posibilidades de automatización.
Los softwares como el de Bizneo HR, que combinan OCR tradicional con IA, son capaces de aprender y mejorar con el tiempo, adaptándose a diferentes tipos de documentos para rellenar los datos con la mayor precisión. Hay que apostar por una solución que ofrezca esta evolución tecnológica, ya que reduce notablemente las posibilidades de error e incremente el efecto de la automatización.
La gestión de gastos como parte de un conjunto de herramientas
Lo interesante es implementar un software OCR para la gestión de gastos que forme parte algo más grande, como por ejemplo una suite de RR. HH. como la de Bizneo HR.
Esto permite tener todas las funciones de recursos humanos integradas en una única plataforma, facilitando la gestión integral de la empresa. Los empleados pueden gestionar sus gastos mientras consultan sus nóminas o solicitan vacaciones, todo desde la misma interfaz del portal del empleado.
Por su lado, el equipo de recursos humanos puede aprovechar la misma plataforma para gestionar todos los aspectos relacionados con el personal, desde la aprobación de gastos hasta la gestión de nóminas, contrataciones, formación o vacaciones. Esta integración simplifica los procesos y proporciona una visión más completa y unificada.
Política de gastos personalizada
El software OCR debe ofrecer la flexibilidad para configurar políticas de gastos personalizadas según las necesidades específicas de cada empresa.
Esto incluye la capacidad de establecer límites por categoría, definir flujos de aprobación diferentes según departamentos o niveles jerárquicos, y crear reglas automáticas para la clasificación de gastos. La personalización de estas políticas ayuda a mantener un control más efectivo sobre los gastos corporativos mientras se adapta a la cultura y estructura de cada organización.
Aplicación móvil
Como ya hemos comentado, actualmente la forma más rápida, sencilla y útil de capturar los tickets y recibos es a través de una aplicación móvil.
La app, como la de Bizneo HR, debe ser intuitiva, rápida y permitir la captura de imágenes con alta calidad para garantizar el mejor reconocimiento OCR posible. Además, debe ofrecer funcionalidades adicionales como la visualización del histórico de gastos o el estado de las aprobaciones.
Validez legal
Con la llegada de la factura electrónica y los cambios en la normativa fiscal, es fundamental asegurarse de que el software OCR elegido cumpla con todos los requisitos legales y esté homologado por las autoridades fiscales correspondientes. El software debe almacenar los datos de gastos de forma segura y legal para poder hacer frente a cualquier proceso de auditoría o requerimiento fiscal.
Informes automáticos y personalizados
Para facilitar la toma de decisiones, la detección de tendencias de gastos o la correcta planificación de los presupuestos, un software OCR para la gestión de gastos debe ofrecer la generación de informes detallados y personalizables.
Debe permitir crear reportes automáticos sobre diferentes aspectos como gastos por departamento, categoría o empleado. Estos informes deben ser fácilmente exportables a diferentes formatos y permitir la visualización de datos mediante gráficos fáciles de interpretar. De esta forma, los responsables pueden analizar y mejorar continuamente la estrategia de gasto de la empresa.
