Anche se elaborare una nota spese può sembrare relativamente semplice, la gestione di queste all’interno di un’azienda può complicarsi notevolmente quando l’organizzazione aumenta il proprio personale.
Si stima che il 60% delle aziende abbia fino al 20% dei dipendenti che compilano regolarmente questo tipo di documenti amministrativi.
Senza un buon metodo per gestirle, è facile che le ore dedicate alla gestione delle spese dei dipendenti superino quelle desiderate. Oggi, molte aziende continuano a utilizzare un modello cartaceo per le note spese che i dipendenti devono compilare mensilmente, anche se sono sempre di meno quelle che continuano a utilizzare questo metodo.
D’altra parte, molte aziende utilizzano modelli Excel per le note spese aziendali, e sebbene questa soluzione migliori rispetto alla precedente, presenta comunque numerosi limiti e problemi.
Al giorno d’oggi, il modello ideale per il controllo delle spese si basa sull’uso di un software di gestione delle note spese specializzato, che consente di semplificare il processo, velocizzare la gestione e migliorare la comunicazione tra dipendenti, manager e responsabili HR.
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Che cos’è una nota spese?
Una nota spese è un documento in cui vengono raccolti tutti i costi sostenuti da un dipendente durante un periodo di tempo definito, generalmente un mese. Questo tipo di documento viene ampiamente utilizzato dalle aziende per tenere un controllo preciso delle spese sostenute.
I dipendenti compilano il documento fornito dall’azienda, sia manualmente che digitalmente, allegando i ricevuti che certificano che le transazioni indicate sono state effettivamente effettuate. Successivamente, la nota spese viene consegnata al dipartimento competente, solitamente amministrazione o Risorse Umane, affinché l’azienda provveda al rimborso delle spese sostenute per attività lavorative.
I costumi allegati devono essere giustificati e conformi alla politica di spesa dell’azienda, anche se solitamente sono legati a diarie, trasporti, chilometraggio, ecc. Le note spese solitamente includono diversi campi da compilare, come il nome del fornitore, la descrizione, l’importo e la data. Possono anche essere previsti campi aggiuntivi per fornire ulteriori informazioni.
Come registrare e approvare le spese dei dipendenti
Come si elaborano le note spese?
Le aziende adottano diverse metodologie per raccogliere la nota di spesa registrata dai dipendenti e contabilizzarla correttamente. In primo luogo, i dipendenti compilano la nota spese mensilmente, allegando i giustificativi corrispondenti. Questi vengono inviati ai propri responsabili, che sono incaricati di trasferirli al dipartimento amministrativo o Risorse Umane.
Il secondo passaggio consiste in una supervisione interna per verificare che le spese siano realmente sostenute e che siano conformi alle politiche predefinite. Se le spese sono correttamente giustificate, queste vengono registrate nella contabilità aziendale e successivamente integrate nella busta paga dei dipendenti.
Anche se tutto questo può sembrare semplice, diventa complesso quando il numero di dipendenti è elevato. Per questo motivo, è importante utilizzare strumenti che permettano di aumentare l’efficienza dell’intero processo, facilitando anche la comunicazione. Ma quali sono le principali modalità per gestire le note spese?
Metodo tradizionale: nota spese su carta
Gestire le note spese su carta è ormai un metodo obsoleto nel mondo di oggi. Si tratta di un modello che i dipendenti compilano e consegnano ai loro responsabili, allegando tutti i giustificativi. Questo metodo non è solo poco efficiente, ma presenta anche ampi margini di errore.
Inoltre, dato che la contabilità è generalmente informatizzata, ciò aggiunge un ulteriore lavoro ai responsabili della gestione delle note spese, che devono digitalizzare tutti questi dati per integrarli nel sistema. Senza dubbio, questo è un metodo arcaico che può portare a continui errori e insoddisfazione tra tutte le parti coinvolte.
I limiti dei modelli di spesa in Excel
Un altro metodo, più diffuso e impiegato in molte aziende, è l’utilizzo di modelli di spesa in Excel. Anche se questo approccio è migliore del precedente, con il passare del tempo diventa insostenibile, poiché presenta dei limiti difficili da superare.
Da un lato, la gestione rimane troppo manuale. Il dipendente deve inserire i dati nella nota spese in Excel, oltre a consegnare i giustificativi, che può anche fotografare e inviare via e-mail. Successivamente, il reparto Risorse Umane deve contabilizzarli manualmente. Le possibilità di errore sono molteplici.
Dall’altro, c’è una mancanza di flessibilità. Sebbene un modello di nota spese possa essere sufficiente in molte occasioni, in altri casi è necessario inserire dati non previsti nel modello. E in questo caso, la modifica del modello è tediosa e spesso comporta errori. Non è nemmeno facile apportare modifiche, poiché queste influenzano tutti i dipendenti, compromettendo anche l’analisi successiva.
Inoltre, i fogli Excel non si integrano con gli altri sistemi aziendali. È uno strumento isolato che rende difficoltosa sia la gestione di questi dati sia la comunicazione. È un metodo inefficiente e complicato, che aumenta il rischio di errori e richiede più ore di lavoro per tutte le parti coinvolte, con conseguenti costi economici più elevati per l’azienda, dato che la gestione delle note spese diventa un’attività improduttiva.
Un software per le note spese, la miglior opzione per le aziende
La soluzione a tutti questi problemi è l’uso di un software per le note spese. Si tratta di uno strumento digitale che permette di semplificare questa attività e migliorare la comunicazione tra tutte le parti coinvolte.
Il dipendente inserisce mensilmente la sua nota spese attraverso il modulo di spesa, sia via web che tramite un’app mobile. Questo processo evita un numero elevato di errori, poiché il lavoratore stesso potrà scegliere la categoria delle sue spese e non potrà inserire dati errati, poiché questi si adatteranno alla politica aziendale stabilita.
Inoltre, è possibile allegare i ricevuti in formato digitale direttamente nel sistema, mantenendo tutto unificato. Le informazioni arrivano immediatamente al responsabile, che deve verificarne la correttezza.
Il responsabile riceve una notifica ogni volta che viene creata una nota spese, aumentando l’efficienza del processo. Inoltre, si include uno storico delle richieste e la possibilità di generare report, un aspetto fondamentale per qualsiasi azienda.
Vantaggi di un software per le note spese:
- Minimizzare gli errori: si tratta di un processo più automatizzato e semplice, che faciliterà l’inserimento dei dati, allineandoli alla politica aziendale.
- Facilitare le correzioni: gli errori sono inevitabili, ma con un software per la gestione delle spese aziendali, sarà molto più facile correggerli rispetto ai metodi precedenti.
- Aumento della produttività: il team di Risorse Umane spenderà molte meno ore per gestire questo processo, grazie a una maggiore efficienza.
- Miglioramento della comunicazione: viene semplificato il flusso di richiesta e approvazione delle note spese, con funzionalità che ottimizzano la comunicazione. Ogni passaggio viene registrato e notificato alle persone interessate.
- Flessibilità: a differenza di un foglio Excel, le note spese digitali si adattano a qualsiasi situazione speciale senza richiedere molto tempo.
- Lotta contro le frodi: un software per le note spese rende più difficile che si verifichino frodi interne, poiché è più semplice rilevare eventuali irregolarità.
Un altro punto cruciale riguarda la problematica delle frodi interne. Alcuni dipendenti, consapevolmente o meno, tendono ad aumentare il costo totale delle note spese, il che, a lungo andare, danneggia gravemente l’azienda.
Una funzionalità molto apprezzata dai nostri clienti è che le spese possono essere firmate, il che garantisce che non vengano modificate successivamente e che siano conformi ai requisiti di fattura elettronica, evitando così di dover conservare i ricevuti per eventuali ispezioni future. Utilizzare un software per le note spese non solo rende più semplice garantire il rispetto delle normative, ma facilita anche l’individuazione di frodi grazie a una gestione più automatizzata.
Inoltre, essendo parte della nostra soluzione modulare, è possibile integrare il software delle note spese con altri moduli e strumenti essenziali del software HR dell’azienda, semplificando ulteriormente le attività collegate.
Infine, facilita la generazione di report e la presa di decisioni, poiché è possibile creare report automatizzati e personalizzati in pochi clic a partire dalle informazioni archiviate.
