O Relatório Único representa uma das obrigações declarativas mais importantes para as empresas em Portugal.
Trata-se de um documento essencial que reúne informação detalhada sobre a situação laboral das organizações, permitindo ao Estado monitorizar o mercado de trabalho nacional e garantir o cumprimento da legislação.
Index
- 1 O que é o Relatório Único?
- 2 Quem está obrigado a entregar o Relatório Único?
- 3 Anexos do Relatório Único — o que cada um exige
- 4 O que é o IRCT e como se relaciona com o Relatório Único?
- 5 Qual o prazo de entrega e regras de submissão do Relatório Único?
- 6 Penalidades e riscos por incumprimento
- 7 Boas práticas para preparar o Relatório Único
- 8 Erros comuns no Relatório Único e como evitá-los
- 9 A tecnologia como aliada na gestão do Relatório Único
O que é o Relatório Único?
O Relatório Único é uma declaração obrigatória que todas as entidades empregadoras em Portugal devem entregar anualmente às autoridades competentes.
Este documento consolida informação abrangente sobre os trabalhadores ao serviço da empresa, incluindo dados sobre o quadro de pessoal, condições de trabalho, formação profissional, segurança e saúde no trabalho, entre outros aspetos relevantes da relação laboral.
Origem legal e enquadramento
A base legal do Relatório Único encontra-se estabelecida no Código do Trabalho e em legislação complementar que define as obrigações declarativas dos empregadores. Este instrumento surgiu com o objetivo de simplificar e unificar várias declarações que anteriormente eram entregues de forma dispersa a diferentes entidades.
Ao centralizar toda esta informação num único documento, o legislador pretendeu reduzir a burocracia para as empresas e, simultaneamente, melhorar a eficácia da recolha de dados estatísticos sobre o mercado de trabalho português.
O enquadramento legal abrange também a proteção de dados pessoais, exigindo que as empresas tratem a informação dos trabalhadores de acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e a legislação nacional aplicável. A informação recolhida através do Relatório Único é partilhada entre várias entidades do Estado, nomeadamente a Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT), o Instituto Nacional de Estatística (INE) e outros organismos relevantes para a monitorização das políticas laborais.
Objetivos e importância para o Estado e empresas
Para o Estado português, o Relatório Único constitui uma ferramenta fundamental de política pública. Permite obter uma visão global e atualizada sobre a realidade do emprego em Portugal, facilitando a elaboração de estatísticas oficiais, a definição de políticas de emprego e formação profissional, e a fiscalização do cumprimento da legislação laboral.
Os dados recolhidos contribuem para análises sobre igualdade de género, envelhecimento da força de trabalho, investimento em formação, sinistralidade laboral e muitos outros indicadores relevantes.
Do ponto de vista das empresas, embora represente uma obrigação burocrática, o Relatório Único também pode funcionar como uma oportunidade de autodiagnóstico organizacional. Ao compilar toda a informação exigida, os empregadores são obrigados a fazer um balanço estruturado da sua força de trabalho, identificando eventuais necessidades de formação, áreas de risco em matéria de segurança, ou desequilíbrios na estrutura do quadro de pessoal.
Esta análise pode revelar-se útil para a gestão estratégica de recursos humanos.
Quem está obrigado a entregar o Relatório Único?
Empregadores com trabalhadores “por conta de outrem”
A obrigação de entrega do Relatório Único recai sobre todas as entidades que tenham trabalhadores vinculados por contrato de trabalho, independentemente da sua natureza jurídica. Isto inclui empresas privadas de qualquer dimensão, empresas públicas, entidades da administração pública com trabalhadores em regime de contrato individual de trabalho, cooperativas, associações, fundações e outras organizações que assumam a posição de empregador.
Mesmo as microempresas e os empregadores individuais que tenham apenas um trabalhador estão obrigados a cumprir esta declaração. O critério determinante não é a dimensão da organização, mas sim a existência de relações laborais subordinadas. É importante salientar que esta obrigação aplica-se tanto aos trabalhadores a tempo completo como a tempo parcial, com contratos permanentes ou a termo, estando todos abrangidos pela declaração.
Exceções e casos especiais
Estão dispensados o serviço doméstico e entidades com apenas prestadores de serviços independentes (recibos verdes), embora estas devam reportar a informação noutros contextos. Empresas sem trabalhadores ao longo de todo o ano geralmente não precisam submeter o relatório. No entanto, se houve vínculos laborais em parte do ano, a entrega é obrigatória com os dados correspondentes.
Anexos do Relatório Único — o que cada um exige
O Relatório Único está estruturado em diferentes anexos, cada um dedicado a um aspeto específico da relação laboral. Esta organização modular permite que a informação seja recolhida de forma sistemática e facilita o tratamento estatístico posterior.
Anexo A — Quadro de Pessoal
O Anexo A constitui o núcleo central do Relatório Único e recolhe informação detalhada sobre cada trabalhador ao serviço da entidade empregadora. Este anexo tem uma particularidade importante: a informação reporta-se especificamente ao mês de outubro do ano de referência, refletindo a situação real dos trabalhadores a 31 de outubro.
Para cada trabalhador, devem ser declarados dados pessoais (respeitando sempre a legislação de proteção de dados), como o número de identificação da Segurança Social, data de nascimento, nacionalidade, habilitações literárias, entre outros elementos de caracterização demográfica.
Além dos dados pessoais, este anexo exige informação sobre a relação contratual: tipo de contrato (permanente, a termo certo, a termo incerto), modalidade de horário (tempo completo, tempo parcial), categoria profissional, retribuição base mensal referente a outubro, data de início do contrato, e outras condições relevantes.
É também neste anexo que se declara o código CAE (Classificação das Atividades Económicas) da empresa e o código IRCT aplicável, quando exista um instrumento de regulamentação coletiva a vincular a relação laboral.
Anexo B — Fluxo de entradas e saídas
O Anexo B procura captar a dinâmica do emprego na organização, registando todos os movimentos de entrada e saída de trabalhadores ocorridos durante o ano de referência. Para cada admissão, deve indicar-se a data, a modalidade de contrato, a categoria profissional e outros elementos relevantes. Do mesmo modo, para cada saída, é necessário identificar a data e o motivo da cessação (despedimento, caducidade, denúncia pelo trabalhador, reforma, entre outros).
Esta informação é particularmente valiosa para analisar a rotatividade laboral em diferentes setores e regiões, permitindo identificar padrões de precariedade ou, pelo contrário, de estabilidade no emprego. As entidades empregadoras devem assegurar que mantêm registos atualizados destas movimentações ao longo do ano, para facilitar o preenchimento deste anexo no momento da submissão.
Anexo C — Formação contínua
A formação profissional dos trabalhadores é um elemento crucial para a competitividade das empresas e para o desenvolvimento das competências da força de trabalho. O Anexo C recolhe informação sobre todas as ações de formação profissional contínua ministradas ou financiadas pela entidade empregadora durante o ano de referência.
Para cada ação de formação, devem ser identificados os trabalhadores participantes, a duração da formação (em horas), a área temática, se a formação foi ministrada internamente ou por entidade externa, e se foi financiada pela empresa, por fundos comunitários ou por outras fontes. Esta informação permite avaliar o investimento que as organizações realizam no desenvolvimento das competências dos seus trabalhadores e verificar o cumprimento de eventuais obrigações legais ou convencionais em matéria de formação.
Anexo D — Saúde, segurança e ambiente de trabalho
A segurança e saúde no trabalho constituem prioridades fundamentais da política laboral portuguesa e europeia. O Anexo D recolhe informação sobre as condições de trabalho, a organização dos serviços de segurança e saúde, e a sinistralidade laboral ocorrida durante o ano.
Neste anexo, as empresas devem indicar a organização dos serviços de segurança e saúde (internos, externos ou partilhados), os técnicos responsáveis e todos os acidentes ou doenças profissionais registados. Para cada caso, devem constar circunstâncias, gravidade, dias perdidos e outros dados relevantes para análise estatística.
Anexo E — Greves (se aplicável)
O Anexo E apenas é relevante quando ocorreram greves na empresa durante o período de referência. Quando aplicável, devem ser reportadas as datas, a duração, o número de trabalhadores envolvidos e outras informações sobre o exercício do direito à greve na organização. Este anexo permite ao Estado monitorizar a conflitualidade laboral e compreender as dinâmicas das relações coletivas de trabalho no país.
Anexo F — Prestadores de serviços
O Anexo F, de preenchimento opcional, recolhe dados sobre prestadores de serviços que atuem regularmente na empresa, em local próprio e com tarefas ligadas à sua atividade principal. Não se aplicam, por exemplo, contratos de limpeza ou segurança fora do âmbito da atividade da entidade.
Quando aplicável, devem ser indicados nome, NIF, NISS, atividade, datas e horas de serviço. Esta informação complementa a visão sobre o trabalho independente, ainda que com menor detalhe que nos casos de trabalhadores por conta de outrem.
O que é o IRCT e como se relaciona com o Relatório Único?
Os Instrumentos de Regulamentação Coletiva do Trabalho (IRCT) são acordos celebrados entre parceiros sociais — tipicamente associações sindicais e associações patronais — que estabelecem condições de trabalho aplicáveis a determinados setores de atividade, profissões ou empresas específicas. Entre os IRCT incluem-se as convenções coletivas, os acordos coletivos, os acordos de empresa e as decisões de arbitragem voluntária.
A relação entre o IRCT e o Relatório Único é direta e importante. No Anexo A do Relatório Único, as entidades empregadoras devem identificar, para cada trabalhador, o código do IRCT aplicável à respetiva relação laboral. Esta informação é fundamental para verificar o cumprimento das condições mínimas estabelecidas na contratação coletiva, nomeadamente em matéria de retribuições, horários de trabalho e outras condições laborais.
Como consultar o código do IRCT
Para cumprir corretamente esta obrigação, é essencial saber como consultar o IRCT aplicável à sua empresa e trabalhadores. O Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social disponibiliza uma base de dados pública onde podem ser consultados todos os IRCT publicados em Boletim do Trabalho e Emprego.
Esta consulta pode ser realizada através do portal eletrónico do Ministério, onde existe uma funcionalidade de pesquisa que permite identificar os instrumentos aplicáveis por setor de atividade (código CAE), por âmbito geográfico, por profissão ou categoria profissional, ou por associação subscritora. Cada IRCT tem um código único que deve ser utilizado no preenchimento do Relatório Único.
É importante que os departamentos de recursos humanos mantenham registos atualizados sobre os IRCT aplicáveis na sua organização, uma vez que estes instrumentos podem ser revistos, substituídos ou denunciados ao longo do tempo.
A aplicabilidade de um IRCT depende de vários fatores, incluindo a atividade principal da empresa, a filiação em associações patronais, e as categorias profissionais dos trabalhadores.
Exemplos práticos de aplicação
Para ilustrar a aplicação prática dos IRCT, consideremos alguns exemplos.
Uma empresa de construção civil com trabalhadores especializados estará provavelmente abrangida por um contrato coletivo do setor da construção, devendo identificar o código correspondente para cada trabalhador cuja categoria profissional esteja prevista nesse instrumento.
Uma empresa de transportes rodoviários de mercadorias terá de consultar os IRCT específicos do setor dos transportes.
Existem situações mais complexas, como empresas que desenvolvem atividades diversificadas ou que têm trabalhadores em categorias profissionais abrangidas por diferentes instrumentos. Nesses casos, pode ser necessário indicar códigos IRCT diferentes para trabalhadores da mesma empresa. Quando não existe nenhum IRCT aplicável a determinado trabalhador — situação comum em setores ou profissões sem regulamentação coletiva — deve ser utilizado o código específico que identifica essa ausência de cobertura.
Qual o prazo de entrega e regras de submissão do Relatório Único?
O Relatório Único deve ser entregue anualmente dentro de um prazo específico estabelecido por lei. Tradicionalmente, o período de entrega decorre entre 16 de março e 15 de abril do ano seguinte àquele a que a informação se refere. Isto significa que o Relatório Único referente ao ano 2024 deve ser entregue entre 16 de março e 15 de abril de 2025.
Este calendário permite às empresas encerrar o ano fiscal e preparar os dados com rigor. É importante acompanhar possíveis prorrogações legais, como já ocorreu em situações excecionais, por exemplo durante a pandemia.
Modo de entrega (via plataforma eletrónica)
A submissão do Relatório Único é realizada exclusivamente por via eletrónica, através da plataforma online disponibilizada pela Segurança Social. O acesso a esta plataforma requer autenticação através do sistema de Segurança Social Direta, utilizando credenciais da empresa ou certificado digital.
A plataforma permite o preenchimento online dos diferentes anexos ou, alternativamente, o carregamento de ficheiros em formatos específicos (normalmente Excel ou XML) previamente preparados. Esta segunda opção é particularmente útil para empresas com muitos trabalhadores, onde o preenchimento manual seria excessivamente moroso.
Muitos sistemas de gestão de recursos humanos já incluem funcionalidades de exportação de dados compatíveis com os requisitos do Relatório Único, como é o caso da Bizneo HR.
Possibilidade de entrega fora de prazo e correções
Caso uma empresa não consiga entregar o Relatório Único dentro do prazo oficial, ainda é tecnicamente possível submeter a declaração após 15 de abril, embora tal implique o risco de sanções. A plataforma eletrónica geralmente mantém-se disponível para submissões extemporâneas, mas estas podem ser objeto de procedimento contraordenacional.
Quanto a correções, se após a submissão a empresa detetar erros ou omissões na informação declarada, é possível e recomendável proceder à correção através da submissão de uma declaração de substituição. Esta substitui integralmente a declaração anterior e deve ser claramente identificada como tal no momento da submissão. É preferível corrigir proativamente erros detetados do que esperar que sejam identificados pelas autoridades no âmbito de ações de fiscalização.
Penalidades e riscos por incumprimento
Multas e consequências legais
Não entregar o Relatório Único ou prestar informação falsa/incompleta é uma contraordenação laboral grave, sujeita a sanções pela Autoridade para as Condições do Trabalho. As coimas variam consoante a gravidade e dimensão da empresa:
O valor máximo pode atingir 9.600€, agravado em caso de reincidência ou dolo. Em situações graves, a sanção pode ser publicada no site da ACT, com impacto negativo na imagem da empresa.
Impactos reputacionais e operacionais
Além das coimas, a não conformidade pode afetar candidaturas a apoios públicos, fundos comunitários ou concursos, levando à exclusão de processos.
Também há risco reputacional: empresas penalizadas podem ver a sua imagem afetada perante trabalhadores, clientes e parceiros. Numa era de responsabilidade social, o cumprimento das obrigações laborais é crucial para a reputação organizacional.
Boas práticas para preparar o Relatório Único
Organização prévia de dados
A melhor estratégia para facilitar a entrega do Relatório Único é manter uma organização rigorosa da informação ao longo de todo o ano. Em vez de deixar toda a recolha de dados para o período que antecede o prazo de submissão, as empresas devem implementar sistemas que permitam registar continuamente a informação relevante.
Isto implica manter atualizados os processos individuais de cada trabalhador, registar imediatamente as admissões e cessações de contratos, documentar adequadamente todas as ações de formação realizadas, e manter registos completos sobre sinistralidade laboral. Quando esta informação está organizada durante o ano, o preenchimento do Relatório Único torna-se numa tarefa relativamente simples de compilação e validação.
Verificação de códigos CAE, categorias profissionais e IRCT
Um dos aspetos que gera mais dúvidas e erros no preenchimento do Relatório Único é a correta identificação dos códigos a utilizar. É fundamental verificar que o código CAE declarado corresponde efetivamente à atividade principal da empresa. Este código deve ser consistente com o registado na Segurança Social e noutros organismos oficiais.
As categorias profissionais devem ser identificadas de acordo com a Classificação Portuguesa das Profissões (CPP), garantindo que a classificação utilizada corresponde às funções efetivamente desempenhadas por cada trabalhador.
Quanto aos códigos IRCT, como já referido, é necessário consultar regularmente as publicações oficiais para garantir que se utiliza o instrumento correto e atualizado.
- CAE Rev.3 vs Rev.4: Para o Relatório Único 2024 (a entregar em 2025), ainda se usa CAE Rev.3 porque a Rev.4 só entrou em vigor em janeiro de 2025.
Delegação, validação e auditoria interna
Em empresas de maior dimensão, é recomendável estabelecer processos claros de responsabilização e validação da informação do Relatório Único. Isto pode envolver a delegação do preenchimento inicial a técnicos especializados de recursos humanos, seguida de uma validação por parte de responsáveis hierárquicos que verifiquem a coerência e exatidão dos dados.
Algumas organizações implementam também procedimentos de auditoria interna prévia à submissão, onde se comparam os dados declarados com outras fontes de informação da empresa (folhas de vencimentos, mapas de férias, registos de formação) para identificar eventuais inconsistências. Este investimento em controlo de qualidade pode prevenir erros que seriam mais custosos de corrigir posteriormente.
Erros comuns no Relatório Único e como evitá-los
Ao longo dos anos, as autoridades têm identificado erros recorrentes no preenchimento do Relatório Único. Os mais frequentes incluem:
- Códigos IRCT incorretos ou desatualizados, muitas vezes por uso de instrumentos já revogados. Para evitar este erro, é crucial consultar sempre as bases de dados oficiais atualizadas.
- Classificação profissional imprecisa, causada pelo uso de designações internas que não correspondem às categorias oficiais da CPP. Recomenda-se mapear essas designações com as classificações oficiais e manter esse registo atualizado.
- Erros na declaração de retribuições, sobretudo quando há componentes variáveis. É importante saber o que deve constar na retribuição base e o que reportar em separado. Em caso de dúvida, vale consultar as instruções oficiais de preenchimento.
A tecnologia como aliada na gestão do Relatório Único
Com a crescente digitalização da gestão de recursos humanos, muitas empresas têm adotado softwares especializados que facilitam significativamente a preparação e submissão do Relatório Único. Estas ferramentas integram-se com os sistemas de gestão de pessoal e folha de vencimentos, permitindo extrair automaticamente grande parte da informação necessária.
Os benefícios destas soluções tecnológicas são vários:
- Reduzem significativamente o risco de erro humano;
- Poupam tempo de trabalho administrativo;
- Facilitam a validação prévia dos dados através de controlos automáticos;
- Permitem gerar os ficheiros de submissão nos formatos exigidos pela plataforma oficial.
Para empresas com quadros de pessoal mais numerosos, o investimento neste tipo de ferramenta rapidamente se justifica pela eficiência ganha.
No entanto, mesmo quando se utiliza software especializado, é importante que exista supervisão humana adequada. Os sistemas informáticos são tão bons quanto a qualidade dos dados que neles são inseridos, e continuam a ser necessários profissionais qualificados que compreendam as regras e requisitos do Relatório Único para garantir que a informação gerada automaticamente está correta e completa.
