A preparação da folha de pagamento é uma das etapas anteriores da criação e do gerenciamento das folhas de pagamento dos funcionários. Ela leva em conta os proventos, as deduções e outros conceitos que afetam cada indivíduo. Portanto, é necessário coletar informações abrangentes e específicas para evitar erros.
O cumprimento desse processo é essencial para a remuneração adequada dos funcionários. Durante todo o procedimento, as ausências, as horas extras, o tempo trabalhado, os bônus, os incentivos e outros fatores são coletados e levados em conta nos cálculos. Embora esse possa parecer um trabalho exigente e difícil para o departamento de RH, é possível simplificá-lo com a ajuda da tecnologia.
Ao longo deste artigo, veremos como funciona a pré-processamento da folha e os riscos envolvidos em não manter um controle exaustivo desse processo.
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O que é a preparação da folha de pagamento?
A preparação da folha de pagamento é a etapa anterior ao pagamento sem si. Para realizá-la, são compilados fatores como a contagem de horas de trabalho e as incidências na folha de pagamento que afetam cada trabalhador. Dessa forma, obtém-se a base para o salário final. Esse processo fornece informações sobre a atividade dos funcionários e como isso afeta sua remuneração.
incidências, um conceito fundamental para entender esse processo, são as mudanças que ocorrem no período de tempo a ser pago. Qualquer alteração afeta o salário bruto de cada funcionário, portanto, a folha de pagamento, os impostos e as deduções sofrerão flutuações.
Portanto, para evitar confusão e erros de cálculo, é fundamental coletar e armazenar todas as informações relacionadas à folha de pagamento. A equipe de RH é responsável pelo processo, mas por que ela tem que fazer isso?
Por que é importante fazer a preparação da folha de pagamento?
O principal motivo para isso é evitar erros de cálculo. Até o advento da digitalização, esse processo era realizado manualmente. Os dados eram inseridos à medida que as informações chegavam e para cada funcionário. Com uma operação tão complexa, cheia de variáveis e repetitiva, o risco de omitir um valor ou atribuí-lo a outra entrada no registro aumenta.
O processo permite que os gerentes verifiquem se há erros nos dados que usaram. Eles sempre podem compará-los com os registros originais e fazer quaisquer alterações antes de chegar à folha de pagamento final. Dessa forma, os trabalhadores receberão a remuneração adequada de acordo com seu contrato, dias trabalhados ou suplementos salariais aos quais estão sujeitos.
Portanto, o procedimento da folha de pagamento não deve ser considerado levianamente. Sua existência é uma questão de segurança e controle dos salários dos funcionários. Além disso, ele permite acompanhar e registrar os incidências que podem e vão ocorrer durante os meses. Por exemplo, um funcionário pode sofrer um acidente, o que pode levar a um período de licença médica. No caso de tal evento, é importante registrá-lo para fins de folha de pagamento.
No entanto, a execução de todo esse processo manualmente ou usando ferramentas diferentes só aumenta o risco de erro. Se a pessoa responsável tiver que reunir vários documentos em papel ou arquivos de computador de todos os tipos, ela poderá perder dados relevantes e gastar mais tempo do que o necessário com a tarefa.
Sim, um Excel pode ajudar em um estágio inicial de digitalização (especialmente para empresas com poucos funcionários)… mas errar é humano e ele ainda é uma ferramenta na qual os dados são inseridos manualmente por um funcionário. Ao combinar diferentes conceitos e fórmulas, os erros são inevitáveis… e se quisermos fechar relatórios e ter a folha de pagamento pronta e sem erros no prazo… não conseguiremos.
Para evitar esse problema, é importante ter um software de gestão da folha de pagamento que inclua uma pré-folha automatizada, ou seja, que colete dos diferentes módulos do pacote de RH todas as informações necessárias para calcular e produzir a folha de pagamento posteriormente.
3 benefícios da preparação da folha de pagamento
Toda empresa pode se beneficiar da folha de pagamento, independentemente de seu tamanho. Não é aconselhável subestimar a importância da folha de pagamento e seu controle, pois isso pode levar a problemas legais. Além disso, a inquietação da equipe só aumentará, o que afetará o moral, o desempenho e a confiança na empresa.
Economize reclamações com a folha de pagamento
Um dos primeiros benefícios é justamente a economia de reclamações dos funcionários. A empresa garante a tranquilidade deles ao realizar o processo de pré-pagamento. A probabilidade de encontrar erros no documento final é reduzida, o que é algo pelo qual poucos funcionários querem passar no final do mês.
Dessa forma, a empresa aumenta a confiança da força de trabalho e melhora sua imagem. Isso terá um grande impacto na lealdade e no comprometimento dos funcionários, que trabalharão com a certeza de que seu trabalho será remunerado de forma justa.
Maior controle dos dados
Ao registrar incidências, o controle de dados é aumentado. Todas as alterações são armazenadas adequadamente para inclusão posterior. Seja uma ausência contínua do trabalho ou um aumento de salário, as informações serão levadas em conta no documento final.
Identificar o status de cada indivíduo
Graças a esse controle, que pode ser bastante exaustivo, é possível identificar o status de cada funcionário em detalhes e com precisão. Os especialistas em RH têm um arquivo personalizado à disposição, que pode ser verificado sempre que necessário.
Portanto, a folha de pagamento não é apenas uma questão de segurança e controle, mas também de melhoria da eficiência da empresa. Sem esse processo, podem surgir problemas relativamente sérios, exigindo correções e retificações que podem não agradar aos funcionários envolvidos.
Conceitos de preparação da folha de pagamento que deve saber
Existem diferentes conceitos de folha de pagamento que você precisa conhecer. Graças a eles, a folha de pagamento final será um verdadeiro reflexo da atividade do funcionário. De todos eles, estes são os mais relevantes.
- Ausências e faltas. Refere-se aos dias em que um funcionário se ausenta do trabalho. Pode incluir ausências justificadas, como consultas médicas. Elas ajudam a entender o absenteísmo da empresa.
- Horas extras. É o tempo trabalhado além da jornada de trabalho. Elas precisam ser registradas em detalhes para que sejam remuneradas adequadamente.
- Horas trabalhadas em feriados públicos. São horas trabalhadas em dias que, em princípio, não são dias úteis. Sua remuneração geralmente é maior do que a de um dia normal, pois exigem maior esforço.
- Feriados. Esse é o período durante o qual os funcionários descansam, o que pode ou não afetar a folha de pagamento.
- Atrasos. São as ocasiões em que um funcionário chega ao trabalho depois do horário estipulado. Esse é um problema ao qual se deve prestar atenção, especialmente se for recorrente.
- Licença remunerada. Permitem que os funcionários tirem férias e continuem recebendo seu salário.
- Incapacidade. Uma situação em que o funcionário não consegue cumprir os deveres e as responsabilidades de seu trabalho. Há vários tipos, como a licença médica.
- Despesas e subsídios. Em muitas empresas, os trabalhadores podem receber despesas e ajudas de custo específicas de seu trabalho em seu contracheque.
- Suplementos salariais. São de natureza diferente e geralmente são fixados por acordo coletivo. Eles aumentam o salário final por meio de uma ampla variedade de conceitos, como bônus de produção ou antiguidade.
Com a folha de pagamento prévia disponível no módulo de Incidências da folha de pagamento do Bizneo HR, esqueça a revisão de centenas de documentos e listas antes de enviar os dados necessários para o escritório contábil ou outro fornecedor de folha de pagamento, pois eles são transferidos automaticamente.
Como automatizar a preparação da folha de pagamento para ganhar agilidade
Automatizar a preparação da folha de pagamento (pré-pagamento) tem tudo a ver com segurança e agilidade. O processo de compilação de todos os incidências e alterações pode se tornar tedioso e repetitivo, especialmente quando a força de trabalho é grande. Manter os registros atualizados torna-se uma tarefa demorada, assim como acontece com as pequenas empresas, que precisam aproveitar ao máximo os seus recursos.
Ao usar um software de gestão da folha de pagamento, todo o processo é automatizado. O banco de dados central cuida do trabalho pesado. Ele consiste nas informações de perfil de cada funcionário, nos dados de seus contratos e nos incidências ocorridos. A partir desse módulo, ele é conectado aos demais para cobrir todas as áreas de informações pré-preparação da folha de pagamento.
Além disso, no caso do Bizneo HR, é possível editar/estabelecer conceitos periódicos e específicos para a resolução automática e conseguir a personalização de qualquer política empresarial. Com relatórios completos de incidências, tanto em tempo real quanto em histórico, para qualquer auditoria ou revisão.
O sistema de folha de pagamento alocará automaticamente os dados com base no período mensal. Por exemplo, em casos de despesas com deslocamento, a quilometragem percorrida pelo colaborador será registrada, caso a empresa seja responsável por esse custo. Com essa solução, a equipe de RH garante que os valores sejam calculados corretamente, com dados precisos e atualizados, além de economizar um tempo valioso nas etapas de conferência e revisão.
