Gestão de folha de pagamento: guia detalhado

A gestão de folha de pagamento é uma tarefa que precisa ser mantida atualizada e transparente. Apesar de sua natureza rotineira e essencial, é uma atividade trabalhosa e demorada que exige o manuseio de uma ampla gama de dados. Além disso, cada funcionário está sujeito a uma situação específica, que se manifesta de acordo com seu contrato de trabalho e suas obrigações fiscais.

Do lado da empresa, ela também está sujeita a tributação específica, contribuições para a Previdência Social e precisa cumprir diferentes leis. Assim, a elaboração e o envio de folhas de pagamento para uma força de trabalho podem se tornar uma tarefa complexa, especialmente se você não tiver as ferramentas certas.

Diante dessa realidade, é aconselhável manter um controle escrupuloso da folha de pagamento de funcionário, o que necessariamente envolve saber como realizar um bom gerenciamento facilitado por um software de gestão de folhas de pagamento. Esse assunto será discutido em detalhe a seguir.

O que é a gestão de folha de pagamento?

A primeira coisa a fazer é diferenciar entre folha de pagamento e administração da folha de pagamento. A criação efetiva da folha de pagamento para cada funcionário é realizada por uma empresa de consultoria contábil ou escritório de contabilidade, possivelmente em conjunto com um fornecedor de folha de pagamento, já que esse documento deve estar em conformidade com a lei e os procedimentos correspondentes devem ser realizados para transmitir os dados aos órgãos oficiais (SEPE, Previdência Social, autoridades fiscais etc.).

O departamento de RH é responsável pela preparação da folha de pagamento, bem como pela compilação das incidências e alterações para a próxima folha de pagamento e também pelo armazenamento e redistribuição da folha de pagamento tanto para os funcionários quanto para a consultoria. Esse processo é a gestão da folha de pagamento do departamento de Recursos Humanos.

Em outras palavras, a gestão da folha de pagamento do RH tenta automatizar o gerenciamento dos salários por meio da coleta de todos os dados dos funcionários relacionados ao seu trabalho, a fim de remunerá-los e pagar os impostos corretamente:

• Presença e horas extras
• Férias e ausências
• Salário básico e suplementos salariais
• deduções, retenções ou contribuições

Uma correta gestão permite que a empresa determine o quanto gasta com pessoal ou as licenças médicas ocorridas, seja por doença ou acidente, ou avalie os tipos de demissão ocorridos. Portanto, é uma atividade que deve ser realizada com o devido cuidado e transparência para evitar erros.

Como preparar a folha de pagamento dos seus funcionários
Tudo sobre o processo de pré-folha.

Que tarefas fazem parte da gestão de folha de pagamento e RH?

A gestão da folha de pagamento e os recursos humanos andam de mãos dadas, além de ser um processo relevante com forte impacto sobre os funcionários e a empresa. As tarefas a serem executadas variam de uma empresa para outra, dependendo do tipo de empresa, do tipo de contrato que ela utiliza ou da forma de remuneração. Isso dificulta a administração de salários e pagamentos, especialmente se a rotatividade de pessoal for alta devido ao aumento da rotatividade ou se a força de trabalho for grande.

Dependerá do tamanho da empresa ou do número de departamentos que ela possui, se a folha de pagamento é centralizada pelo RH ou terceirizada para uma consultoria de terceirização de folha de pagamento ou até mesmo para um fornecedor de tecnologia de folha de pagamento.

A criação é a tarefa mais importante e deve seguir um formato muito específico, que será discutido mais adiante. O documento deve refletir o caso particular de cada funcionário individualmente, pois a situação de cada um é muito específica. Por exemplo, o tempo de serviço varia de caso para caso, assim como o número de dias trabalhados ou o tipo de contrato assinado.

Há também uma série de cálculos que precisam ser feitos para determinar a remuneração e que afetam o valor final. É necessário determinar contribuições, cálculos de horas extras, feriados, se determinados pagamentos foram concedidos, por exemplo, em espécie, e o imposto retido na fonte apropriado de acordo com a faixa do IRRF do colaborador.

Juntamente com essas atividades, a criação de relatórios para uso da empresa, as declarações de contribuições para a Previdência Social e as retenções de IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) são outras ações que precisam ser realizadas com a devida diligência. Cada uma delas requer um modelo específico e prazos específicos a serem respeitados.

No final, o processo de folha de pagamento inclui o envio do documento final a cada membro da equipe e o pagamento estipulado. Isso deve ser revisado e corrigido para evitar erros, que podem levar a penalidades administrativas e criminais. Uma falha comum é perder o prazo da folha de pagamento.

Os 10 principais conceitos que deve conhecer sobre gestão de folha de pagamento

Quando se trata da gestão da folha de pagamento, é necessário ter algum conhecimento de contabilidade. Dessa forma, os responsáveis por essa tarefa estarão familiarizados com uma série de conceitos-chave, sem os quais não conseguirão concluir o documento adequadamente. Estes são os mais importantes.

• Contribuições para a Previdência Social. Essa é a contribuição que a empresa e o colaborador devem pagar ao Estado. Ela corresponde a uma porcentagem do salário do funcionário.
• Deduções. São quantias em dinheiro que, por diferentes conceitos, são subtraídas dos pagamentos salariais. É possível encontrar pagamentos à Previdência Social ou ao IRPF que a Agência Tributária recebe antecipadamente.
• Suplementos salariais. Dependendo do trabalho realizado, uma parte da remuneração pode ser adicionada, dependendo do caso de cada colaborador e dos resultados da empresa. Geralmente são determinados por acordo coletivo e incluem antiguidade, pagamentos especiais, incentivos ou bônus de produção, entre outros.
• Bônus extraordinários. Conhecidos coloquialmente como pagamentos de bônus, eles representam um direito do colaborador. Dois são oferecidos a cada ano, um no Natal e outro dependendo das estipulações do acordo coletivo de trabalho ou do acordo entre o empregador e o representante dos funcionários.
• Período de acumulação. Um termo contábil que se refere à obrigação de pagamento que surge entre o colaborador e seu empregador. É também o momento em que surge o dever de pagar, mesmo que o pagamento não seja feito imediatamente.
• Período de liquidação. Isso inclui os dias em que a folha de pagamento deve ser paga, ou seja, o período em que o pagamento acumulado deve ser feito. Como regra geral, o pagamento é feito em atraso.
• Horas extras. São horas trabalhadas além da jornada de trabalho estabelecida. Seu valor é fixado por contrato ou acordo e deve ser devidamente refletido na folha de pagamento.
• Retenções. Esse é o valor que o empregador deve deduzir da folha de pagamento para pagar o imposto de renda pessoal e que é pago mensalmente.
• Salário básico. É a remuneração fixa paga ao trabalhador por unidade de tempo trabalhado. Pode ser em dias, semanas ou meses. O valor é determinado por acordo ou por contrato individual e pode incluir diferentes suplementos.
• Pagamentos salariais e não salariais. Os primeiros compreendem o salário básico e servem para remunerar tanto o trabalho efetivo quanto os intervalos computáveis. Por outro lado, os últimos incluem pagamentos que não fazem parte do salário. Eles incluem indenizações, benefícios ou demissões.

Partes essenciais de uma folha de pagamento

Não é possível gerenciar adequadamente a folha de pagamento sem conhecer suas partes. Afinal, o documento contém informações importantes para o colaborador, que deve ser capaz de verificar todos os itens que se aplicam ao dinheiro que ele recebe pelo trabalho.

Dados da empresa

Para gerenciar a folha de pagamento corretamente e garantir que ela seja legal, é essencial identificar a empresa. Aparecerão os seguintes dados: nome ou razão social (deve ser o nome legal, não uma marca ou designação comercial), endereço, código de identificação fiscal e número da conta de contribuição para a previdência social.

Identificação do trabalhador

Essa é a seção em que aparecem os detalhes do colaborador. São eles: nome e sobrenome(s) e o número do CPF. Também aparecerá o número de afiliação ao seguro social. Cada cidadão tem o seu próprio e deve solicitá-lo antes de iniciar seu primeiro emprego.

Juntamente com esses dados, o registro mostrará a data do vínculo com a empresa e a data de antiguidade, que podem não necessariamente coincidir. Pode acontecer, por exemplo, de a empresa assumir o pessoal de outra empresa e manter o reconhecimento dos anos já trabalhados.

Por fim, é necessário indicar a categoria profissional do colaborador, pois ela determina o grupo de contribuição ao qual ele pertence. Essa seção indica as qualificações e o treinamento necessários para o cargo.

Período de pagamento e provisionamentos

O período de acumulação mostra as datas em que o salário deve ser pago. As informações são fornecidas em meses e é normal indicar do primeiro ao último dia do mês. A exceção ocorre nos casos em que um novo funcionário entra na empresa no início do mês calendário ou em caso de demissão.

Por outro lado, nos pagamentos, é a seção que inclui os valores que o trabalhador receberá. Portanto, é necessário indicar o salário básico, os pagamentos extraordinários, o salário em espécie, se houver, qualquer outro complemento salarial, recebimento, compensação de trabalho ou benefício. Os dados devem ser apresentados de forma discriminada e clara.

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Deduções a serem aplicadas

O objetivo desta seção é indicar os valores que são deduzidos do salário bruto, que aparece no demonstrativo de pagamento. As mais frequentes são as contribuições para a Previdência Social e as retenções de IRRF. Entretanto, dependendo das circunstâncias do trabalhador, podem aparecer adiantamentos, penhoras ou pagamentos recebidos em espécie.

Líquido a ser recebido

É a diferença entre o valor total recebido e as deduções. Corresponde ao salário líquido que o trabalhador receberá por seu trabalho. É uma das informações mais importantes e deve ser calculada cuidadosamente para evitar erros, o que pode ser simplificado com um gerenciador de folha de pagamento.

Bases de contribuição e imposto de renda

Por fim, é obrigatório que a contribuição da empresa e do trabalhador seja mostrada na parte inferior do documento. Várias bases são detalhadas. A primeira é a de contingências comuns, que mostra a remuneração mensal; ela é seguida pela de contingências profissionais e conceitos de cobrança conjunta, que mostra a contribuição mensal para treinamento profissional ou desemprego.

Além das duas mencionadas, há a base de contribuição adicional para horas extras e o valor sujeito à retenção de imposto de renda pessoal, que é o salário.

Como o software de RH ajuda a automatizar a gestão da folha de pagamento?

Dada a complexidade inerente ao gerenciamento da folha de pagamento, é essencial automatizar todo o processo na medida do possível. Hoje em dia, é impraticável executar a folha de pagamento manualmente ou usando diferentes softwares de escritório. Isso seria uma perda de tempo, considerando a quantidade de dados a serem levados em conta. Não é necessário apenas prestar atenção a cada salário básico, mas também aplicar deduções ou gratificações específicas.

Dada essa realidade e considerando o que foi mencionado no início, que é necessário diferenciar entre a criação real da folha de pagamento recebida pelo trabalhador (provedor de folha de pagamento) e a pré-pagamento + seu subsequente gerenciamento, distribuição e armazenamento, o melhor a fazer é ter uma solução de gestão de folha de pagamento integrada a uma suíte de RH, que integre e resolva todos os estágios e processos em uma única plataforma.

Etapas da gestão da folha de pagamento que são automatizadas com uma tecnologia de RH

O módulo de gestão de folha de pagamento do software de Recursos Humanos da Bizneo HR é integrado a outros fornecedores de folha de pagamento aos quais as empresas de consultoria têm acesso para cobrir todas as fases do processo.

1. Folha de pagamento e coleta de alterações e dados necessários para preparar a folha de pagamento (a partir do módulo de incidentes da folha de pagamento do Bizneo HR).
2. Envio e comunicação das informações ao fornecedor da folha de pagamento + consultores/gerentes.
3. Após a elaboração da folha de pagamento, ela é digitalizada e incorporada ao gerenciador de documentos do Bizneo HR.
4. Durante essas etapas, há notificações, avisos e sincronizações para garantir a criação, o gerenciamento, a entrega e o acesso corretos à folha de pagamento.

Cada módulo se conecta com o provedor de folha de pagamento/consultoria de gerenciamento de assessoria para fornecer e/ou exportar todos os dados necessários para a folha de pagamento.

• Banco de dados de colaboradores: aqui você pode encontrar os dados que serão usados posteriormente na folha de pagamento. Salário (bruto – líquido), tipo de contrato e jornada de trabalho, suplementos salariais ou seguro.
• Controle de horários e turnos: saco de horas e horas extras + transporte de saldo e penalidades na folha de pagamento + complementos salariais (trabalho em turnos, trabalho noturno, feriados, disponibilidade/guarda…).
• Feriados e ausências: dias de folga e utilizados (por exemplo, para liquidação, débito de férias anuais, férias remuneradas etc.).
• Avaliação de desempenho: para medir quais trabalhadores merecem incentivos ou suplementos salariais
• Gerenciamento de despesas e diárias: as despesas dos funcionários a serem pagas com a folha de pagamento são coletadas.
• Gerenciamento de documentos: repositório/armazenamento de folhas de pagamento para visualização/baixamento e permissões de acesso de quem pode visualizar esses documentos privados.

Sem esquecer de outros módulos que facilitam e refinam o processo:

• Fluxos de trabalho: notificações, alertas e sincronização para que todos os módulos estejam conectados e não haja erros/esquecimentos ao preparar ou pagar a folha de pagamento.
• Recrutamento: graças ao CRM de recrutamento, todos os dados coletados durante o processo de recrutamento podem ser usados e utilizados no arquivo do colaborador.
• Relatórios: histórico de incidentes e alterações nos contratos e nas folhas de pagamento dos colaboradores.

Graças a essa solução abrangente de folha de pagamento e RH, a empresa dará um grande salto em seu processo de digitalização da folha de pagamento e otimizará o trabalho do departamento, que poderá se concentrar no que realmente importa: encontrar e desenvolver talentos diferenciados.