Software de registo e controlo de ponto

Registamos a jornada da sua equipa e tudo o que vem a seguir: incidências, trabalho suplementar, banco de horas e relatórios para a ACT. Pode contratá-lo sozinho ou em conjunto com férias, turnos e controlo de assiduidade, como parte da gestão do tempo completa.

A diferença em relação a simplesmente picar o ponto está no que acontece entre o registo e o processamento salarial: detetar quem não picou o ponto, resolver a incidência antes do fecho do mês e ter o histórico pronto quando o pedirem.

Sim. O artigo 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter o registo dos tempos de trabalho, incluindo dos trabalhadores isentos de horário, em local acessível e de forma que permita a sua consulta imediata, e a conservá-lo durante cinco anos. O Bizneo regista o início e o fim de cada período de trabalho e os intervalos, e mantém o histórico disponível para uma inspeção da ACT.

Cada alteração de um registo fica rastreada: quem a fez, quando e porquê. É o que sustenta o sistema se alguma vez tiver de o defender numa inspeção ou numa divergência interna.

O incumprimento destas obrigações constitui contraordenação grave, e o mesmo registo serve para controlar o trabalho suplementar, que tem regras de registo próprias.

Com mais de dez formas de registo, combináveis consoante a função: web, aplicação móvel com geolocalização para quem trabalha fora de um local fixo, quiosque em tablet, registo previsto num clique, registo em massa semanal, entrada e saída flexíveis ou cronómetro com início, bloqueio e fecho programados.

Para controlo de presença física: reconhecimento facial, cartão NFC, código QR ou PIN. O código QR muda a cada poucos segundos e expira se não for usado de imediato, o que obriga a picar o ponto no local onde está. E, se já tem um sistema de controlo de acessos instalado, não precisa de o substituir: trabalhamos com a Idonic como parceiro oficial em Portugal, através do conector ConnectX.

Em Portugal, o reconhecimento facial é admitido para controlo de assiduidade, desde que se utilizem apenas representações dos dados biométricos e que a recolha não permita reverter esses dados (artigo 28.º, n.º 6, da Lei n.º 58/2019). Por serem dados sensíveis, convém fazer uma avaliação de impacto antes de o ativar.

O registo funciona sem ligação à internet (a aplicação guarda os registos e sincroniza quando a rede volta), e no cronómetro indica-se se a jornada é presencial ou em teletrabalho, para que fique diferenciado nos relatórios. A aplicação é nativa para iOS e Android e tem uma classificação de 4,7 na App Store e no Google Play.

Sim, é um dos cenários para os quais está pensado. O quiosque em tablet, o PIN, o código QR, o cartão NFC e o reconhecimento facial permitem picar o ponto sem dispositivo próprio, e pode também integrar o controlo de acessos que já tem instalado. É o que usam os nossos clientes do retalho, da restauração e da logística em loja, armazém ou obra.

Quem não tem e-mail da empresa acede com um identificador pessoal (número de colaborador ou outro campo que escolher) e um código de acesso, que se geram em massa e se alteram obrigatoriamente no primeiro acesso. Com ele pode picar o ponto, consultar documentos e responder a inquéritos. Por agora, funciona na versão web e ativa-se através do seu CSM.

O telemóvel pessoal pode ser mais uma via, nunca a única: impor a instalação de uma aplicação num dispositivo pessoal é difícil de justificar à luz do RGPD, que exige alternativas menos intrusivas. Tenha sempre disponível outro método, como o cartão, o quiosque ou o PIN. Se optar por uma política BYOD, a base de licitude deve ser o interesse legítimo e não o consentimento.

Não há seguimento contínuo. A geolocalização aplica-se apenas no momento do registo, associando cada local de trabalho a uma localização GPS ou a um IP autorizado para verificar o local da prestação, e não gera qualquer histórico das deslocações do colaborador durante a jornada.

Pode escolher entre dois modos, consoante o controlo de que precisa. O modo permissivo deixa sempre registar e, se o colaborador estiver fora do perímetro autorizado, gera uma incidência para rever depois; é a opção que recomendamos, porque nunca impede o cumprimento da obrigação de registo. O modo restrito bloqueia o registo fora do local exato e só faz sentido quando a presença física é um requisito indispensável da função.

Em Portugal, o Código do Trabalho proíbe usar meios de vigilância à distância para controlar o desempenho profissional do trabalhador (artigo 20.º). Por isso, a geolocalização deve servir apenas para confirmar o local do registo, e nunca para acompanhar a atividade ao longo do dia. A base de licitude é o interesse legítimo do empregador, e não o consentimento do trabalhador, que numa relação laboral não se considera livre, e cabe à empresa informar previamente a equipa.

Sim. O sistema assenta em três peças: o turno (entrada, saída e intervalos), o horário (a combinação de turnos que cobre a semana ou o ciclo) e a atribuição a cada colaborador. Se alguém não tiver horário atribuído, tudo o que registar conta como trabalho suplementar, por isso convém rever antes de validar uma incidência desse tipo.

Os limites por tipo de ausência e as regras de vencimento, incluindo a antiguidade, adaptam-se à convenção, com saldos proporcionais que se recalculam automaticamente se a convenção mudar. Para operações complexas, há vários turnos por local, padrões rotativos e cobertura por posto; nos rotativos, o ciclo avança a partir da data de início que definir, que é o dado mais importante a configurar.

Os calendários não dependem do local de trabalho nem da convenção: dois colaboradores com a mesma convenção podem ter um o calendário de Lisboa e outro o do Porto, cada um com o seu feriado municipal (13 de junho e 24 de junho), e os feriados nacionais carregam-se em massa. Para os casos mais frequentes, parte de modelos de convenção já configurados: hotelaria e comércio com acréscimos aos fins de semana e feriados, indústria e logística com horas distribuídas ao longo do ano e trabalho suplementar compensado em descanso, ou saúde e segurança com turnos rotativos e trabalho noturno. E uma consultora com horário flexível e banco de horas configura-se da mesma forma.

O sistema avisa antes de se tornar um problema: um primeiro lembrete ao colaborador ao fim de poucos minutos, um segundo se continuar sem registar e, se não responder, um aviso ao responsável.

O colaborador pode pedir a correção de um registo a partir do seu perfil, e o responsável aprova ou recusa. Para diagnosticar a incidência, o essencial é distinguir a causa: se o horário está certo mas o registo foi mal feito, é um erro de registo e resolve-se com esse pedido; se o registo está certo mas o horário atribuído não corresponde à jornada real, é um erro de atribuição, e é isso que tem de ser corrigido.

Se ficar um registo em aberto, aplicam-se fechos automáticos marcados como «pendentes de confirmação», que o colaborador valida ou corrige no acesso seguinte, além de ajustes automáticos para ausências parciais, como uma consulta médica, que se ajustam ao registo real em vez de descontar a ausência completa. As correções não apagam o registo original: cada alteração fica registada com autor, data e motivo, e consegue ver quem falha mais.

No Bizneo, é uma margem configurável de minutos antes e depois do horário previsto, pensada para o acesso às instalações ou para a espera voluntária antes do início da jornada. O registo conserva sempre a hora real: a margem afeta o cálculo, não o dado registado.

Em Portugal, convém distingui-la da tolerância de quinze minutos do Código do Trabalho, que é outra coisa: serve para terminar transações, operações ou tarefas começadas e não acabadas no fim do período normal de trabalho, tem carácter excecional e esse acréscimo deve ser pago ao perfazer quatro horas ou no fim do ano civil (artigo 203.º, n.º 3). O sistema permite contabilizar esse tempo para o pagar quando chegar a esse limite.

Uma margem que não conte como tempo de trabalho só se justifica quando nesse período o colaborador não está a trabalhar nem adstrito à realização da prestação (artigo 197.º). Quantos minutos aplicar e em que casos desativá-la deve ficar definido na política interna ou no instrumento de regulamentação coletiva aplicável.

Cada responsável vê o painel da sua equipa: quem registou, quem tem incidências em aberto e como está o saldo de horas. Aprova pedidos de registo, correções e trabalho suplementar a partir da aplicação ou do computador, com alertas em tempo real.

Decide quem gere os turnos: uma única pessoa para tudo, cada responsável de forma autónoma na sua equipa, ou um modelo misto em que os RH definem a estrutura base e cada responsável ajusta o dia a dia. Este último é o mais habitual. As permissões configuram-se por equipa, por isso um responsável de área não acede aos dados de colaboradores que não gere.

Registo de entradas e saídas com incidências, diferenças entre jornada prevista e real, relatórios por pessoa e por departamento, controlo de pontualidade, saldo de horas e um relatório de teletrabalho que separa as horas presenciais das remotas. Tudo exportável em PDF, e pode enviar os resumos mensais ao colaborador para que os assine digitalmente.

Quanto ao cálculo: define os tipos de trabalho suplementar e o limite a partir do qual é pago, e decide se é reconhecido automaticamente quando há registo sem turno atribuído ou programado com antecedência, marcando um tipo de hora adicional no horário. Configura os acréscimos por trabalho suplementar, noturno e em dias feriados previstos na lei ou na sua convenção, e o sistema aplica-os sozinho.

As horas acumuladas compensam-se em descanso, somando-as ao banco de horas do colaborador, ou no processamento salarial, como componente da retribuição do mês.

Analisa os dados de registo que já tem por obrigação legal e deteta o que não se vê à primeira vista: padrões de atraso por dia, faixa horária ou tipo de jornada, comparações entre departamentos e o impacto real dos atrasos na operação.

Não introduz nova vigilância. Lê mais depressa registos que já existem, e quem interpreta e decide continua a ser o responsável. Conta com a nossa certificação ISO/IEC 42001 de gestão de inteligência artificial.

Para equipas pequenas trabalhamos com packs fechados até 20 colaboradores, a partir de 390 € por ano para 5 colaboradores, o que equivale a 6,50 € por colaborador por mês. O pack inclui o módulo completo sem funcionalidades limitadas.

Em equipas maiores, o preço é calculado por colaborador e por mês e melhora à medida que a equipa cresce, e também se o combinar com outras ferramentas da suite.

O arranque é gratuito em configurações padrão. Contacte-nos e preparamos consigo uma proposta concreta.