{"id":4868,"date":"2019-10-07T14:47:36","date_gmt":"2019-10-07T13:47:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/?p=4868"},"modified":"2026-01-23T13:28:39","modified_gmt":"2026-01-23T12:28:39","slug":"por-que-usar-excel-para-planificar-las-tareas-de-tus-empleados-es-mala-idea","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/por-que-usar-excel-para-planificar-las-tareas-de-tus-empleados-es-mala-idea\/","title":{"rendered":"Por qu\u00e9 usar Excel para planificar las tareas de tus empleados es mala idea"},"content":{"rendered":"\n<p>Una de las fuentes de estr\u00e9s laboral m\u00e1s frecuentes es la falta de tiempo: todos tenemos <strong>mucho trabajo por hacer y poco tiempo para hacerlo<\/strong>. Afortunadamente, planificar las tareas puede ayudarte a organizarte mejor y a completar tus objetivos profesionales a tiempo. El asunto todav\u00eda va m\u00e1s all\u00e1 cuando hablamos de gestionar las tareas de cientos de empleados.<\/p>\n\n\n\n<p>Para llevar a cabo esta funci\u00f3n eran muchos los departamentos de RR.HH que optaban por descargar una plantilla Excel para la planificaci\u00f3n de tareas. Un <strong>sistema <\/strong>que, con la digitalizaci\u00f3n de las empresas y de este \u00e1rea en concreto, <strong>ha quedado obsoleto<\/strong>. De hecho utilizarlo puede conllevar m\u00faltiples errores.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Qu\u00e9 es la planificaci\u00f3n de tareas<\/h2>\n\n\n\n<p>La <em><strong>planificaci\u00f3n de tareas<\/strong> <\/em>consiste en decidir el orden exacto de las acciones que tendremos que realizar para lograr la consecuci\u00f3n de un determinado objetivo.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>En otras palabras, planificar una tarea significa determinar:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Qu\u00e9 debe hacerse.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li><strong>C\u00f3mo.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li><strong>Qui\u00e9n va a ser el responsable de que se haga.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li><strong>En qu\u00e9 plazos.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Sin embargo, no siempre resulta f\u00e1cil llevarla a cabo. Una buena planificaci\u00f3n de tareas requiere de una estructura y de una distribuci\u00f3n adecuada al tiempo disponible. Se trata de organizar de manera efectiva con el objetivo de <strong>incrementar el rendimiento <\/strong>y la <strong>productividad de la plantilla.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Por qu\u00e9 es importante la planificaci\u00f3n de tareas<\/h2>\n\n\n\n<blockquote>\nEl tiempo es el recurso m\u00e1s importante: quien no lo sabe administrar, no sabe administrar nada<br><small>De Peter Drucker.<\/small>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<p>Este conocido lema de Peter Drucker, fil\u00f3sofo austriaco considerado por muchos como <strong>el padre del <\/strong><em><strong>Management<\/strong><\/em>, nos habla de la importancia que tiene administrar correctamente nuestro tiempo para&nbsp; lograr ser m\u00e1s eficaces y productivos tanto en nuestros puestos de trabajo como en nuestras vidas privadas.<\/p>\n\n\n\n<p>As\u00ed, la<strong> falta de planificaci\u00f3n <\/strong>puede dar lugar a falta de autonom\u00eda<strong>, <\/strong>una jerarqu\u00eda excesivamente fija, la puesta en marcha de soluciones cortoplacistas y poco efectivas a la larga, el uso de m\u00e9todos improvisados y coercitivos, etc\u00e9tera. Es imprescindible que la compa\u00f1\u00eda sea consciente de su papel en lo que a la gesti\u00f3n del tiempo ata\u00f1e para evitar todos estos inconvenientes.<\/p>\n\n\n\n<p>No planificar las tareas adecuadamente, por otra parte, puede conllevar <strong>falta de orden y p\u00e9rdida de tiempo <\/strong>en el trabajo. Si no existen unos m\u00ednimos, la eficiencia se ver\u00e1 afectada \u2013ser\u00e1 dif\u00edcil, por ejemplo, encontrar documentos y archivos\u2013, y actividades como reuniones, an\u00e1lisis y otros se atrasar\u00e1n innecesariamente.<\/p>\n\n\n\n<p>Para analizarlo con datos objetivos, un <a href=\"\/control-horario\/\" data-wpel-link=\"internal\" target=\"_blank\">software de control horario de trabajadores<\/a> te permitir\u00e1 saber cu\u00e1nto tardan los miembros de tu equipo en completar sus tareas y <strong>ayudarles a potenciar su rendimiento<\/strong>. Se logra optimizar el tiempo del equipo con flujos de solicitudes y aprobaciones r\u00e1pidas.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"\/control-horario\/\" data-wpel-link=\"internal\" target=\"_blank\"><img decoding=\"async\" width=\"1360\" height=\"204\" src=\"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner-medio-informes-control-horario.jpg\" alt=\"Informes de control horario y turnos\" class=\"wp-image-44740\" srcset=\"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner-medio-informes-control-horario.jpg 1360w, https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner-medio-informes-control-horario-300x45.jpg 300w, https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner-medio-informes-control-horario-1024x154.jpg 1024w, https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner-medio-informes-control-horario-768x115.jpg 768w, https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner-medio-informes-control-horario-810x122.jpg 810w, https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner-medio-informes-control-horario-1140x171.jpg 1140w\" sizes=\"(max-width: 1360px) 100vw, 1360px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Pasos de una correcta planificaci\u00f3n de tareas<\/h2>\n\n\n\n<p>Las etapas a seguir para llevar a cabo una correcta planificaci\u00f3n de un <a href=\"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/cronograma\/\" data-wpel-link=\"internal\" target=\"_blank\">cronograma<\/a> para organizar tareas son las siguientes:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Detecci\u00f3n de necesidades<\/strong>: en cuanto a tareas, productividad y otras labores propias de la compa\u00f1\u00eda y sus diferentes departamentos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Definici\u00f3n de objetivos<\/strong>: resulta clave saber a d\u00f3nde queremos llegar para fijarnos un camino y organizarnos para conseguirlo.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Establecimiento de prioridades<\/strong>: por escalas, monetizaci\u00f3n, u otros par\u00e1metros adecuados a la <a href=\"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/cultura-organizacional\/\" data-wpel-link=\"internal\" target=\"_blank\">cultura organizacional<\/a> y a la productividad. <\/li>\n\n\n\n<li>Elaboraci\u00f3n en una <strong>lista <\/strong>o <strong>esquema<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Elecci\u00f3n de fecha l\u00edmite para tu proyecto<\/strong>: es imprescindible saber hasta cu\u00e1ndo tenemos para acabar el proyecto y sus tareas programadas. En caso contrario podr\u00edan acabar alarg\u00e1ndose en el tiempo indefinidamente. Resulta clave fijar entregables y cierres.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Puesta en marcha<\/strong> del proyecto.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Medici\u00f3n <\/strong>de los resultados alcanzados.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Correcci\u00f3n <\/strong>de eventuales errores.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Para organizar todas estas tareas y como apunt\u00e1bamos, era habitual <strong>descargar una plantilla excel de planificaci\u00f3n de tareas<\/strong>. Sin embargo, esta puede llegar a dar los <strong>errores<\/strong> propios de cualquier m\u00e9todo que implique la introducci\u00f3n manual de datos, de la gesti\u00f3n de m\u00faltiples personas en un cuadrante, etc\u00e9tera. Pero ya ahondaremos m\u00e1s tarde en esta cuesti\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Beneficios de la planificaci\u00f3n de tareas<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Conocer tus prioridades<\/h3>\n\n\n\n<p>Priorizar te permite dividir grandes proyectos en <strong>peque\u00f1os objetivos asumibles<\/strong>. Si conoces tus prioridades podr\u00e1s decidir qu\u00e9 quieres hacer en un determinado momento y qu\u00e9 podr\u00e1s dejar para m\u00e1s tarde. Esto es precisamente lo que hace posible una adecuada planificaci\u00f3n de tareas.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Saber c\u00f3mo repartir el trabajo<\/h3>\n\n\n\n<p>Cuando conoces por anticipado la <strong>carga de trabajo<\/strong> puedes gestionar tus proyectos de forma m\u00e1s equitativa y evitar tensiones innecesarias. En un segundo momento, analizar el desempe\u00f1o de cada colaborador o equipo te permitir\u00e1 corregir eventuales errores cometidos durante la fase de planificaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Ser m\u00e1s productivo<\/h3>\n\n\n\n<p>La principal ventaja de la planificaci\u00f3n de tareas es que te permite <strong>aumentar tu productividad sin incrementar el tiempo trabajado.<\/strong> Aunque a veces pueda darte pereza, invertir algo de tiempo en programar y priorizar tareas te saldr\u00e1 muy rentable a largo plazo.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Tener m\u00e1s tiempo libre<\/h3>\n\n\n\n<p>Cuando eres m\u00e1s productivo <strong>acabas tus tareas antes<\/strong>, y terminas teniendo mucho m\u00e1s tiempo libre. Podr\u00e1s emplear este tiempo para tomarte descansos durante tu jornada laboral. Tampoco tendr\u00e1s que llevarte el trabajo a casa, ni salir de la oficina m\u00e1s tarde de lo debido.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Estar m\u00e1s motivado<\/h3>\n\n\n\n<p>Tachar elementos de tu lista de planificaci\u00f3n de tareas <strong>aumenta tu satisfacci\u00f3n <\/strong>y tiene el poder de motivarte para seguir adelante. Por este motivo, la planificaci\u00f3n de tareas es especialmente eficaz en los entornos de trabajo orientados a resultados.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Est\u00e1s menos estresado<\/h3>\n\n\n\n<p>Otra importante ventaja de planificar tareas es que una buena organizaci\u00f3n puede reducir considerablemente tu nivel de estr\u00e9s. Cuando sientes que eres el due\u00f1o de tu tiempo \u2013y no lo contrario\u2013 <strong>mantienes a raya la ansiedad <\/strong>con muchas m\u00e1s facilidad.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Incrementar tu creatividad<\/h3>\n\n\n\n<p>Una correcta planificaci\u00f3n de tareas te ayuda a delegar y automatizar las labores m\u00e1s mec\u00e1nicas y repetitivas. Al liberar tu carga mental, tu mente fluir\u00e1 mejor y dejar\u00e1 <strong>m\u00e1s hueco para la creatividad.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Reaccionar m\u00e1s r\u00e1pido ante los imprevistos<\/h3>\n\n\n\n<p>En el d\u00eda a laboral, los trabajadores tienen que hacer frente a numerosas situaciones inesperadas. Una buena planificaci\u00f3n de tareas te ayudar\u00e1 a <strong>prever el surgimiento de eventuales obst\u00e1culos<\/strong> y a encontrar por anticipado la mejor forma de resolverlos. Ahorr\u00e1s tiempo y evitar\u00e1s frustraciones innecesarias.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">C\u00f3mo hacer una planificaci\u00f3n de un proyecto eficaz<\/h2>\n\n\n\n<p>Crear una planificaci\u00f3n de tareas eficaz no tiene porqu\u00e9 ser un dolor de cabeza para el departamento de <a href=\"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/recursos-humanos-funciones\/\" data-wpel-link=\"internal\" target=\"_blank\">Recursos Humanos<\/a>.&nbsp; Este es el procedimiento que te recomendamos seguir si tu objetivo es terminar m\u00e1s tareas en el menor tiempo posible, sin afectar a la calidad: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Revisa <\/strong>las actividades que quedan por hacer cada d\u00eda, la primera vez cuando llegues al trabajo y la segunda al final de cada d\u00eda.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Eval\u00faa <\/strong>el grado de urgencia e importancia de cada tarea y establece un orden de prioridad.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Mant\u00e9n <\/strong>actualizada tu lista de tareas, bien sea a trav\u00e9s de Excel o de un software de planificaci\u00f3n de tareas. Apunta cualquier cambio que pueda afectar al orden de ejecuci\u00f3n programado.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En cambio, si tu objetivo es m\u00e1s bien optimizar el rendimiento de tu planificaci\u00f3n de tareas, puedes probar estos dos trucos:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Dejar, cuando sea posible, las actividades m\u00e1s placenteras para el final de un proyecto. Es recomendable <strong>empezar por las tareas m\u00e1s dif\u00edciles <\/strong>y engorrosas porque, si colocas lo que m\u00e1s te cuesta en un momento en el que ya has gastado toda tu energ\u00eda, es m\u00e1s probable que te distraigas y cometas errores.<\/li>\n\n\n\n<li>Planificar <strong>las tareas m\u00e1s r\u00e1pidas para realizarlas cuanto antes<\/strong>, para tacharlas de tu lista. La raz\u00f3n de este truco es sencilla: tachar tareas te hace sentir muy bien y te motiva a seguir trabajando.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<bzn-info><a href=\"\/control-horario\/\" id=\"destacado-post\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\" data-wpel-link=\"internal\"><span class=\"bzn-link-title\"><strong>Software de control horario de trabajadores | RANKING+GANADOR?<\/strong><\/span> <br> AL FINAL: an\u00e1lisis y comparativa de las 7 mejores soluciones<\/br><\/a><\/bzn-info>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">6 errores de descargar una plantilla Excel para la planificaci\u00f3n de tareas<\/h2>\n\n\n\n<p>Descargar una plantilla Excel para la planificaci\u00f3n de un proyecto puede parecer lo m\u00e1s f\u00e1cil, pero la verdad es que las hojas de c\u00e1lculo <strong>no son el instrumento m\u00e1s adecuado<\/strong> para la gesti\u00f3n de tus proyectos. Veamos el por qu\u00e9:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Las hojas de c\u00e1lculo requieren actualizaciones manuales constantes, con lo cual te hacen perder mucho tiempo y te llevan a cometer errores.<\/li>\n\n\n\n<li>Excel no est\u00e1 hecho para gestionar proyectos complejos, con tareas simult\u00e1neas o en secuencia.<\/li>\n\n\n\n<li>Con el tiempo las hojas de c\u00e1lculo pueden llegar a contener demasiados datos, con lo cual se vuelven lentas y dif\u00edcilmente manipulables.<\/li>\n\n\n\n<li>Descargar una plantilla Excel para la planificaci\u00f3n de tareas complica la vida de tu equipo ya que Excel no es ni <em>web responsive<\/em> ni <em>user friendly<\/em>.<\/li>\n\n\n\n<li>Excel no te permite compartir documentos, con lo cual no facilita el trabajo en equipo ni el trabajo remoto.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Alternativas a descargar una plantilla Excel para la planificaci\u00f3n de tareas<\/h2>\n\n\n\n<p>Utilizar un software para la gesti\u00f3n de tareas y proyectos es tu mejor alternativa a descargar una plantilla Excel para la planificaci\u00f3n de tareas. Si todav\u00eda no has apostado por un software para la planificaci\u00f3n de tareas, aqu\u00ed te dejamos un <strong>dec\u00e1logo con 10 razones<\/strong> para hacerlo:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Te permiten <strong>programar tareas<\/strong> desde cualquier ordenador, tablet o dispositivo m\u00f3vil.<\/li>\n\n\n\n<li>Te permiten<strong> incorporar archivos y compartirlos<\/strong> con tus colaboradores de forma sencilla y efectiva.<\/li>\n\n\n\n<li>Favorecen la <strong>comunicaci\u00f3n y el debate entre compa\u00f1eros,<\/strong> lo cual se traduce en una constante aportaci\u00f3n de nuevas ideas a tus proyectos<\/li>\n\n\n\n<li>Facilitan el proceso de <strong>asignaci\u00f3n de tareas<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Minimizan los errores<\/strong> y las imprecisiones que derivan de descargar una plantilla Excel para la planificaci\u00f3n de un proyecto.<\/li>\n\n\n\n<li>Te ayudan a <strong>mantener bajo control <\/strong>el estado de desarrollo de tus proyectos\/tareas.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Centralizan <\/strong>toda la informaci\u00f3n relacionada con un determinado proyecto.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Focalizan tu atenci\u00f3n<\/strong> en las tareas m\u00e1s urgentes, con lo cual evitar\u00e1s las y ser\u00e1s m\u00e1s productivo.<\/li>\n\n\n\n<li>Te ayudan a cumplir con los <strong>deadlines <\/strong>gracias a sus recordatorios automatizados.<\/li>\n\n\n\n<li>Te ayudan a <strong>ahorrar tiempo y dinero.<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">De la planificaci\u00f3n de tareas al seguimiento<\/h2>\n\n\n\n<p>Una buena planificaci\u00f3n de un proyecto es solamente <strong>el primer paso <\/strong>a dar en el camino hacia la <strong>productividad<\/strong>. Para que sea realmente \u00fatil, todo proceso de planificaci\u00f3n de tareas deber\u00eda completarse con un plan para el seguimiento y la evaluaci\u00f3n de los resultados alcanzados.<\/p>\n\n\n\n<p>Un buen software para la evaluaci\u00f3n del desempe\u00f1o te permitir\u00e1:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Fijar retos<\/strong> y objetivos claros.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Monitorear <\/strong>el estado de tus proyectos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Implementar <\/strong>nuevas estrategias de planificaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Evaluar <\/strong>el rendimiento de cada miembro de tu equipo.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Detectar <\/strong>el mejor talento para poder premiarlo y fidelizarlo.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>El <a href=\"\/evaluacion-del-desempeno\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (se abre en una nueva pesta\u00f1a)\" data-wpel-link=\"internal\">software de evaluaci\u00f3n de desempe\u00f1o<\/a> y competencias de Bizneo HR te permitir\u00e1 detectar los puntos fuertes y d\u00e9biles de tu sistema de planificaci\u00f3n de tareas, a la vez que ir\u00e1 fomentando una cultura participativa capaz de impulsar el crecimiento de tu negocio.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><a href=\"\/evaluacion-del-desempeno\/\" data-wpel-link=\"internal\" target=\"_blank\"><img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"154\" src=\"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner-medio-objetivos-evaluacion-desempeno-1024x154.jpg\" alt=\"Software de evaluaci\u00f3n de objetivos y rendimiento\" class=\"wp-image-44717\" srcset=\"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner-medio-objetivos-evaluacion-desempeno-1024x154.jpg 1024w, https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner-medio-objetivos-evaluacion-desempeno-300x45.jpg 300w, https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/02\/banner-medio-objetivos-evaluacion-desempeno-768x115.jpg 768w, 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