{"id":46926,"date":"2025-10-30T13:46:55","date_gmt":"2025-10-30T12:46:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/?p=46926"},"modified":"2026-01-26T14:23:30","modified_gmt":"2026-01-26T13:23:30","slug":"note-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/fr\/note-de-frais\/","title":{"rendered":"Note de frais | Am\u00e9liorer leur gestion gr\u00e2ce \u00e0 la technologie"},"content":{"rendered":"\n

Bien que cr\u00e9er une note de frais <\/strong>puisse sembler relativement simple, la gestion de ces derni\u00e8res peut devenir compliqu\u00e9e \u00e0 mesure que l’effectif de l’entreprise augmente.<\/p>\n\n\n\n

60<\/text>%<\/text><\/svg><\/div>

On estime que 60 % des entreprises ont jusqu\u2019\u00e0 20 % de leurs employ\u00e9s remplissant r\u00e9guli\u00e8rement ce type de documents administratifs.<\/p><\/div>\n\n\n\n

Sans une bonne m\u00e9thode de gestion, les heures consacr\u00e9es \u00e0 la gestion des frais des employ\u00e9s peuvent vite d\u00e9passer les attentes<\/strong>. De nos jours, plusieurs entreprises continuent d’utiliser un mod\u00e8le papier de note de frais que les employ\u00e9s doivent remplir chaque mois, bien que ce nombre diminue progressivement.<\/p>\n\n\n\n

D’autre part, de nombreuses entreprises utilisent des mod\u00e8les de frais professionnels sur Excel<\/strong>, qui bien qu’\u00e9tant une am\u00e9lioration par rapport \u00e0 la m\u00e9thode papier, pr\u00e9sente encore de nombreuses limites et probl\u00e8mes.<\/p>\n\n\n\n

Aujourd’hui, le mod\u00e8le id\u00e9al de contr\u00f4le des frais repose sur l’utilisation d’un logiciel de notes de frais<\/a> sp\u00e9cialis\u00e9<\/strong>, qui simplifie le processus, acc\u00e9l\u00e8re la gestion et am\u00e9liore la communication entre les employ\u00e9s, les responsables et les Ressources Humaines.<\/p>\n\n\n\n

Qu’est-ce qu’une note de frais ?<\/h2>\n\n\n\n

Une note de frais en entreprise est un document o\u00f9 sont consign\u00e9es toutes les d\u00e9penses effectu\u00e9es par un employ\u00e9 sur une p\u00e9riode donn\u00e9e<\/strong>, g\u00e9n\u00e9ralement un mois. Ce type de document est couramment utilis\u00e9 par les entreprises pour suivre de mani\u00e8re pr\u00e9cise les d\u00e9penses effectu\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

\"politique<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Les employ\u00e9s remplissent le document indiqu\u00e9 par l’entreprise, que ce soit manuellement ou num\u00e9riquement, en joignant les tickets de caisse justifiant les transactions effectu\u00e9es. Ils soumettent ensuite la note de frais au d\u00e9partement concern\u00e9<\/strong>, g\u00e9n\u00e9ralement l’administration ou les Ressources Humaines, pour que l’entreprise rembourse les d\u00e9penses li\u00e9es \u00e0 des activit\u00e9s professionnelles.<\/p>\n\n\n\n

Les d\u00e9penses doivent \u00eatre justifi\u00e9es et conformes \u00e0 la politique de frais<\/strong> de l’entreprise, souvent en lien avec les repas, les transports, les frais kilom\u00e9triques, etc. Les notes de frais incluent g\u00e9n\u00e9ralement plusieurs champs \u00e0 remplir<\/strong> par les employ\u00e9s, tels que le nom du fournisseur, la nature de la d\u00e9pense, le montant et la date. Des champs suppl\u00e9mentaires <\/strong>peuvent \u00e9galement \u00eatre inclus pour plus de d\u00e9tails.<\/p>\n\n\n\nGestion des notes de frais en entreprise | Automatisez avec Bizneo HR<\/strong> <\/span>
Comment comptabiliser et approuver les d\u00e9penses des salari\u00e9s?<\/a><\/br><\/bzn-note>\n\n\n\n

Comment sont \u00e9labor\u00e9es les notes de frais ?<\/h2>\n\n\n\n

Les entreprises utilisent diff\u00e9rentes m\u00e9thodologies pour recueillir les feuilles de frais des employ\u00e9s et les comptabiliser correctement. Tout d’abord, les employ\u00e9s remplissent la note de frais mensuellement<\/strong>, en y joignant les justificatifs correspondants. Ceux-ci sont ensuite envoy\u00e9s \u00e0 leurs responsables, charg\u00e9s de les transmettre au d\u00e9partement de l’administration ou des Ressources Humaines.<\/p>\n\n\n\n

\"Enregistrement<\/a><\/figure>\n\n\n\n

La deuxi\u00e8me \u00e9tape consiste en une supervision interne<\/strong> pour v\u00e9rifier que les d\u00e9penses sont r\u00e9elles et conformes aux politiques pr\u00e9\u00e9tablies. Si elles sont correctes, elles sont int\u00e9gr\u00e9es dans la comptabilit\u00e9 de l’entreprise <\/strong>et seront ensuite incluses dans la fiche de paie des employ\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Bien que tout cela puisse sembler simple, ce ne l’est pas autant lorsque le volume d’employ\u00e9s est \u00e9lev\u00e9<\/strong>. Il est donc crucial d’utiliser des outils qui augmentent l’efficacit\u00e9 du processus et facilitent la communication. Mais quelles sont les principales m\u00e9thodes pour g\u00e9rer les notes de frais ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

M\u00e9thode traditionnelle : note de frais en papier<\/h3>\n\n\n\n

G\u00e9rer les notes de frais en format papier<\/strong> est d\u00e9sormais rare. Il s’agit d’un mod\u00e8le que les employ\u00e9s remplissent et remettent \u00e0 leurs responsables, en y joignant tous les justificatifs. Cette m\u00e9thode est non seulement peu efficace, mais elle comporte aussi un large risque d’erreurs.<\/p>\n\n\n\n

De plus, comme la comptabilit\u00e9 est souvent informatis\u00e9e, cela ajoute du travail aux responsables de la gestion des notes de frais<\/a><\/strong>, car ils doivent num\u00e9riser toutes ces donn\u00e9es pour les int\u00e9grer au syst\u00e8me. C’est sans aucun doute une m\u00e9thode archa\u00efque <\/strong>qui peut entra\u00eener des erreurs constantes et un m\u00e9contentement g\u00e9n\u00e9ral.<\/p>\n\n\n\n

\"Indices<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Les limites des mod\u00e8les de notes de frais sur Excel<\/h3>\n\n\n\n

Une m\u00e9thode plus r\u00e9pandue dans de nombreuses entreprises est l’utilisation des mod\u00e8les Excel pour g\u00e9rer les notes de frais<\/strong>. Bien que ce soit une m\u00e9thode beaucoup plus adapt\u00e9e et offrant de bonnes possibilit\u00e9s, elle devient insoutenable avec le temps<\/strong>, car elle pr\u00e9sente certains inconv\u00e9nients difficiles \u00e0 surmonter.<\/p>\n\n\n\n

D’une part, la gestion reste trop manuelle<\/strong>. L’employ\u00e9 doit saisir les donn\u00e9es dans la note de frais Excel et fournir les justificatifs, qu’il peut photographier et envoyer par courriel. Ensuite, les Ressources Humaines doivent les comptabiliser manuellement, ce qui offre trop de possibilit\u00e9s d’erreurs.<\/p>\n\n\n\n

D’autre part, il y a un manque important de flexibilit\u00e9<\/strong>. Bien qu’un mod\u00e8le de note de frais puisse souvent suffire, il arrive que l’on doive entrer des donn\u00e9es non pr\u00e9vues par le mod\u00e8le. Cela rend sa modification laborieuse et souvent sujette \u00e0 des erreurs. De plus, il n’est pas facile d’apporter des modifications<\/strong>, car elles affectent tous les employ\u00e9s et influencent les analyses ult\u00e9rieures.<\/p>\n\n\n\n

De plus, les feuilles Excel ne s’int\u00e8grent pas aux autres syst\u00e8mes de travail<\/strong>. Elles sont des outils isol\u00e9s qui compliquent la gestion de ces donn\u00e9es et la communication. C’est une m\u00e9thode inefficace et complexe qui augmente le risque d’erreurs et implique plus de travail <\/strong>pour toutes les parties. Cela se traduit par un co\u00fbt \u00e9conomique plus \u00e9lev\u00e9 pour l’entreprise, car la gestion des notes de frais est une t\u00e2che peu productive.<\/p>\n\n\n\n

\"KIT<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Un logiciel de notes de frais, la meilleure option pour les entreprises<\/h3>\n\n\n\n

La solution \u00e0 tous ces probl\u00e8mes r\u00e9side dans l’utilisation d’un logiciel de notes de frais<\/strong>. Il s’agit d’un outil num\u00e9rique qui permet d’acc\u00e9l\u00e9rer cette t\u00e2che et d’am\u00e9liorer la communication <\/strong>entre toutes les parties.<\/p>\n\n\n\n

L’employ\u00e9 saisit sa note de frais mensuellement via le module de gestion des frais<\/strong>, que ce soit sur le web ou une application mobile. Ce processus \u00e9vite d\u00e9j\u00e0 de nombreuses erreurs<\/strong>, car l’employ\u00e9 peut lui-m\u00eame choisir la cat\u00e9gorie de ses frais. Ainsi, il ne pourra pas entrer de donn\u00e9es incorrectes, celles-ci \u00e9tant conformes \u00e0 la politique de l’entreprise.<\/p>\n\n\n\n

\"Logiciel<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Il est \u00e9galement possible de joindre les tickets de mani\u00e8re num\u00e9rique<\/strong> directement dans le syst\u00e8me, rendant le tout unifi\u00e9. L’information parvient imm\u00e9diatement au responsable<\/strong> qui la traite et v\u00e9rifie que les donn\u00e9es saisies sont correctes.<\/p>\n\n\n\n

\"Logiciel<\/a><\/figure>\n\n\n\n

De plus, ce responsable re\u00e7oit une notification lorsqu’une note de frais en entreprise est cr\u00e9\u00e9e<\/strong>, augmentant ainsi l’efficacit\u00e9 du processus. Le logiciel permet aussi de consulter un historique des demandes<\/strong> ou de g\u00e9n\u00e9rer des rapports, un atout vital pour toute entreprise.<\/p>\n\n\n\n

\"gestion<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Avantages d’un logiciel de notes de frais<\/h4>\n\n\n\n