{"id":46201,"date":"2024-05-30T14:18:18","date_gmt":"2024-05-30T13:18:18","guid":{"rendered":"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/?p=46201"},"modified":"2026-10-08T12:37:22","modified_gmt":"2026-10-08T11:37:22","slug":"gastos-de-kilometraje-en-nomina","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/gastos-de-kilometraje-en-nomina\/","title":{"rendered":"Gastos de kilometraje en n\u00f3mina: tasa de Hacienda, c\u00e1lculo y gesti\u00f3n para RR. HH."},"content":{"rendered":"\n

Cuando parte de la plantilla se desplaza habitualmente por trabajo, el departamento de RR. HH. acumula cada mes un volumen de informes de kilometraje que tiene que verificar, calcular con la tasa exenta vigente y liquidar<\/strong> en n\u00f3mina.<\/p>\n\n\n\n

19<\/text>%<\/text><\/svg><\/div>

Seg\u00fan GBTA Foundation<\/a>, el 19% de los informes de gastos contiene errores que requieren correcci\u00f3n posterior. <\/p><\/div>\n\n\n\n

Digitalizar la gesti\u00f3n de los gastos de kilometraje reduce los errores en el cierre mensual y garantiza la trazabilidad<\/strong> que Hacienda exige ante una inspecci\u00f3n. El c\u00e1lculo del kilometraje puede automatizarse desde el origen hasta el destino o los gastos directos del desplazamiento pueden cubrirse con tarjeta corporativa sin que el empleado adelante dinero.<\/p>\n\n\n\n

Qu\u00e9 es el gasto por kilometraje<\/h2>\n\n\n\n

El gasto por kilometraje es la compensaci\u00f3n que la empresa abona al empleado cuando usa su veh\u00edculo personal para desplazarse por motivos laborales<\/strong>. Cubre el desgaste del veh\u00edculo, el combustible, el seguro y el mantenimiento proporcional al uso profesional, no el coste exacto de cada repostaje.<\/p>\n\n\n\n

Hacienda no exige facturas de gasolina para justificar el reembolso. Lo que exige es poder acreditar que el desplazamiento existi\u00f3 y ten\u00eda finalidad laboral<\/strong>: fecha, origen, destino, motivo y kil\u00f3metros recorridos.<\/p>\n\n\n\nGesti\u00f3n de gastos de una empresa<\/strong><\/span> C\u00f3mo controlar dietas, viajes y notas de gasto de la plantilla.
<\/a><\/bzn-note>\n\n\n\n

A cu\u00e1nto se paga el kilometraje en 2026: tasa Hacienda y excepciones forales<\/h2>\n\n\n\n

La empresa decide cu\u00e1nto paga por kil\u00f3metro<\/strong>. No existe una tarifa m\u00ednima obligatoria por ley, salvo que el convenio colectivo aplicable establezca otra cosa. La Orden HFP\/792\/2023<\/a> es el l\u00edmite por encima del cual el reembolso deja de estar exento de IRPF y de cotizaci\u00f3n a la Seguridad Social.<\/p>\n\n\n\n

Territorio<\/th>L\u00edmite exento<\/th>Empresa paga 0,20 \u20ac\/km<\/th>Empresa paga 0,40 \u20ac\/km<\/th><\/tr><\/thead>
Territorio com\u00fan<\/strong><\/td>0,26 \u20ac\/km<\/td>0,20 \u20ac exentos \u00b7 0 \u20ac tributan<\/td>0,26 \u20ac exentos \u00b7 0,14 \u20ac tributan<\/td><\/tr>
Euskadi<\/strong><\/td>0,29 \u20ac\/km<\/td>0,20 \u20ac exentos \u00b7 0 \u20ac tributan<\/td>0,29 \u20ac exentos \u00b7 0,11 \u20ac tributan<\/td><\/tr>
Navarra<\/strong><\/td>0,36 \u20ac\/km<\/td>0,20 \u20ac exentos \u00b7 0 \u20ac tributan<\/td>0,36 \u20ac exentos \u00b7 0,04 \u20ac tributan<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

La empresa puede fijar una tasa superior al l\u00edmite exento<\/strong>. El exceso se declara como rendimiento del trabajo del empleado y RR. HH. lo gestiona en la n\u00f3mina correspondiente.<\/p>\n\n\n\n

Para que el reembolso sea v\u00e1lido fiscalmente, el trayecto tiene que justificarse con origen, destino, fecha, motivo y kil\u00f3metros<\/strong> recorridos. <\/p>\n\n\n\n

Qu\u00e9 incluye el reembolso de kilometraje y qu\u00e9 no<\/h2>\n\n\n\n

El reembolso solo aplica cuando el empleado usa su propio veh\u00edculo para desplazarse fuera de su centro de trabajo habitual por motivos laborales. El trayecto de casa al trabajo no est\u00e1 incluido. Si varios compa\u00f1eros comparten el coche, solo el propietario puede solicitar el reembolso.<\/p>\n\n\n\n

Incluido en el reembolso<\/th>Incluido en el reembolso con justificante aparte<\/th>No reembolsable<\/th><\/tr><\/thead>
Combustible<\/td>Peajes<\/td>Multas de tr\u00e1fico<\/td><\/tr>
Desgaste y amortizaci\u00f3n del veh\u00edculo<\/td>Parking<\/td>Multas de aparcamiento<\/td><\/tr>
Mantenimiento y reparaciones<\/td><\/td>Limpieza del veh\u00edculo<\/td><\/tr>
Seguro del veh\u00edculo (parte proporcional)<\/td><\/td>Compra o leasing del veh\u00edculo<\/td><\/tr>
ITV e impuesto de circulaci\u00f3n (parte proporcional)<\/td><\/td>Trayecto de casa al centro de trabajo<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

C\u00f3mo calcular los gastos de kilometraje en n\u00f3mina<\/h2>\n\n\n\n

La f\u00f3rmula es: kil\u00f3metros recorridos \u00d7 tasa por kil\u00f3metro = importe a reembolsar<\/strong>. El resultado determina tanto el importe que recibe el empleado como el tratamiento fiscal que RR. HH. aplica en n\u00f3mina seg\u00fan la tasa que haya fijado la empresa.<\/p>\n\n\n\n

Ejemplo de c\u00e1lculo de gasto por kilometraje<\/h3>\n\n\n\n

Un empleado recorre 300 km en un mes por visitas a clientes. La empresa tiene fijada una tasa de 0,35 \u20ac\/km, por encima del l\u00edmite exento de Hacienda.<\/p>\n\n\n\n

\n

300 km \u00d7 0,35 \u20ac\/km = 105 \u20ac total a reembolsar.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

De los 105 \u20ac, 78 \u20ac est\u00e1n exentos de IRPF y cotizaci\u00f3n a la Seguridad Social <\/strong>(300 km \u00d7 0,26 \u20ac\/km). Los 27 \u20ac restantes corresponden al tramo que supera el l\u00edmite exento (300 km \u00d7 0,09 \u20ac\/km) y RR. HH. los declara en n\u00f3mina como rendimiento del trabajo del empleado.<\/p>\n\n\n\nC\u00f3mo gestionar las dietas y los vi\u00e1ticos y gastos de viaje<\/strong> <\/span>
\u00bfQu\u00e9 importe se debe abonar al empleado en concepto de dietas laborales?<\/a><\/br><\/bzn-note>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

C\u00f3mo justificar los gastos de kilometraje ante Hacienda<\/h2>\n\n\n\n

La carga de la prueba recae en la empresa<\/strong>, no en el empleado. Si Hacienda inspecciona los registros de kilometraje, la empresa tiene que poder acreditar que cada desplazamiento existi\u00f3 y ten\u00eda finalidad laboral.<\/p>\n\n\n\n

Los campos m\u00ednimos que debe contener el registro de cada desplazamiento<\/strong> son: fecha, origen, destino, motivo profesional, kil\u00f3metros recorridos y veh\u00edculo utilizado. Hacienda no exige facturas de combustible para validar el kilometraje. Los peajes y el parking s\u00ed requieren el ticket o factura original.<\/p>\n\n\n\n

Lo que Hacienda verifica en una inspecci\u00f3n es la coherencia del registro<\/strong>: que los trayectos sean compatibles con la actividad laboral del empleado, que las distancias sean l\u00f3gicas y que no haya desplazamientos en d\u00edas festivos sin justificaci\u00f3n. Un registro con datos incompletos o contradicciones internas invalida la exenci\u00f3n y convierte todo el reembolso en rendimiento del trabajo sujeto a retenci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

C\u00f3mo gestionar los gastos de kilometraje<\/h2>\n\n\n\n

El departamento de RR. HH. puede gestionar los gastos de kilometraje de tres formas: de forma manual, con un software de gesti\u00f3n de gastos<\/a> o con tarjetas corporativas que eliminan el reembolso posterior.<\/p>\n\n\n\n

Gesti\u00f3n manual de los gastos de kilometraje<\/h3>\n\n\n\n

El empleado env\u00eda por correo o Excel los kil\u00f3metros recorridos<\/strong> y RR. HH. verifica cada registro, comprueba que la tasa aplicada es la vigente, calcula el importe exento y lo introduce manualmente en n\u00f3mina. Los peajes y el parking se gestionan aparte, revisando cada ticket uno a uno.<\/p>\n\n\n\n

El volumen de correos, hojas de c\u00e1lculo y justificantes sin clasificar que acumula el departamento al cierre de cada mes multiplica el riesgo de error<\/strong>: kil\u00f3metros estimados sin verificar, tasas desactualizadas o tickets extraviados que invalidan la exenci\u00f3n ante una inspecci\u00f3n de Hacienda.<\/p>\n\n\n\n

Software de gastos con kilometraje autom\u00e1tico<\/h3>\n\n\n\n

Un software de gesti\u00f3n de gastos permite automatizar el c\u00e1lculo del kilometraje. El empleado indica origen y destino, y el sistema calcula el trayecto<\/strong>, aplica la tasa configurada por la empresa y genera el importe autom\u00e1ticamente. Admite paradas intermedias, ida y vuelta, y recalcula si cambia el recorrido. La ruta completa queda registrada en el informe con valor probatorio ante Hacienda.<\/p>\n\n\n\n

RR. HH. revisa las solicitudes, aprueba o rechaza <\/strong>con comentario y el dato entra directamente en n\u00f3mina sin introducci\u00f3n manual. El registro incluye firma digital que acredita qui\u00e9n aprob\u00f3 qu\u00e9 y cu\u00e1ndo.<\/p>\n\n\n\n

\"kilometraje-automatico-gastos\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Bizneo HR calcula autom\u00e1ticamente la distancia entre origen y destino, aplica la tasa exenta configurada por la empresa y genera el informe de kilometraje<\/strong> listo para el cierre de n\u00f3mina, eliminando la entrada manual de datos y el riesgo de aplicar una tasa desactualizada.<\/p>\n\n\n\n

OCR para tickets de peajes y parking<\/h3>\n\n\n\n

Un software con OCR en la gesti\u00f3n de gastos<\/a> automatiza la captura del ticket del peaje o parking<\/strong> desde el m\u00f3vil. El empleado hace una foto y el sistema extrae proveedor, fecha, importe e IVA al instante, sin teclear nada. El gasto queda registrado y clasificado con validez legal <\/strong>ante la AEAT, lo que elimina la obligaci\u00f3n de conservar el ticket f\u00edsico para una inspecci\u00f3n posterior.<\/p>\n\n\n\n

\"OCR<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Bizneo HR extrae autom\u00e1ticamente los datos del ticket de peaje o parking mediante IA<\/strong>, completa el formulario al instante y registra el gasto con firma digital y validez legal ante la AEAT, eliminando el archivo de justificantes en papel<\/strong> y el riesgo de tickets extraviados al cierre del mes.<\/p>\n\n\n\n

Tarjetas corporativas para gasolina, peajes y parking<\/h3>\n\n\n\n

Las tarjetas corporativas<\/a> son una alternativa al modelo de reembolso posterior por kil\u00f3metros<\/strong>. En lugar de que el empleado adelante el dinero de gasolina, peajes y parking y espere al cierre de n\u00f3mina para recuperarlo, la empresa cubre cada gasto en tiempo real con la tarjeta. El empleado no adelanta nada de su bolsillo.<\/p>\n\n\n\n

Con tarjeta corporativa, la empresa paga los costes directos del desplazamiento<\/strong> como gasto de empresa, sin pasar por el c\u00e1lculo de la tasa exenta por km. La empresa configura l\u00edmites por categor\u00eda y periodo, y un pago fuera de la pol\u00edtica se rechaza autom\u00e1ticamente.<\/p>\n\n\n\n

\"Configuracion-tarjeta-corporativa\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Bizneo HR emite tarjetas corporativas configurables por empleado con l\u00edmites de gasto por categor\u00eda<\/strong> y periodo de renovaci\u00f3n. Cada pago queda registrado en el sistema en tiempo real, sin que el empleado tenga que adjuntar tickets ni RR. HH. procesar reembolsos individuales al cierre del mes.<\/p>\n\n\n\n

Los gastos de kilometraje concentran cada mes un volumen de verificaciones, c\u00e1lculos y justificantes que el departamento de RR. HH. tiene que resolver antes del cierre de n\u00f3mina. Digitalizar el proceso reduce los errores de c\u00e1lculo, garantiza la trazabilidad que exige Hacienda<\/strong> y elimina el circuito de reembolso posterior cuando la empresa opta por tarjetas corporativas.<\/p>\n\n\n\n

Bizneo HR integra el c\u00e1lculo autom\u00e1tico del kilometraje, la captura de tickets por OCR y las tarjetas corporativas en la misma plataforma <\/strong>que gestiona pren\u00f3minas, control horario y portal del empleado, eliminando las exportaciones manuales entre sistemas y el riesgo de errores en el cierre mensual.<\/p>\n\n\n\n

\"Software<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Preguntas frecuentes sobre gastos de kilometraje<\/h2>\n\n\n