{"id":35866,"date":"2023-05-11T12:55:40","date_gmt":"2023-05-11T11:55:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/?p=35866"},"modified":"2026-01-27T18:56:13","modified_gmt":"2026-01-27T17:56:13","slug":"nota-de-gastos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/nota-de-gastos\/","title":{"rendered":"Nota de gastos | C\u00f3mo mejorar su registro con tecnolog\u00eda"},"content":{"rendered":"\n

Aunque elaborar una nota de gastos <\/strong>puede resultar relativamente sencillo, la gesti\u00f3n de estas dentro de una empresa puede complicarse m\u00e1s de la cuenta cuando la organizaci\u00f3n aumenta su personal.<\/p>\n\n\n\n

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Se calcula que el 60 % de empresas tiene hasta el 20 % de trabajadores rellenando este tipo de documentos administrativos habitualmente.<\/p><\/div>\n\n\n\n

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Sin un buen m\u00e9todo para gestionarlas, es sencillo que las horas dedicadas a la gesti\u00f3n de gastos de empleados<\/a> sean superiores a las deseadas<\/strong>. En la actualidad, son varias las empresas que siguen utilizando un modelo en papel de nota de gastos que los empleados deben rellenar mensualmente, aunque cada vez son menos las que apuestan por este m\u00e9todo. <\/p>\n\n\n\n

Por otro lado, son muchas las compa\u00f1\u00edas que apuestan por plantillas de gastos de empresa empleando Excel<\/strong>, y aunque mejora la opci\u00f3n anterior, sigue presentando muchos l\u00edmites y problemas.<\/p>\n\n\n\n

En la actualidad, el modelo de control de gastos ideal se basa en el uso de un software de gesti\u00f3n de gastos<\/a> especializado<\/strong>, puesto que este permite simplificar el proceso, agilizar la gesti\u00f3n y mejorar la comunicaci\u00f3n entre empleados, responsables y Recursos Humanos.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 es una nota de gastos?<\/h2>\n\n\n\n

Una nota de gastos es un documento en el que se recogen todos los gastos realizados por un empleado durante un periodo de tiempo determinado<\/strong>, generalmente un mes. Este tipo de documentos son muy utilizados por las empresas para llevar un control preciso de los gastos que se realizan.<\/p>\n\n\n\n

Los empleados rellenan el documento indicado por la empresa, ya sea manual o digitalmente, aportando los tickets que certifican que han realizado las transacciones indicadas. Este entrega la nota de gastos al departamento correspondiente<\/strong>, normalmente, a administraci\u00f3n o Recursos Humanos, para que la empresa pase a reembolsar los gastos efectuados por actividades laborales.<\/p>\n\n\n\n

\"Tipos<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Los gastos adjuntados deben estar justificados y entrar dentro de la pol\u00edtica de gastos<\/strong> de la empresa, aunque estos suelen estar relacionados con dietas, transporte, kilometraje<\/a>, etc. Las notas de gastos suelen incluir diferentes campos que los empleados deben rellenar<\/strong>, como el nombre del proveedor, el concepto, el importe y la fecha. Tambi\u00e9n puede incluir campos adicionales<\/strong> para una mayor informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\nGesti\u00f3n de gastos de una empresa | M\u00e1s f\u00e1cil con Bizneo HR<\/strong> <\/span>
C\u00f3mo registrar y aprobar los gastos de los empleados<\/a><\/br><\/bzn-note>\n\n\n\n

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\u00bfC\u00f3mo se elaboran las notas de gastos?<\/h2>\n\n\n\n

Las empresas emplean diferentes metodolog\u00edas que permiten recoger la hoja de registro de gastos realizados por los empleados para contabilizarlos de forma correcta. Primero, los empleados rellenan la nota de gastos mensualmente<\/strong>, adjuntando los justificantes correspondientes. Estos se los env\u00edan a sus responsables que ser\u00e1n los encargados de transferirlos al departamento de administraci\u00f3n o RR. HH.<\/p>\n\n\n\n

El segundo paso es realizar una supervisi\u00f3n interna <\/strong>para comprobar los que los gastos sean reales y se ajustan a las pol\u00edticas preestablecidas. En caso de que sean correctos, estos se incorporan a la contabilidad de la empresa<\/strong>, los cuales m\u00e1s tarde se incorporar\u00e1n a su vez a la n\u00f3mina de los empleados<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Aunque todo esto puede parecer sencillo, no lo es tanto cuando el volumen de empleados es elevado<\/strong>. Por ello, es importante utilizar herramientas que permitan aumentar la eficiencia de todo el proceso, as\u00ed como facilitar la comunicaci\u00f3n. \u00bfPero cu\u00e1les son las principales v\u00edas para gestionar notas de pago?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

M\u00e9todo tradicional: nota de gastos en papel<\/h3>\n\n\n\n

Gestionar las notas de gasto en formato papel <\/strong>es ya algo extra\u00f1o en el mundo actual. Se trata de una plantilla que los empleados rellenan y entregan a sus responsables, adjuntando todos los justificantes. Este m\u00e9todo no solo es poco eficiente, sino que tiene un amplio margen de error.<\/p>\n\n\n\n

Adem\u00e1s, como la contabilidad suele estar informatizada, esto a\u00f1ade trabajo a los responsables de gestionar las notas de gastos<\/strong>, ya que tienen que digitalizar todos estos datos para incorporarlo al sistema. Este es sin duda alguno un m\u00e9todo arcaico<\/strong> que puede llevar a constantes errores y malestar entre todas las partes.<\/p>\n\n\n\n\u00bfCu\u00e1ntos procesos de RR. HH. tienes sin automatizar? <\/strong><\/span>Descubre c\u00f3mo los workflows automatizan tareas y gestiones de Recursos Humanos<\/a><\/bzn-info>\n\n\n\n

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Los l\u00edmites de las plantillas de gasto en Excel<\/h3>\n\n\n\n

Otro m\u00e9todo ya m\u00e1s generalizado y empleado en muchas empresas son las populares plantillas de Excel para gestionar las notas de gastos.<\/strong> Aunque es un m\u00e9todo mucho m\u00e1s adecuado y con buenas posibilidades, este se vuelve insostenible con el paso del tiempo<\/strong>, ya que presenta algunos l\u00edmites dif\u00edciles de salvar.<\/p>\n\n\n\n

Por un lado, la gesti\u00f3n sigue siendo demasiado manual<\/strong>. El empleado tiene que introducir los datos en la nota de gastos de Excel, as\u00ed como entregar los justificantes, aunque este puede fotografiarlos y enviarlos por correo electr\u00f3nico. Despu\u00e9s, recursos humanos debe contabilizarlos de manera manual. Demasiadas posibilidades de cometer errores.<\/p>\n\n\n\n

Por otro lado, existe una importante falta de flexibilidad<\/strong>. Aunque una plantilla de nota de gastos puede ser suficiente en muchas ocasiones, en otras es necesario introducir datos que no estaban contemplados en la plantilla. Y en este caso, la modificaci\u00f3n de esta es tediosa y suele conllevar errores. Tampoco es sencillo realizar cambios<\/strong>, ya que estos afectan a todos los empleados, lo que afectar\u00e1 al an\u00e1lisis posterior.<\/p>\n\n\n\n

Asimismo, las hojas de Excel no se integran con los dem\u00e1s sistemas de trabajo<\/strong>. Se trata de una herramienta aislada que dificulta tanto la gesti\u00f3n de estos datos como la comunicaci\u00f3n. Es un m\u00e9todo ineficiente y complicado que aumenta el riesgo de errores<\/strong> y conlleva m\u00e1s horas de trabajo<\/strong> para todas las partes, lo que se traduce tambi\u00e9n en un mayor coste econ\u00f3mico para la empresa, ya que la gesti\u00f3n de notas de gasto es una tarea improductiva.<\/p>\n\n\n\n

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Un software de notas de gasto, la mejor opci\u00f3n para las empresas<\/h3>\n\n\n\n

La soluci\u00f3n a todos estos problemas es el uso de un software de notas de gasto<\/strong>. Se trata de una herramienta digital que permite agilizar esta tarea y mejorar la comunicaci\u00f3n entre todas las partes<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

El empleado introduce su nota de gasto mensualmente a trav\u00e9s del m\u00f3dulo de gastos<\/strong>, ya sea a trav\u00e9s de la web o una aplicaci\u00f3n m\u00f3vil. Este proceso ya evita un sin fin de errores<\/strong>, ya que el trabajador mismo podr\u00e1 elegir cu\u00e1l es la categor\u00eda de sus gastos, no podr\u00e1 introducir datos err\u00f3neos, pues estos se acomodar\u00e1n a la pol\u00edtica establecida por la empresa. <\/p>\n\n\n\n

\"Control<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Tambi\u00e9n es posible adjuntar tickets de forma digital<\/strong> en el propio sistema, por lo que todo est\u00e1 unificado. La informaci\u00f3n le llega inmediatamente al responsable<\/strong> de procesarla y verificar que los datos introducidos son correctos. <\/p>\n\n\n\n

\"Software<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Adem\u00e1s, este recibe una notificaci\u00f3n cuando se crea alguna nota de gastos,<\/strong> aumentando la eficiencia del proceso. Asimismo, se incluye un hist\u00f3rico de peticiones <\/strong>o la posibilidad de realizar informes, algo vital para cualquier empresa.<\/p>\n\n\n\n

\"Gesti\u00f3n<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Ventajas de un software de nota de gastos<\/h4>\n\n\n\n