{"id":35859,"date":"2022-11-21T15:46:09","date_gmt":"2022-11-21T14:46:09","guid":{"rendered":"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/?p=35859"},"modified":"2026-08-18T08:35:15","modified_gmt":"2026-08-18T07:35:15","slug":"gestion-de-gastos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.bizneo.com\/blog\/gestion-de-gastos\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n de gastos de una empresa: c\u00f3mo controlar dietas, viajes y notas de gasto"},"content":{"rendered":"\n

Gestionar las notas de gastos de la plantilla sigue siendo una de las tareas m\u00e1s repetitivas y propensas a errores del departamento de RR. HH. Dietas, kilometraje, alojamiento, transporte: cada mes, decenas o cientos de justificantes pasan por un circuito de registro, aprobaci\u00f3n y reembolso que consume tiempo de empleados, m\u00e1nagers y el propio equipo de personas.<\/p>\n\n\n\n

19<\/text>%<\/text><\/svg><\/div>

Seg\u00fan la GBTA Foundation<\/a>, el 19 % de los informes de gastos contiene errores y cada uno cuesta 18 minutos y 52 $ adicionales en corregirse. <\/p><\/div>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

El coste oculto de procesar gastos de forma manual supera con creces el de automatizar el proceso. La diferencia entre una gesti\u00f3n de gastos que funciona y una que genera fricci\u00f3n est\u00e1 en tres elementos: una pol\u00edtica de gastos clara, un flujo de aprobaci\u00f3n definido y la herramienta adecuada para ejecutarlos.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n de gastos de una empresa?<\/h2>\n\n\n\n

La gesti\u00f3n de gastos de una empresa es el proceso de registrar, aprobar y reembolsar los gastos que la plantilla genera<\/strong> en el ejercicio de su actividad profesional. Abarca desde el momento en que un empleado paga una cena de trabajo o un billete de tren hasta que el importe queda contabilizado y devuelto.<\/p>\n\n\n\n

Los gastos que requieren un circuito de justificaci\u00f3n, aprobaci\u00f3n y reembolso<\/strong> son los que m\u00e1s fricciones generan entre el empleado, su responsable y el equipo de RR. HH. Son tambi\u00e9n los que m\u00e1s se benefician de una pol\u00edtica clara y una herramienta que los automatice.<\/p>\n\n\n\n

Una gesti\u00f3n de gastos sin control genera desajustes contables al cierre de mes<\/strong>, reembolsos que se retrasan semanas y producen malestar en la plantilla, y falta de visibilidad sobre cu\u00e1nto gasta realmente cada departamento. Para evitarlo, el punto de partida es una nota de gastos<\/a> bien estructurada.<\/p>\n\n\n\n

Tipos de gastos de empresa asociados a los empleados<\/h2>\n\n\n\n

Para gestionar los gastos de forma eficiente, el departamento de RR. HH. necesita clasificarlos antes de establecer pol\u00edticas, l\u00edmites y flujos de aprobaci\u00f3n. La distinci\u00f3n principal es entre gastos fijos y gastos variables.<\/p>\n\n\n\n

\"Tipos<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Gastos fijos<\/h3>\n\n\n\n

Los gastos fijos son aquellos que la empresa asume de forma recurrente como parte de las condiciones laborales del empleado<\/strong>. Tel\u00e9fono m\u00f3vil de empresa, renting de veh\u00edculo, seguro m\u00e9dico privado o abono de transporte son los m\u00e1s habituales.<\/p>\n\n\n\n

Su gesti\u00f3n es sencilla porque el importe no var\u00eda<\/strong> mes a mes. RR. HH. los valida al incorporar al empleado o al modificar sus condiciones, y a partir de ese momento se replican autom\u00e1ticamente en cada n\u00f3mina. Solo se revisan si cambian las condiciones del contrato o la pol\u00edtica de la empresa.<\/p>\n\n\n\n

Parte de estos gastos puede configurarse como retribuci\u00f3n flexible<\/strong>, lo que permite al empleado destinar una parte de su salario bruto a servicios con ventajas fiscales (guarder\u00eda, seguro m\u00e9dico, formaci\u00f3n)<\/strong>. La empresa no aumenta su coste salarial y el empleado obtiene mayor poder adquisitivo neto.<\/p>\n\n\n\nRetribuci\u00f3n flexible <\/strong><\/span> 11 Ejemplos de pago en especie y c\u00f3mo implementar un plan de retribuci\u00f3n flexible
<\/a><\/bzn-info>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Gastos variables<\/h3>\n\n\n\n

Los gastos variables son aquellos que no est\u00e1n relacionados de manera fija con la n\u00f3mina y pueden variar en funci\u00f3n de diferentes factores<\/strong>, como por ejemplo la cantidad de reuniones o viajes realizados por trabajo (dietas, alojamientos eventuales, combustibles, taxis, reembolso de material para la empresa…).<\/p>\n\n\n\n

Es decir, puede haber meses en los que no se refleje ning\u00fan tipo de gasto para un empleado en concreto que en meses anteriores s\u00ed los ha reflejado. El control de gastos variables tiene una complejidad mucho mayor, sobre todo cuando hablamos de empresas medianas y grandes, pues el volumen de estos puede aumentar considerablemente en ciertos momentos del a\u00f1o.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Asimismo, el control de gastos variable de una empresa incluye una tarea adicional m\u00e1s all\u00e1 de la contabilidad pura. Se trata del flujo de trabajo asociado a la aprobaci\u00f3n y el reembolso de gastos<\/strong>. En este caso, es recomendable que la empresa establezca unos canales de comunicaci\u00f3n eficientes y claros, de manera que se minimice el tiempo dedicado a gestionar los gastos.<\/p>\n\n\n\n

\"Kit<\/a><\/figure>\n\n\n\n

C\u00f3mo gestionar los gastos de los empleados paso a paso<\/h2>\n\n\n\n

Una gesti\u00f3n de gastos eficiente se construye sobre tres pilares: una pol\u00edtica que defina las reglas, un flujo de aprobaci\u00f3n que las aplique y una herramienta que automatice la ejecuci\u00f3n. Sin cualquiera de los tres, el proceso genera fricciones que acaban afectando al equipo de RR. HH., a los m\u00e1nagers y a los propios empleados.<\/p>\n\n\n\n

1. Definir la pol\u00edtica de gastos de la empresa<\/h3>\n\n\n\n

La pol\u00edtica de gastos es el documento que establece qu\u00e9 puede gastar cada empleado, en qu\u00e9 categor\u00edas, con qu\u00e9 l\u00edmites y qu\u00e9 documentaci\u00f3n debe aportar <\/strong>para justificarlo. Sin pol\u00edtica, cada gasto se convierte en una negociaci\u00f3n entre el empleado, su m\u00e1nager y el equipo de RR. HH.<\/p>\n\n\n\n

Una pol\u00edtica bien definida especifica al menos cinco puntos<\/strong>: categor\u00edas de gasto permitidas (dietas, transporte, alojamiento, material), importes m\u00e1ximos por categor\u00eda y por periodo, formato del justificante exigido (ticket, factura, captura digital), plazo m\u00e1ximo para presentar la solicitud y consecuencias de incumplimiento.<\/p>\n\n\n\n

\"Gesti\u00f3n<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Bizneo HR permite definir l\u00edmites por categor\u00eda, rango y departamento<\/strong>. Cuando un empleado registra un gasto fuera de los l\u00edmites definidos, la solicitud se rechaza de manera autom\u00e1tica, sin que RR. HH. tenga que intervenir en cada caso<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

2. Establecer un flujo de aprobaci\u00f3n claro<\/h3>\n\n\n\n

El flujo de aprobaci\u00f3n define qui\u00e9n revisa y autoriza cada gasto <\/strong>antes de que se contabilice y se reembolse. Sin un flujo definido, las solicitudes se acumulan en bandejas de correo, los m\u00e1nagers no saben si les corresponde aprobar y el empleado espera semanas sin respuesta.<\/p>\n\n\n\n

La comunicaci\u00f3n entre las partes es tan importante como la cadena de aprobaci\u00f3n. El empleado necesita saber en qu\u00e9 estado est\u00e1 su solicitud<\/strong> (pendiente, aprobada, rechazada) sin tener que preguntar. El m\u00e1nager necesita un aviso cuando tiene solicitudes pendientes<\/strong>. RR. HH. necesita visibilidad global de todo el flujo para detectar retrasos.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Bizneo HR automatiza los flujos de aprobaci\u00f3n con notificaciones en tiempo real para empleados, m\u00e1nagers y RR. HH. Cada solicitud avanza por la cadena de aprobaci\u00f3n definida por la empresa y todas las partes reciben avisos autom\u00e1ticos en cada cambio de estado.<\/p>\n\n\n\n

3. Digitalizar el registro y la subida de gastos<\/h3>\n\n\n\n

Muchas empresas siguen gestionando los gastos de sus empleados con hojas de c\u00e1lculo, correos electr\u00f3nicos y tickets en papel acumulados en sobres a final de mes. El resultado es un proceso lento, opaco y con un margen de error alto<\/strong> tanto para el empleado que registra como para RR. HH. que contabiliza.<\/p>\n\n\n\n

Digitalizar la gesti\u00f3n de gastos significa que el empleado registra cada gasto en el momento en que se produce, desde cualquier dispositivo. No espera a final de mes para recopilar justificantes ni depende de estar en la oficina para enviar la solicitud. El m\u00e1nager recibe la petici\u00f3n al instante y puede aprobarla o rechazarla en un clic<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

\"OCR<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Bizneo HR elimina la introducci\u00f3n manual de datos con OCR basado en IA<\/strong>. El empleado hace una foto del ticket desde la app m\u00f3vil, pulsa \u00abRellenar con IA\u00bb y el sistema extrae autom\u00e1ticamente proveedor, fecha, importe, IVA y n\u00famero de factura, completando el formulario al instante.<\/p>\n\n\n\n

4. Controlar el gasto en tiempo real con tarjetas corporativas<\/h3>\n\n\n\n

El modelo tradicional de gesti\u00f3n de gastos funciona a posteriori<\/strong>. El empleado paga de su bolsillo, guarda el justificante, rellena la solicitud y espera el reembolso. La empresa solo sabe cu\u00e1nto se ha gastado cuando la solicitud llega a RR. HH., a veces semanas despu\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Las tarjetas corporativas invierten ese modelo. La empresa asigna una tarjeta a cada empleado con un presupuesto y unas categor\u00edas de gasto predefinidas. El control ocurre antes del pago, no despu\u00e9s<\/strong>. Si el empleado intenta pagar en una categor\u00eda no permitida o supera el l\u00edmite configurado, la tarjeta rechaza la operaci\u00f3n al instante.<\/p>\n\n\n\n

Cada pago con tarjeta queda registrado autom\u00e1ticamente en la plataforma sin que nadie tenga que rellenar un informe ni adjuntar un ticket. La conciliaci\u00f3n manual entre justificantes y movimientos bancarios desaparece porque el gasto ya nace vinculado al empleado, la categor\u00eda y el importe real<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

\"Tarjetas<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Bizneo HR emite tarjetas corporativas virtuales o f\u00edsicas desde la propia ficha del empleado. Cada tarjeta se configura con l\u00edmites por importe, periodo de renovaci\u00f3n y categor\u00edas permitidas<\/strong> (combustible, alojamiento, restaurante, transporte). Un pago fuera de la pol\u00edtica se rechaza solo, sin que nadie tenga que revisarlo ni aprobarlo a mano.<\/p>\n\n\n\n

5. Analizar los datos con informes autom\u00e1ticos<\/h3>\n\n\n\n

Registrar y aprobar gastos es solo la mitad del proceso. La otra mitad es convertir esos datos en informaci\u00f3n \u00fatil para tomar decisiones<\/strong>. Sin informes, el departamento de RR. HH. sabe que aprob\u00f3 gastos pero no puede responder preguntas b\u00e1sicas como cu\u00e1nto gasta cada departamento, en qu\u00e9 categor\u00edas se concentra el gasto o si hay empleados con patrones de gasto an\u00f3malos.<\/p>\n\n\n\n

Los informes de gastos permiten detectar tendencias antes de que se conviertan en problemas<\/strong>. Si el gasto en dietas de un equipo comercial se duplica en un trimestre, RR. HH. puede revisar si ha habido un aumento real de actividad o si la pol\u00edtica necesita un ajuste de l\u00edmites.<\/p>\n\n\n\n

\"Informe<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Bizneo HR genera informes autom\u00e1ticos de gastos por categor\u00eda, departamento y empleado, con hist\u00f3rico de solicitudes y detecci\u00f3n de patrones<\/strong>. Los datos se exportan en formatos compatibles con auditor\u00edas para que el cierre de mes no dependa de recopilar informaci\u00f3n a mano.<\/p>\n\n\n\n

Gesti\u00f3n de gastos manual vs. gesti\u00f3n de gastos automatizada<\/h2>\n\n\n\n

La diferencia entre gestionar gastos de manera manual y hacerlo con un software de gesti\u00f3n de gastos<\/a> no es solo de velocidad. Afecta a la tasa de error, al tiempo que dedica RR. HH., a la experiencia del empleado y al cumplimiento normativo.<\/p>\n\n\n\n

Tarea<\/th>M\u00e9todo manual (Excel\/papel)<\/th>Con software<\/th><\/tr><\/thead>
Registro del gasto<\/strong><\/td>El empleado acumula tickets y los introduce a mano a final de mes<\/td>El empleado fotograf\u00eda el ticket en el momento y el OCR extrae los datos autom\u00e1ticamente<\/td><\/tr>
Aprobaci\u00f3n<\/strong><\/td>Por correo electr\u00f3nico o en persona, sin trazabilidad ni plazos definidos<\/td>Flujo de aprobaci\u00f3n autom\u00e1tico con notificaciones y escalado si hay retraso<\/td><\/tr>
Reembolso<\/strong><\/td>Depende de que RR. HH. procese manualmente cada solicitud aprobada<\/td>Se activa autom\u00e1ticamente tras la aprobaci\u00f3n, con registro del pago<\/td><\/tr>
Informes<\/strong><\/td>Se elaboran manualmente cruzando hojas de c\u00e1lculo, normalmente una vez al trimestre<\/td>Se generan de forma autom\u00e1tica por categor\u00eda, departamento y empleado en tiempo real<\/td><\/tr>
Cumplimiento normativo<\/strong><\/td>La empresa conserva tickets en papel y conf\u00eda en que no se pierdan ni deterioren<\/td>Los gastos firmados digitalmente tienen validez legal y quedan almacenados de forma segura<\/td><\/tr>
Tasa de error<\/strong><\/td>El 19% de los informes contiene errores (GBTA)<\/td>La captura autom\u00e1tica de datos reduce los errores de transcripci\u00f3n al m\u00ednimo<\/td><\/tr>
Tiempo dedicado por RR. HH.<\/strong><\/td>20 minutos por informe + 18 minutos adicionales por cada correcci\u00f3n (GBTA)<\/td>El tiempo se concentra en revisar excepciones, no en procesar solicitudes una a una<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

El coste de la gesti\u00f3n manual crece con cada empleado que se incorpora a la empresa. Una empresa de 100 empleados que procesa 200 notas de gasto al mes dedicar\u00eda m\u00e1s de 75 horas mensuales solo a registro y correcci\u00f3n<\/strong>, seg\u00fan los datos de la GBTA Foundation<\/a>. Ese tiempo equivale a casi un puesto a jornada completa dedicado exclusivamente a gestionar tickets.<\/p>\n\n\n\n

Qu\u00e9 debe tener un software de gesti\u00f3n de gastos de empresa<\/h2>\n\n\n\n

Elegir un software de gesti\u00f3n de gastos es una decisi\u00f3n operativa que afecta al d\u00eda a d\u00eda de los empleados, los m\u00e1nagers y el equipo de RR. HH. Cuatro criterios determinan si una herramienta de gesti\u00f3n de gastos se adopta con \u00e9xito o se abandona a los pocos meses.<\/p>\n\n\n\n