Software de gestión de personal | Gestión de personas a otro nivel

Utilizar un software de gestión de personal es cada vez más común en todo tipo de empresas. No cabe duda de que esta es una de las tareas más complejas a las que se enfrenta un departamento de Recursos Humanos, y que si no se utilizan las herramientas necesarias, alcanzar la eficiencia necesaria es casi imposible en la actualidad por el gran volumen de datos y áreas que se deben gestionar.

En un mundo donde la digitalización se ha adueñado de todo, seguir utilizando métodos tradicionales no tiene cabida, sobre todo porque la competencia es cada vez más feroz. Automatizar tareas administrativas con un software de Recursos Humanos con el objetivo de reducir la carga de trabajo y aumentar la productividad es ya indispensable. Por suerte, los programas de gestión de personal nos ofrecen todo lo necesario.

¿Qué es un software de gestión de personal y cómo ayuda a las empresas?

Un programa o software de gestión de personal es un tipo de solución informática que se encarga de automatizar la gestión de todos los datos y tareas relacionadas con el personal de una empresa. Desde la gestión de fichas de empleados, onboarding, gestión documental a los turnos de trabajo, control horario o vacaciones, entre muchas otras.

Aunque existen diferentes tipos de software de gestión de personal, todos ellos tienen el mismo objetivo: unificar y agilizar todas las tareas administrativas relacionadas con el capital humano de una organización. Este se trata de un punto vital para el crecimiento y desarrollo de una empresa, por lo que aumentar su eficiencia al máximo exponente es algo que cualquier organización desearía.

Aunque hace algunos años que es posible utilizar programas de gestión de personal, no había una suite completa que resolviera todas las necesidades de un departamento de RR.HH. Sin embargo, en la actualidad podemos acceder a herramientas muy completas que nos ofrecen todas las funcionalidades necesarias en un solo lugar, aumentando así la productividad.

Asimismo, se tratan de software de RR. HH. alojados en la nube a los que se puede acceder desde cualquier lugar, y donde los datos se encuentran alojados en servidores seguros y protegidos frente amenazas informáticas.

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¿Qué ventajas aporta un software de gestión de personal?

Cuando hablamos de software de gestión de personal, hablamos también de automatización de tareas repetitivas que quitan mucho tiempo a los empleados de recursos humanos.

Algunas de ellas se deben realizar cada mes, lo que al final del año supone un tiempo y dinero muy valioso para las organizaciones. Invertir en un programa de gestión de personal permite acabar con ello de un plumazo.

• Reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas
• Aumenta la productividad
• Elimina los errores humanos
• Centraliza y mejora el acceso a la información
• Permite tomar decisiones más inteligentes
• Facilita la organización del personal y de las tareas
• Deja más tiempo para tareas más creativas y a la personalización
• Aumenta la seguridad y fiabilidad de los datos
• Es flexible y escalable
• Garantiza una visión global de la empresa

¿Qué funcionalidades incluye un programa de gestión de personal?

Un software de gestión de personal incluye un gran número de funciones que aportan todas las ventajas anteriores. La automatización de procesos puede llevar al departamento de Recursos Humanos al siguiente nivel. En un mundo laboral tan competitivo como el actual, no cabe duda de que incorporar una herramienta de gestión de personal como esta es una sabia decisión.

Gestión de fichas y base de datos de los trabajadores

Mantener actualizada las bases de datos de los empleados es una tarea tan crucial como tediosa. Los programas de gestión de personal simplifican esta labor, centralizando todos los datos en un mismo lugar. Su manejo intuitivo no tiene nada que ver con las inmanejables plantillas de Excel.

Este módulo permite crear campos personalizados, utilizar filtros a medidas, realizar acciones masivas, disponer de un registro histórico de las fichas de los empleados, crear informes de la base de datos o gestionar todos los documentos desde el mismo sistema. Además, todos los están datos almacenados de forma segura en la nube respetando el RGPD.

Turnos, control horario, vacaciones y ausencias

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, es obligatorio llevar un control horario para todos los empleados. El programa de gestión de personal simplifica al máximo esta tarea, automatizando el fichaje y el cálculo de las horas extras de los empleados. El sistema permite registrar la entrada y salida a través de diferentes medios, incluyendo una app móvil o dispositivos biométricos.

También es posible personalizar el registro de jornada a medida, realizar control de horas por proyectos, funciones de supervisión para managers e informes que permiten cumplir con la ley de control horario. Por otro lado, un software de gestión de personal también incluye funciones para gestionar de forma sencilla las vacaciones de los empleados, las ausencias o los permisos.

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Software de gestión de personal para organizar a tu equipo

Otro punto importante que incluye un programa de gestión de personal es la posibilidad de elaborar el organigrama de la empresa. Gracias a ello podremos crear un mapa visual que muestra la estructura de la organización y las relaciones entre sus diferentes departamentos y cargos en tan solo unos clics, sin importar la complejidad de la organización.

Asimismo, el organigrama se irá actualizando automáticamente a medida que vayamos introduciendo datos nuevos. Además, el organigrama se puede utilizar para gestionar los permisos de acceso a la información teniendo en cuenta los departamentos o grupos de empleados.

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Gestión documental

La gestión documental es otra de las funcionalidades más interesantes de un programa de gestión de personal. Gracias a esta podremos compartir documentos corporativos como nóminas, contratos o revisiones salariales de forma automatizada. Además, encontrar cualquier documento que necesitamos es muy sencillo gracias a su buscador avanzado.

Los empleados podrán acceder al sistema documental desde cualquier lugar y trabajar colaborativamente entre ellos desde cualquier lugar y dispositivo. El gestor documental también incluye firma electrónica avanzada para contratos y documentos importantes digitalmente y con validez legal.

Software de gestión de personal para onboarding y offboarding

Un software de gestión de personal también incluye funcionalidades que facilitan las tareas relacionadas con el onboarding y offboarding de empleados. Por ejemplo, cada vez que se incorpore un nuevo empleado, podemos automatizar el flujo de comunicaciones de forma personalizada para que así el empleado tenga toda la información que necesita.

De la misma forma, cuando un empleado abandone la empresa, el programa de gestión de personal simplificará las tareas de desvinculación, como el cambio de los permisos de acceso a la información o el envío de la documentación necesaria.

Programa de gestión de personal con clima laboral

El clima laboral es otro de los factores que más influye en la productividad y el rendimiento de los empleados. Por ello, cada vez más empresas están utilizando herramientas de gestión de personal para medir y mejorar el clima laboral.

Un software de gestión de personal permite recopilar y analizar datos sobre el clima laboral mediante cuestionarios o encuestas online. Gracias a ello podemos detectar problemas en el entorno laboral y tomar medidas para mejorarlo. Todo ello de una forma confidencial y con información muy visual que nos permitirá tomar decisiones rápidas e inteligentes.

Software de gestión de personal con avisos de comunicaciones importantes

Un software de gestión de personal también ofrece funcionalidades enfocadas en mejorar la comunicación interna. Los workflows o flujos de trabajo permite automatizar avisos y comunicaciones importantes, como puede ser un cambio de horario o la aprobación de las vacaciones.

Cada vez que se produzca un evento importante, tanto trabajadores como responsables pueden recibir avisos de forma automática, sin necesidad de enviarlos manualmente. Así, todos los empleados estarán siempre al día sobre las novedades, evitando así malentendidos debidos a errores humanos.