Un sistema de seguimiento de candidatos ofrece una ventaja competitiva a empresas de todos los tamaños a la hora de contratar talento. Cada una es un mundo, pero todas ellas comparten unas necesidades de organización. La eficiencia también es importante, en especial cuando está en juego la gestión del talento humano.
Con un sistema de seguimiento es posible potenciar esta tarea, simplificarla y sacar todo el partido a un proceso de reclutamiento. Confiando en el ATS recruitment software adecuado, es posible conseguir una serie de ventajas que merece la pena conocer.
Tabla de contenidos
¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?
Un sistema de seguimiento de solicitantes es una herramienta de reclutamiento pensada para la selección de candidatos. A una sola oferta de empleo pueden llegar miles de solicitudes. Cotejarlas a mano no es una solución eficiente, por lo que se hacen necesarios programas de este tipo.
Su utilidad reside en que permite gestionar el proceso de selección de candidatos con rapidez y agilidad. Este abarca desde que llega la solicitud hasta la contratación final. La información de los diferentes candidatos se ordena en función de una serie de palabras clave y se almacena.
El proceso es automático y responde a la configuración que más le convenga a la empresa. Además, se mejora la trazabilidad de cada candidatura y es posible dividirlas para cada trabajo. Se realiza una criba curricular a través de una serie de filtros (killer questions), y así, solo pasan los candidatos más acordes al puesto. Solo pasa a la siguiente fase del proceso el verdadero talento diferencial.
Con un software de reclutamiento y selección, cada candidatura se trata en función de la etapa del proceso. Las solicitudes son clasificadas y ordenadas por diferentes criterios, lo que conduce a un mejor tratamiento de la información.
¿Por qué merece la pena un sistema de seguimiento de candidatos?
Un sistema de seguimiento de candidatos es un paso fundamental para la digitalización. Esto permite a las empresas mantener y ganar competitividad. Automatizar el proceso de gestión de candidaturas permite reorientar recursos a otras áreas más valiosas. Por descontado, se simplifica y perfecciona un sistema para encontrar aquellos perfiles más talentosos y se gana en precisión.
Además, el flujo de trabajo es más dinámico y la carga disminuye en el Departamento de Recursos Humanos. Sin embargo, una empresa de pequeño tamaño sin este departamento también podría aprovecharse de las ventajas del sistema de seguimiento de candidatos.
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7 ventajas de un sistema de seguimiento de candidatos
1. Tiempos de gestión reducidos
Optimizar la gestión del tiempo es crucial para cualquier organización. Un sistema de seguimiento permite manejar miles de solicitudes en poco tiempo. Además, las candidaturas no tienen por qué limitarse a un solo puesto.
Cada una se analizará y almacenará sin intervención humana. Así, el reclutador recibirá solo las más interesantes para tomar la decisión de contratar o no. Por tanto, se evita que pierda tiempo revisando cientos de documentos, algo que podría llevar días.
2. Seguimiento de las candidaturas
En cada proceso unos candidatos destacarán por encima de otros. Sea su trayectoria, aptitudes o experiencia, localizar aquellos perfiles más interesantes es crucial para separar el oro de la paja.
Un sistema de seguimiento de candidatos está pensado específicamente para esta tarea, pero no puede quedarse en algo tan sencillo. Realizar un seguimiento de los candidatos referenciados es importante. Las recomendaciones pueden jugar un papel decisivo para decantar un puesto, una razón de peso para tenerlas en cuenta.
3. Videoentrevistas y comunicación constante
Algo que ha demostrado la covid-19 es la importancia de las comunicaciones a distancia. Operar en línea es crucial para un buen software de reclutamiento. Las contrataciones se simplifican y no se detienen ante un amplio abanico de dificultades. El candidato obtendrá una actualización constante del estado de su perfil.
Además, la posibilidad de establecer una videoconferencia o reuniones virtuales es una opción muy atractiva. Solo es necesario tener acceso a la plataforma para empezar con la entrevista o cualquier otra gestión. No es necesario acudir a las oficinas de la empresa.
4. Reducción de costes
Una de las principales ventajas es la reducción de los costes. La intervención humana se reduce, la cantidad de papel utilizada también y toda la información se almacena en la nube, lo que implica un ahorro de espacio físico.
Además, difundir una oferta de empleo no es tan costoso. El sistema de seguimiento de solicitantes se encarga de enviarla a los principales portales. Por descontado, el proceso se realiza de forma autónoma y a través de un sencillo clic. La oferta aparecerá al poco tiempo y solo será necesario redactarla.
5. Organización por etapas
Un sistema de seguimiento de candidatos permite organizar las solicitudes por etapas. Cada una varía en función de los intereses de cada empresa, pero se consigue articular el proceso de una forma más efectiva.
Los perfiles aparecerán en diferentes etapas (preselección, selección o contratación) y se podrá acceder a ellas con total libertad. También es posible crear diferentes filtros con el fin de segmentar a los candidatos. Aparecerán separados por criterios como ubicación geográfica, edad, fecha de entrega de la solicitud, cargo al que se aspira y muchos más.
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6. Mejora en la experiencia del candidato
El peso de la experiencia del candidato ha crecido con el tiempo. Esta consiste en que el reclutamiento deje un buen sabor de boca entre los participantes. Puede que al final no consigan el puesto, pero la experiencia y la relación con la empresa fue positiva.
El candidato hablará bien de la organización entre sus amistades y puede que vuelva a inscribirse en otro proceso de reclutamiento. Por un lado, se consigue amplificar la marca y mejorar su imagen de forma indirecta. Por otro lado, se consigue una fidelización. Quizás una persona no sea idónea para un perfil, pero para otro puesto sí lo puede ser. Así, se retiene el talento para futuros procesos.
7. Generación de una base de datos de talento
La gestión del talento permite a una empresa mantener su competitividad. Crear una base de datos de candidatos con los perfiles más destacados es una apuesta de futuro. Quizás el puesto al que aspiraba un candidato no estaba abierto, pero su CV es excepcional. Perder a esta persona sería un error.
Con una base de datos se almacenan los perfiles más destacados, lo que también permite mantener un contacto y fomentar la fidelización. Así, cuando llegue el momento, la contratación podrá realizarse de forma rápida y sencilla.
