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Cómo llevar el registro horario sin máquinas de fichar

El Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, publicado por el Gobierno de España, estableció la obligatoriedad de registrar la jornada de trabajo y de llevar un control horario exhaustivo sobre la entrada y salida de los empleados de su puesto. Este persigue el objetivo de acabar con las horas extraordinarias no remuneradas en el ámbito laboral.

Las medidas contempladas para el control horario en dicho Real Decreto han entrado en vigor el 13 de mayo de 2019. Obviamente, para llevar el registro, la primera opción que a todos se nos viene a la cabeza es la del control biométrico mediante tarjetas, huellas dactilares o tornos a la entrada de la sede de la empresa. Sin embargo, la legislación contempla alternativas a la instalación de una máquina de fichar.

¿Por qué no es obligatorio contar con una máquina para fichar en el trabajo?

La instalación de una máquina de fichar puede ser una opción interesante para las empresas que centran su labor en un único establecimiento físico como, por ejemplo, una tienda o un edificio de oficinas.

Sin embargo, en un mundo en el que el teletrabajo está a la orden del día y en el que muchos empleados viajan asiduamente a otras ciudades, esta alternativa es inviable para llevar a cabo su registro de jornada. Además, hay muchas pequeñas empresas para las que la instalación de este tipo de dispositivos puede suponer un coste inasumible.

Diferentes opciones para registrar la jornada sin máquina para fichar en el trabajo

El papel

El Real Decreto al que hicimos referencia anteriormente contempla esta posibilidad. Sin embargo, es la menos preferida por buena parte de los trabajadores. Estos afirman que, llegada la hora de firmar a la hora de entrar y salir de su puesto, pueden sentir presión para no especificar el número de horas que han trabajado de más.

Asimismo, para las empresas supone menos automatización y mayores gastos de gestión al tener que realizar los registros de manera manual por parte de su personal de recursos humanos.

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Las hojas de cálculo

Excel es un método sencillo y barato para la entrada de datos. Sin embargo, puede que no sea el más adecuado para aquellas organizaciones que tienen un gran volumen de empleados. Por ejemplo, si en nuestra empresa aplicamos horarios complejos es más difícil administrar el mantenimiento de los datos sin dar lugar a errores o imprecisiones. Asimismo, los documentos excel no facilitan la comunicación del horario de trabajo a los empleados ya que nadie, a excepción de la persona que la crea, tiene acceso la hoja de cálculo.

Sistemas digitalizados

Sin duda, se trata de la alternativa más interesante y la que mejor se adapta a los tiempos que vivimos. En concreto, se trata de programas fundamentados en entornos digitales en versión móvil y de escritorio, es decir, a los cuales se puede acceder tanto a través de un smartphone o tablet como mediante un ordenador portátil o de sobremesa.

De este modo, el trabajador solo tiene que acceder a la plataforma cuando dé inicio su jornada laboral y, posteriormente, registrar el momento en el que ha acabado de manera remota. Se trata de la opción que mejor se ajusta a las necesidades de los teletrabajadores y a las de aquellos que necesitan viajar constantemente por razones laborales.

Además, se trata de un sistema mucho más económico, rápido y fácil de mantener que el de las máquinas para fichar convencionales. No hay que olvidar que, generalmente, son empresas especializadas las que ofrecen este servicio y las que se encargan de instruir a los trabajadores de la empresa, de adaptar el software a sus necesidades y de realizar cualquier arreglo en caso de que surja un problema.

El mejor ejemplo de ello es el de Bizneo HR. Nuestro software de registro horario se adapta a la perfección a todo tipo de empresas con casuísticas muy diferentes.

Además, ofrecemos demostraciones personalizadas para que nuestros clientes sepan, antes de pagar nada, cómo funciona el programa y qué beneficios pueden obtener de él. Solo tienes que hacer una llamada para saber cómo puede ayudarte a ti y a tu empresa en concreto.

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