A tomada de decisões numa empresa deve ser baseada em dados e informações concretos e de qualidade. Por este motivo, deve ser estabelecido um conjunto de indicadores KPI apropriados – também conhecidos como KPI’s de RH. A sua função é importante para acompanhar o desenvolvimento do planeamento estratégico e para agir conforme necessário.
Quando se trata de alcançar o sucesso de uma acção ou de um conjunto de acções, é essencial seleccionar os indicadores de RH mais apropriados. Neste artigo vamos explicar-lhe quais são, quais os benefícios que justificam a sua utilização e os diferentes tipos para que tenha uma base sólida que lhe permita começar a usá-los.
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Indicadores KPI vs métrica – representam o mesmo?
É relativamente comum confundir os dois conceitos. Na realidade, ambos medem vários factores que afectam o negócio, embora cada um deles em áreas diferentes. As métricas centram-se essencialmente na quantificação de parâmetros da actividade da organização ao longo do tempo. No geral, revelam de que forma está a correr o negócio, pois as constantes mudanças exigem uma monitorização adequada.
Os KPI’s de RH são utilizados para medir o progresso de uma estratégia, o desempenho de uma determinada acção e, também, se os objectivos estão a ser cumpridos. Os dados fornecidos são essenciais para a tomada de decisões e podem alterar completamente o rumo de um plano estratégico.
O que são os KPI’s de RH?
Os KPI’s de RH medem a concretização de metas de trabalho definidas numa estratégia, o desempenho de acções específicas ou, até mesmo, se uma equipa de profissionais está a cumprir a sua missão. Podem ser divididos em diferentes grupos e cada sector da economia utiliza um ou outro em função das suas necessidades.
Através da gestão de KPI’s é possível aperfeiçoar uma estratégia com informação empírica, pois será possível ver se o progresso das acções ou os resultados de um plano anterior foram fracos. Desta forma, os processos podem ser otimizados organicamente e podem ser tomadas decisões com base em dados concretos.
São compostos por números ou percentagens e é realmente importante escolhê-los criteriosamente. Não basta ter um grande número de indicadores KPI; é preciso seleccionar aqueles que se relacionam com os objectivos que se pretende atingir.
Por exemplo, se estiver a analisar a eficiência de um processo de recrutamento e seleção, é importante monitorizar a taxa de desempenho. No entanto, não será tão útil prestar atenção às promoções internas que aconteceram.
Ambos são indicadores de recrutamento e seleção, mas dizem respeito a situações diferentes que podem não necessitar de atenção ao mesmo tempo.
O que os indicadores KPI não são
Os indicadores chave de desempenho não são simplesmente métricas ou números únicos. A sua razão de ser é que quantificam objectivos e medem os progressos que estão a ser feitos. São indicadores do sucesso, mostrando quão perto está do seu objetivo, permitindo-lhe modificar a sua estratégia actual ou considerar novas acções.
Portanto, não apresentarão resultados. Isto é importante pois obriga a revisões diárias ou semanais. Uma métrica que é revista durante longos períodos de tempo e fornece dados que são o resultado da conclusão de um processo, não será um KPI.
Além disso, a sua relevância reside no impacto que têm sobre os factores-chave de sucesso de uma empresa. Os indicadores KPI são cruciais a este respeito, algo a que as métricas convencionais não podem corresponder.
Também não servem para promover acções inócuas ou potencialmente negativas, a menos que sejam mal interpretadas ou que o KPI seja mal definido. A sua utilidade reside em fornecer informação para tomar decisões positivas, que servem para desenvolver acções destinadas a atingir objectivos.
Características que os KPI’s de RH devem ter
- Specific (Específico): por exemplo, o KPI de RH deve referir-se a uma ação ou tarefa muito específica. Por exemplo: economia de 7% do tempo gasto em cada recrutamento.
- Mensurable (Mensurável): se não puder ser medido, não seria um KPI de Recursos Humanos, pois não podemos interpretar os dados ou usar ferramentas específicas de medição de KPI para fazê-lo.
- Achievable (Alcançável): as metas que estabelecemos para cada KPI de RH têm que ser realistas e adequadas às condições que temos.
- Relevant (Relevante): qualquer KPI para o departamento de Recursos Humanos deve ter uma função em si e estar focado na melhoria de uma área.
- Timely (Oportunamente): um KPI de Recursos Humanos deve se concentrar em um período de tempo específico e ser revisado periodicamente.
Benefícios dos KPI’s de RH
Os relatórios de KPI’s oferecem uma série de benefícios importantes, dos quais podemos destacar:
- Prestação de contas e transparência. Ao fornecer informação actualizada e acessível sobre o progresso de um projecto, a transparência na empresa é promovida. Qualquer empregado será capaz de verificar o progresso e fornecer feedback, melhorando assim o desempenho do trabalho.
- Combatem a desmotivação no trabalho. Os indicadores KPI permitem acompanhar o desempenho dos trabalhadores e envolvê-los mais nos projectos. Ao conhecerem os KPI’s, é interessante reconhecer o seu trabalho para que vejam que o seu esforço é útil e vale a pena.
- Incentivar a aprendizagem. O cumprimento dos KPI’s incentiva a melhoria contínua. As equipas têm de enfrentar os desafios envolvidos no seu encontro, o que as leva a encontrar soluções e a aprender com os seus erros. Se um gestor falhar, é possível saber onde e tentar treiná-lo adequadamente para remediar falhas futuras.
- Informação baseada em dados. Os KPI’s de RH são um reflexo dos factos e da eficácia das acções empreendidas. Mostram se foram tomadas boas ou más decisões, o que ajuda a melhorar as decisões futuras.
- Facilitam a mudança. É possível determinar rapidamente o que está a funcionar. Assim que se comete um erro, é possível mudar de rumo com a rapidez suficiente para evitar as piores consequências.
- Melhoria a nível de coordenação. A equipa envolvida no projecto tem como referência os mesmos objetivos e pode verificar o seu progresso. Assim, a gestão e coordenação em equipa é reforçada.
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Gestão de KPI’s para melhoria do negócio
Um dos aspectos mais importantes dos indicadores de desempenho é que eles têm diferentes funcionalidades. O seu maior potencial reside na sua capacidade de transformar negócios, mas, para os aproveitar ao máximo é necessário um software de avaliação de desempenho.
Isto proporcionará uma avaliação de desempenho dos colaboradores e das suas necessidades de capacitação. O programa não só lançará as bases para o desenvolvimento do talento de cada empregado e, consequentemente, para a conclusão dos projectos, como também promoverá um melhor ambiente de trabalho.
Tipos de Kpis indicadores
Os indicadores estão organizados de várias maneiras. Uma delas é a classificação de acordo com a área de trabalho em que são utilizados, como Recursos Humanos ou marketing. Cada um deles utilizará um conjunto diferente, dependendo de suas necessidades. Entretanto, é possível organizá-los de acordo com suas características.
KPI’s qualitativos e quantitativos
As medidas qualitativas são projetadas para medir opiniões e fatores que afetam a qualidade de um processo, produto ou serviço. Indicam se a satisfação adequada ou o sucesso em alcançar o objetivo pretendido foi alcançado. Exemplos de tais indicadores KPI são a classificação de qualidade de um serviço ou a taxa de sucesso do recrutamento.
As medidas quantitativas, por outro lado, se destacam quando se trata de medir a produtividade no trabalho, por exemplo. Dois fatores são tomados e calculados ou, simplesmente, o número de vezes que uma ação foi realizada é quantificado.
Indicadores KPI de previsão
Estes tipos de KPI’s de RH vêm para antecipar resultados futuros. Eles servem como guia e mostram se está ocorrendo um desvio do programa. Assim, é possível tomar uma decisão crítica na hora certa. Eles apoiam os outros agindo como uma espécie de testemunha.
Uma aplicação destes indicadores está em um KPI para um orçamento de RH. Há uma quantidade de dinheiro que se estima ser suficiente para uma determinada ação, como por exemplo, um curso de treinamento e desenvolvimento de pessoal.
KPI’s de eficácia e eficiência
Cada um mede uma dimensão diferente do trabalho. As medidas de eficácia permitem avaliar que uma ação tenha sido realizada como esperado e da forma apropriada. As medidas de eficiência se concentram nos recursos que têm sido utilizados. É importante comparar os dois tipos, pois eles podem mostrar falhas no processo.
É preciso ter em mente que é possível agir de forma eficaz, mas não eficiente. Portanto, se você utiliza um KPI como o número de produtos entregues, é muito útil ter outro KPI que meça o custo de cada entrega ou o tempo consumido. Desta forma, o processo pode ser otimizado.
Conheça os 5 de maior importância.
KPI’s de RH estratégicos
Servem para medir a evolução do contexto no que diz respeito aos objetivos estabelecidos. Eles fornecem informações quantificadas sobre a situação, o que é útil para saber se você está indo na direção certa. Elas são estabelecidas de acordo com as prioridades do projeto em andamento ou a serem iniciadas.
Um exemplo seria o KPI de participação no mercado. Isso indicaria o crescimento que foi estabelecido como meta por uma empresa. Para alcançá-lo, serão desenvolvidos todos os tipos de ações, que terão seus próprios indicadores.
Indicadores KPI – Primários e secundários
Há dois tipos de KPI’s que estão intimamente relacionados um com o outro. Os KPI´s primários são aqueles que relatam o desenvolvimento de uma ação específica e isolada. Eles não estão ligados aos outros, o que não diminui a sua utilidade.
Os secundários são compostos por vários primários para se obter uma imagem panorâmica. Eles dão mais informações e sua relação com os objetivos é indireta. Eles dão informações mais amplas.
Principais KPI’s de Recursos Humanos
Embora os KPI’s possam ser utilizados em qualquer área de negócios, em nosso caso nos concentramos em como explorar os KPIs no departamento de RH para que apareçam e forneçam informações nos relatórios de Recursos Humanos.
- Taxa de rotatividade de pessoal (turnover). Um KPI de RH que normalmente não é levado em conta ou pensado como sendo de pouco valor. No entanto…
- O tempo que um funcionário passa em uma chave da empresa não é o tempo que ele passa?
- Se ele/ela estiver feliz e satisfeito(a) quando entrar para a empresa?
- Se é uma entidade na qual ele/ela pode crescer (plano de carreira) e permanecer durante a maior parte de sua vida profissional?
Caso contrário, eles procurarão rapidamente um emprego e isto pode ser medido pelos KPI’s de RH que analisam a rotatividade e retenção de pessoal.
- KPIs de RH de empregabilidade:
- Número de funcionários
- Tempo médio de um funcionário
- Taxa de absenteísmo
- Taxa de redundância
- Taxa de aposentadoria para poder criar planos de sucessão
- Satisfação e clima organizacional
- Como é o ambiente entre os colegas?
- Os diferentes chefes de departamento ajudam uns aos outros?
- Existe uma boa comunicação interna?
- Existem problemas ou conflitos no trabalho?
- Existe um plano de reconciliação familiar?
- Existe promoção interna?
Estes são KPIs HR que são fáceis de medir com software de pesquisa de clima que pontua cada pergunta-chave.
- Desempenho e treinamento. Aqui estão uma infinidade de KPI’s de RH (você pode encontrá-los em nosso modelo gratuito no final do post).
- Taxa de produtividade dos funcionários
- Número de horas extras: Para saber se são necessários mais trabalhadores para atender aos objetivos do departamento. Também mostra sinais de comprometimento dos funcionários em realizar o trabalho, embora se for repetido, pode significar uma má gestão de processos se você tiver o que precisa para realizar o trabalho a tempo.
- Taxa de promoção interna
- Taxa de trabalhadores em processos de treinamento: Número de trabalhadores que estão melhorando suas habilidades. Também será possível analisar como seu trabalho está melhorando no futuro.
- Proporção salarial competitiva para oferecer um salário justo para o talento que queremos explorar na empresa.
- Eficácia de um processo de seleção. Os KPI’s de Recursos Humanos nos permitem resolver questões-chave em cada área de gestão:
- Quanto tempo levou para encontrar o perfil profissional que estávamos procurando?
- Como funcionou a triagem curricular?
- O processo e as entrevistas demoraram muito tempo?
- Os candidatos já foram armazenados para processos futuros?
- Quanto custou o recrutamento?
Ao ter todos esses KPIs de RH em sua estratégia, você terá os dados e as respostas para tomar decisões (especialmente se você os automatizar com um software com relatórios de RH).
Crie seu dashboard de RH de forma rápida e fácil.
Exemplos de KPI’s de RH
Finalmente, antes de encerrar este tópico, oferecemos a você os KPI’s de RH corretos para ter alguma orientação sobre para onde você está indo, mas não pense apenas que qualquer um deles serve.
Neste documento classificamos os indicadores KPI por categoria para facilitar o seu trabalho. Além disso, você encontrará uma explicação de como eles funcionam, sua utilidade e as fórmulas + programas para aplicá-los.
