Valutazione del personale | Guida definitiva a questo sistema

La valutazione del personale è lo strumento che ci permette di risolvere uno dei compiti più importanti del dipartimento delle risorse umane: analizzare il talento e le prestazioni del personale. Scegliere il software di valutazione del personale più efficace in base alle esigenze della nostra azienda ci permetterà di rilevare errori e necessità nella gestione del capitale umano.

Approfondisci la valutazione della performance e impara come stimolare il potenziale dei dipendenti, migliorare la loro produttività e trovare i leader di domani.

Cos’è la valutazione del personale

Definiamo la valutazione del personale come il sistema che misura in modo oggettivo e completo la condotta professionale, le competenze, le prestazioni e la produttività. In breve, com’è la persona, cosa fa e cosa ottiene.

In passato, la valutazione dei dipendenti era usata per verificare il grado di soddisfazione delle aspettative e degli obiettivi a livello individuale.

Tuttavia, il concetto e i metodi sono cambiati nel tempo per aggiungere aspetti come le competenze, le attitudini, le relazioni con i colleghi, la responsabilità e qualsiasi variabile legata alla performance.

Valutazione della performance: a cosa serve

È essenziale che lo strumento di valutazione che usiamo misuri tutti i parametri professionali e che queste informazioni siano utili per l’azienda: che sia per la risoluzione dei conflitti, per migliorare la produttività o per formare il dipendente.

Ed è fondamentale che sia un processo continuo, in modo che sia utile per l’azienda. La valutazione delle prestazioni sarà veramente efficace quando sentirete che vi aiuta a migliorare nei vostri compiti e nella vostra crescita professionale; non è un metodo per punire o sottolineare gli errori.

Come abbiamo detto, l’evoluzione nelle aziende di questo metodo di valutazione dei dipendenti e il fatto di non concentrarsi solo sugli obiettivi e di aggiungere aspetti come le competenze e le abilità ci permette di:

• Valutare le prestazioni e il potenziale
• Anticipare i problemi di integrazione di un dipendente nella struttura dell’azienda o in un determinato progetto.
• Identificare criticità e debolezze così come i successi e i punti di forza di ogni dipendente.
• Feedback oggettivo per gestire il talento e sviluppare i dipendenti (piani di carriera).
• Analizzare il contributo del dipendente all’azienda, se lui/lei dà veramente valore all’azienda con i suoi compiti e le sue idee.
• Qualità del lavoro e relazioni con i colleghi

Tipi di valutazione del personale

Ci sono diversi modelli di valutazione delle prestazioni, ognuno con i suoi vantaggi e svantaggi. Spetterà al dipartimento delle risorse umane della vostra azienda decidere quale si adatta meglio agli obiettivi, alla missione e ai valori della vostra azienda.

In primo luogo, a titolo di menzione, ricordiamo che queste valutazioni possono essere effettuate sia individualmente che da squadre o dipartimenti.

Autovalutazione del dipendente

Valuta la tua attività e le tue prestazioni rispetto a parametri stabiliti in precedenza. Quando si valutano, la quantità di dettagli e dati sarà accurata, vorranno un rapporto che sia il più obiettivo e realistico possibile.

Quando si valutano sono più impegnati nei loro compiti e più dedicati all’azienda.

Sistema di valutazione della performance a 90º

Valutazione da parte dei superiori. L’opinione del manager o del capo è essenziale per lo svolgimento dei compiti che ci vengono affidati. Lui o lei controllerà e guiderà il nostro sviluppo professionale e fornirà un feedback sui nostri punti di forza e di debolezza.

Ma la loro visione è unica e personale. Potrebbe essere di parte.

Sistema di valutazione delle prestazioni del personale a 180º

Valutazione tra pari. Quando diversi lavoratori condividono funzioni o sono allo stesso livello. Si misurano le prestazioni congiunte. Il superiore conosce il suo dipendente da come si comporta con lui e da come esegue i suoi compiti; tuttavia, su base giornaliera il dipendente si relaziona con il resto del personale.

Ci sono responsabilità condivise, opinioni, dati e modalità di esecuzione che senza chiedere ai colleghi è impossibile avere un quadro completo di com’è una persona e come lavora.

Un collega può spiegare perché è una risorsa preziosa per l’azienda e dove sbaglia o deve migliorare. Oppure può confermare ciò che la direzione ha fatto bene o male.

Modello di valutazione dei dipendenti a 270º

Valutazione da parte dei membri del team. hi non ha un’opinione sul proprio capo? Con i colleghi, con gli amici o semplicemente con i pensieri che l’impiegato conserva. Non sarebbe meglio condividerli con lui? Con la comunicazione, saprebbe dove può migliorare e quali azioni sono ben accolte dal dipendente.

Con un meccanismo formale possiamo offrire una visione e una valutazione costruttiva e rispettosa che migliorerà la relazione tra i due e faciliterà il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Ma naturalmente, chi oserà? C’è sempre la paura che dopo si possa essere licenziati. È essenziale che la valutazione delle prestazioni 270º permetta un feedback anonimo da parte degli altri dipendenti, in modo che possano esprimere giudizi rispettosi senza paura di rappresaglie.

Sistema di valutazione del personale a 360 gradi

Si basa sull’eliminazione dell’idea che il superiore sia il solo competente a valutare il rendimento di un lavoratore. Pertanto, la valutazione a 360° comprende la percezione della prestazione di un lavoratore da parte di colleghi, subordinati, supervisori, manager di linea e clienti in egual misura.

Più prospettive ci sono, più accurato sarà il metodo di valutazione delle prestazioni e più successo avranno il processo di produzione e le relazioni tra pari. La decisione finale sarà basata su una moltitudine di variabili che permetteranno di raggiungere il successo.

Abbiamo visto per ogni modello di valutazione che prima è stato raccolto il nostro rendimento, poi quello dei nostri colleghi e quello dei nostri superiori. Cosa ci manca? Il cliente.

La sfida è migliorare ogni giorno l’esperienza del cliente quando interagisce con la nostra azienda o i nostri prodotti. Allora perché non dare loro l’opportunità di dare la loro opinione sul nostro lavoro?

Ecco perché questo metodo è così conosciuto e utilizzato: raccoglie la valutazione globale.

Assessment center

Il personale è valutato da osservatori esterni specializzati e formati.

Modelli secondo il tipo di valutazione delle prestazioni

Sistema di valutazione della performance individuale basato sugli obiettivi

Gli obiettivi sono fissati e valutati sulla base del loro raggiungimento. Come abbiamo detto, questo è stato il primo modello di valutazione delle prestazioni e poco a poco si è cominciato a valutare altri aspetti chiave dell’attività e del lavoro.

Valutazione del personale basato sulle competenze

La valutazione delle competenze è uno dei modelli più utilizzati nel mondo del business di oggi. Il suo obiettivo è quello di misurare la performance di ogni membro di un’organizzazione sulla base delle competenze richieste dalla posizione che ricopre.

In altre parole, rispetto alle competenze e alle attitudini necessarie per svolgere il lavoro.

Sistema di valutazione delle performance basato sulla soddisfazione dei dipendenti

Questo modello valorizza la soddisfazione dei dipendenti di un’azienda al di sopra delle loro prestazioni. L’idea è che un lavoratore soddisfatto e auto-realizzato sarà un lavoratore più utile e produttivo.

Modello dell’incidente critico di valutazione delle prestazioni

Questo metodo si basa sull’idea che ci sono alcune caratteristiche estreme nel comportamento umano che possono portare a risultati positivi o negativi. Quindi, questo modello si basa sull’osservazione di quando il comportamento di un dipendente porta al successo o al fallimento in qualche area del suo lavoro.

Valutazione delle prestazioni basato sui costi

Secondo questo modello ogni impiegato dovrà essere osservato sul prisma costi-benefici che fa per l’azienda.

Incontri uno a uno

Incontri regolari e informali tra manager e impiegato, entrambi sollevano i problemi da risolvere, come affrontarli o possibilità di formazione per superare quelle situazioni, formazione e qualsiasi tipo di misura necessaria. Cercano sempre il progresso.

Cos’è un sistema di valutazione del personale?

Un sistema di valutazione delle prestazioni è uno strumento che fornisce dati altamente affidabili e continuamente aggiornati sulle prestazioni lavorative in qualsiasi azienda. Il programma di performance utilizza diversi indicatori per fornire un quadro preciso della performance della forza lavoro in generale o di ogni singolo dipendente.

Il sistema di valutazione delle prestazioni genera anche dei benefici sia per l’azienda che per i dipendenti, incoraggiando le buone pratiche e riconoscendo lo sforzo del personale. In particolare, fornisce una ricchezza di dati sulle prestazioni di ogni dipendente e riduce i pregiudizi inconsci nella misurazione delle prestazioni.

Un buon sistema di valutazione può anche essere eseguito in combinazione con altri tipi di software HR per semplificare il lavoro del dipartimento e per ottenere informazioni più accurate sulla situazione del personale.

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Come funziona un sistema di valutazione delle performance

Un sistema di valutazione delle prestazioni raccoglie i principali metodi di analisi delle prestazioni lavorative e permette alle aziende di scegliere quello che meglio si adatta alla loro situazione.

Le informazioni generate vengono visualizzate in modo conciso e chiaro, rendendo facile generare metriche e statistiche.

Il sistema di gestione delle prestazioni permette di assegnare valutazioni specifiche ad ogni profilo professionale, e adatta anche le possibili risposte o criteri di valutazione.

Puoi anche pianificare fasi come la selezione delle persone responsabili della valutazione, la regolarità della valutazione, la modifica dei criteri, la segmentazione dei risultati e, infine, la diffusione dei risultati ai dirigenti interessati.

Se vuoi vedere di persona come funziona un sistema di valutazione delle prestazioni, richiedi una demo gratuita del software qui. Tuttavia, vi spiegheremo tutte le sue caratteristiche.

10 vantaggi di usare un sistema di valutazione del personale

L’implementazione di un sistema di gestione delle prestazioni accelera significativamente il lavoro del dipartimento HR, e questo è il principale incentivo per il suo utilizzo nelle aziende. In ogni caso, i vantaggi per l’azienda, i responsabili della supervisione del sistema di valutazione delle prestazioni e, naturalmente, i dipendenti valutati stessi, vanno molto oltre.

Chiarezza nella definizione degli obiettivi

Se i responsabili delle diverse fasi di un progetto non sanno esattamente cosa devono raggiungere, difficilmente avranno successo.

Una corretta gestione delle prestazioni implica una corretta definizione degli obiettivi e di ciò che ci si aspetta da ogni singolo professionista. Con le informazioni fornite dal sistema di gestione delle prestazioni, questo è molto più facile.

Abbiamo già accennato all’importanza di combinare diversi metodi di valutazione. Un buon programma di performance combina tecniche qualitative e quantitative per dipingere un quadro il più vicino possibile alla performance reale del dipendente.

• Le tecniche qualitative incoraggiano l’interazione tra i dipendenti e i valutatori; per scoprire come il dipendente sta facendo nell’azienda.
• I metodi quantitativi si occupano principalmente di ottenere risposte standardizzate per diversi modelli di indagine.

Un feedback più concreto

Per migliorare le prestazioni lavorative, i dipendenti devono ricevere un feedback regolare e completo sul loro lavoro. Il sistema di gestione delle prestazioni raccoglie le informazioni più rilevanti su ogni dipendente in modo da sapere in dettaglio dove hanno fallito o dove potrebbero migliorare.

Migliorare il rapporto tra impiegati e dirigenti

La gestione delle prestazioni può essere una fonte di problemi in qualsiasi azienda, specialmente se il dipendente si sente sottovalutato o poco apprezzato. Per evitare inutili tensioni interne, il sistema di valutazione delle prestazioni fornisce criteri oggettivi e trasparenti su ciò che ci si aspetta dal professionista.

Valorizzare il contributo di ogni dipendente

Direttamente collegati a quanto sopra, i piani strategici delle aziende presentano spesso in modo generale gli obiettivi attesi per un certo periodo di tempo. Poiché questo può sembrare un po’ ambiguo per i dipendenti, è consigliabile specificare e valorizzare il contributo di ogni dipendente nel raggiungimento di questi obiettivi.

Questo è l’unico modo per capire l’importanza del loro ruolo all’interno dell’azienda (e anche per aumentare la loro motivazione). Tenete presente che ogni ruolo in un’azienda ha le sue preoccupazioni, i suoi compiti e i suoi obblighi.

Eliminare i pregiudizi

Quando si tratta di gestione delle prestazioni, i professionisti incaricati di portare a termine questo compito possono sempre essere condizionati da vari pregiudizi che distorcono il risultato finale, anche se cercano di essere il più obiettivo possibile.

Il sistema di gestione delle prestazioni minimizza il rischio di sottovalutare le prestazioni di un dipendente.

Definire percorsi di carriera e incoraggiare la promozione interna

Quale azienda non vorrebbe trattenere il talento? Quale dipendente non vorrebbe vedere premiata la sua dedizione all’azienda per un lungo periodo di tempo? Un sistema di valutazione delle prestazioni aiuta a definire meglio i percorsi di carriera e genera metriche sull’evoluzione delle prestazioni lavorative di un dipendente nell’azienda.

I dipendenti sanno che se raggiungono i loro obiettivi particolari saranno compensati in modo diverso, mentre non perdono mai il riferimento al loro ruolo nell’azienda e si sentono più apprezzati.

Semplificare il ruolo del manager

I manager devono prestare attenzione a numerosi elementi nella gestione dei team e/o dei progetti di cui sono responsabili. Con un tale sistema di valutazione, risparmiano molto tempo pur mantenendo un controllo efficace sui professionisti a loro affidati.

Generare opportunità di apprendimento

La gestione delle prestazioni ha senso solo quando il dipendente, oltre ad essere ricompensato per i suoi sforzi, sente che può migliorare costantemente.

A tal fine, il sistema di gestione delle prestazioni trasforma ogni valutazione o commento in un’opportunità di apprendimento, che a breve termine si traduce in professionisti più competenti grazie alla formazione del personale.

Assicura il rispetto della legge

Il trattamento dei dati personali e/o professionali è coperto da diversi regolamenti, con il Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) che è il più completo ed esigente in questo senso. Il sistema di valutazione facilita la conformità con il GDPR.

Assicura anche la riservatezza dei dati. Competenze, prestazioni: si tratta di informazioni molto sensibili sia per l’azienda che, soprattutto, per i dipendenti. Il sistema di valutazione deve essere sicuro al 100%, prevenire le perdite, assicurare l’integrità delle informazioni generate e definire chiaramente chi può accedere ai dati e come.

Come implementare un sistema di valutazione del personale in 8 semplici passi

Nel processo di implementazione di un sistema di valutazione del personale, è molto importante determinare i seguenti elementi e passi:

1. Analizzare quali indicatori intendiamo valutare: in altre parole, stabilire quali competenze, abilità, conoscenze, obiettivi vogliamo misurare. E soprattutto: per cosa. Qui possiamo includere l’importanza di ciascuno di questi indicatori.
2. Scelta della metodologia: utilizzando i parametri summenzionati.
3. Chi valuterà cosa: a seconda di ciò di cui abbiamo bisogno, sarà più opportuno che sia il team manager, il dipendente (in un’autovalutazione) o il cliente a valutare il lavoratore.
4. Generare il sondaggio: per accelerare questo processo, possiamo usare un software di sondaggio.
5. Lanciare la valutazione: passare il sondaggio ai dipendenti e ai dirigenti e assicurarsi che sia completato in un ambiente favorevole, privo di pregiudizi.
6. Follow-up: per verificare la sua attuazione.
7. Misurare i risultati e generare rapporti.
8. Comunicare i risultati: in modo assertivo e con piena trasparenza. Alla ricerca di soluzioni.

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Consigli per implementare un sistema di valutazione delle prestazioni in modo efficace

L’implementazione del sistema di valutazione delle prestazioni comporta due fasi principali: l’attivazione del programma stesso e la comunicazione obbligatoria alle “parti interessate”.

Nel primo caso, è consigliabile seguire le istruzioni dello sviluppatore del programma e assicurarsi prima che sia compatibile con altri sistemi di gestione delle risorse umane:

• Presentazione positiva e trasparente: se il sistema migliora il modo in cui la valutazione delle prestazioni è stata fatta nell’azienda, questo aspetto dovrebbe essere evidenziato. Allo stesso tempo, i dipendenti dovrebbero essere informati su come funziona il software e su come la loro valutazione sarà sviluppata d’ora in poi.
• Coerenza ed esempio: una tecnica utile per neutralizzare le possibili voci negative è quella di implementare prima il sistema ai livelli più alti dell’azienda. È anche importante che i criteri di valutazione si adattino ai valori e alla filosofia che l’azienda rappresenta.
• Spiegare i suoi vantaggi: Infine, è essenziale affermare che non è un sistema di controllo o di pressione. È un metodo che svilupperà le loro competenze, li renderà migliori professionisti e li aiuterà a raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione. Un beneficio per tutti.

Modello di valutazione del personale

Il modo migliore per sviluppare un efficace questionario di valutazione delle prestazioni lavorative è quello di stabilire in anticipo:

• Una serie di domande, basate sul lavoro svolto dai dipendenti dell’azienda.
• Una scala di valutazione, basata su esempi di prestazioni accettabili e inaccettabili.

Nel modello seguente, ogni risposta avrà un punteggio da 0 (risposta totalmente insoddisfacente) a 5 punti (risposta totalmente soddisfacente). Un minimo di 30 punti sarà richiesto per essere considerato una valutazione positiva.

• Quali obiettivi ha raggiunto il lavoratore in quest’ultimo trimestre/semestre/anno?
• Il dipendente è interessato alla formazione, allo sviluppo e all’auto-miglioramento?
• Il dipendente è solito contribuire con idee e/o soluzioni che portano benefici all’azienda?
• Il dipendente partecipa attivamente alle riunioni di squadra/dipartimento?
• Il dipendente rispetta le regole dell’organizzazione?
• Il dipendente proietta un’immagine in linea con quella dell’azienda che rappresenta?
• Come reagisce il dipendente dopo aver commesso un errore?
• Il dipendente è in grado di mantenere le sue emozioni a un livello professionale?
• L’impiegato rispetta i colleghi e i superiori?
• Il dipendente contribuisce alla creazione di un ambiente di lavoro positivo?

Abbiamo sviluppato il seguente modello di valutazione del personale, come alternativa per un progetto di valutazione delle prestazioni in fase iniziale, che ha 8 criteri di valutazione. Scaricalo e inizia oggi stesso:

Come scrivere una valutazione delle prestazioni

Non sei ancora sicuro di come scrivere una valutazione delle prestazioni semplice ed efficace? Dai un’occhiata ai nostri otto consigli essenziali:

• Stabilisci lo scopo della tua analisi prima di iniziare.
• Scegli il modello di valutazione delle prestazioni più appropriato per la tua azienda.
• Comunica chiaramente gli obiettivi del tuo questionario di valutazione delle prestazioni. Ricordate che qualsiasi processo di valutazione richiede l’accordo del dipendente e la comprensione degli obiettivi da raggiungere.
• Prendi in considerazione il percorso di carriera di ogni dipendente. Va bene scrivere un modello collettivo di valutazione delle prestazioni, ma è importante non dimenticare che ogni dipendente è diverso e che questa diversità deve essere ascoltata e incoraggiata.
• Tieni conto delle caratteristiche specifiche di ogni posizione: ogni posizione è diversa e richiede esperienze e competenze specifiche.
• Imposta una scala di valutazione, possibilmente numerica. Dovrete solo determinare i comportamenti ideali per ogni posizione e confrontare ogni dipendente con essi.
• Stabilisci una frequenza per la consegna del questionario di valutazione delle prestazioni. È più comune optare per una frequenza trimestrale, semestrale o annuale. Ricordate che la valutazione delle prestazioni dovrebbe essere vista come una pratica continua e non fornita solo per determinare le condizioni per gli aumenti di stipendio.
• Digitalizza il tuo processo di valutazione delle prestazioni. Con un programma all’avanguardia come il nostro software di valutazione della performance, puoi assegnare valutazioni, segmentare il pubblico, inviare notifiche e parametrizzare le risposte in modo rapido e automatico. Garantirete anche la riservatezza delle informazioni raccolte, poiché sarete in grado di controllare e limitare l’accesso.

Aziende che già utilizzano un questionario di valutazione delle performance lavorative

Secondo un recente studio di Morgan Philips Talent Consulting, una società globale di soluzioni per il talento, la valutazione delle prestazioni è il secondo metodo più utilizzato a livello aziendale per valutare il talento sul posto di lavoro (63,3%). Gli aspetti più frequentemente valutati sarebbero le competenze tecniche (60%), le preferenze della personalità (59%), la motivazione (59%) e il potenziale dei dipendenti (58%).

Tra le grandi aziende che valutano il talento attraverso un questionario di valutazione delle prestazioni lavorative ci sono:

Il modello di valutazione delle prestazioni di Google e Coca-Cola

I dirigenti di entrambe le aziende credono che non abbia molto senso fissare obiettivi all’inizio dell’anno e aspettare la fine per rivederli. Propongono quindi un modello di valutazione delle prestazioni più dinamico, basato su revisioni trimestrali (come nel caso di Google) o addirittura mensili (modello Coca-Cola).

Il modello di valutazione delle prestazioni di General Electric

La multinazionale statunitense, fondata nel 1878 da Thomas Edison, ha scelto di sostituire le valutazioni annuali con un sistema di “check-in” costante, grazie al quale i manager possono assicurarsi che i contributi o le carenze siano affrontati in modo tempestivo.

Il modello di valutazione delle prestazioni di Deloitte

I dirigenti di Deloitte (leader nei servizi di revisione, consulenza, tasse e transazioni) credono fermamente che la gestione delle performance dovrebbe concentrarsi sul riconoscimento degli aspetti positivi, non su quelli negativi.

Pertanto, questa multinazionale finanziaria basa il suo modello di valutazione delle prestazioni sul futuro, evitando di impantanarsi troppo nei fallimenti del passato.