¿Trabajar desde casa o acudir a la oficina? El Home Office o teletrabajo es una opción cada vez más implantada por las empresas. En España, 1,43 millones de personas en 2018 ya realizaban home office.
La aparición del coronavirus ha provocado que millones de empleados tengan que utilizar el teletrabajo. Ahora, todo el mundo debe aprender a trabajar desde casa. ¿Qué herramientas pueden ayudarles a cumplir con sus obligaciones laborales?
Tabla de contenidos
- 1 La importancia del Home Office
- 2 Home Office: 8 tipos de herramientas para el teletrabajo
- 3 Herramientas de home office para gestionar tareas
- 4 Herramientas de home office para la comunicación
- 5 Herramientas de home office para reuniones y videollamadas
- 6 Herramientas de home office para trabajar de forma colaborativa
- 7 Herramientas de home office para desarrollar la creatividad
- 8 Herramientas para organizar y compartir archivos
- 9 Herramientas de home office para dar seguridad a la empresa
- 10 Herramientas de home office para gestionar el talento
La importancia del Home Office
La principal ventaja del teletrabajo según el Instituto Nacional de Estadística es que esta modalidad de empleo aumenta la productividad en el trabajo entre un 5 y un 25%.
¿Por qué? El personal está motivado porque puede gestionar mejor su tiempo y conciliar su vida familiar. Además, rinden al máximo de sus posibilidades el tiempo que están trabajando; no sienten la necesidad de estar ocho horas sentados para realizar una tarea que podrían hacer en cinco.
A su vez, implantar el home office permite a las compañías ahorrar costes en infraestructuras (alquiler de oficinas), en gastos de transporte para sus trabajadores y reduce considerablemente el absentismo laboral.
Hemos preparado una guía muy completa sobre la transformación del modelo laboral gracias al teletrabajo, en ella encontrarás:
- Los pasos para desarrollar el trabajo en remoto
- Las claves para medir cómo trabaja a distancia la plantilla
- Empresas que lo han implantado con éxito
- Cómo se ha utilizado el teletrabajo para combatir el coronavirus
Ya no hablamos de futuro, el teletrabajo es el presente. ¡Te animamos a descargarla!
Home Office: 8 tipos de herramientas para el teletrabajo
¿Estás pensando en implantar el teletrabajo en tu compañía, pero no sabes por dónde empezar?
Existen herramientas que ayudan a trabajar desde casa —para mejorar la comunicación, la coordinación, la creatividad, el trabajo en equipo…— y, al mismo tiempo, aplicaciones que permiten hacer un seguimiento de la productividad y del estado de las tareas de cada trabajador. Podemos englobar las principales herramientas de teletrabajo en diez grupos:
Herramientas de home office para gestionar tareas
Trello
Esta herramienta permite que el empleado y el responsable prioricen proyectos, comprueben en qué estado se encuentra cada tarea asignada y eviten que dos empleados realicen una misma función. Una especie de cronograma de proyectos.
El administrador podrá asignar tareas a cada miembro del equipo para distribuir de manera adecuada y homogénea el trabajo.
La organización se basa en tarjetas en las que se pueden detallar enlaces, etiquetas con información relevante, fecha de finalización prevista y menciones a todos los trabajadores implicados en dicho proyecto.
Asana
Es una plataforma de gestión del trabajo que usan los equipos para priorizar entre todas las tareas diarias y cumplir con los objetivos de negocio.
Sus principales ventajas son que permite asignar tareas a cada empleado, establecer unos tiempos de inicio y de entrega, facilitar los recursos necesarios para que puedan desempeñar sus tareas y mantener un feedback en tiempo real para la resolución de dudas o conflictos que puedan surgir.
Jira
Herramienta de Home Office para la administración de tareas o proyectos y el seguimiento de errores e incidencias.
Permite trabajar por sprints para ordenar de forma más adecuada el horario de trabajo y las tareas que se pueden llevar a cabo en un tiempo determinado.
A su vez, posibilita prever el tiempo que se va a tardar en realizar una tarea o proyecto y después valorar su consecución. Mide el volumen de trabajo y el rendimiento del equipo.
BaseCamp
Es otro gestor que sirve para organizar el trabajo de una manera eficaz y sencilla.
Sus principales características son que permite una comunicación bidireccional entre sus usuarios, observar cuáles son las listas de tareas pendientes de cada empleado, en qué están trabajando en el momento actual, compartir documentos, marcar las citas importantes para la entrega de un proyecto o para la presentación en un evento, etcétera.
Monday
Esta herramienta de home office es una oficina virtual, es decir, un lugar en el que todos los empleados de la empresa pueden colaborar con material de interés o con sus opiniones; sea cual sea el lugar del mundo en el que estén trabajando.
Es más completa que las anteriores porque permite integrarse con otras herramientas para automatizar tareas, atender a las necesidades de cada empleado, coordinar los objetivos de distintas áreas empresariales e incluso desarrollar aplicaciones personalizadas en función de las necesidades.
Idonethis
Se utiliza para controlar la actividad dentro de un equipo de trabajo. Los participantes inician sesión en en esta herramienta de home office a través de su correo electrónico y su clave.
Posteriormente pueden actualizar el estado de sus tareas para añadir aquellas que ya han terminado, por ejemplo, comprobar si le han asignado más y su prioridad, ver si no pueden resolver alguna en concreto y buscar soluciones en conjunto.
Idonethis facilita la toma de decisiones porque en todo momento el responsable es consciente de cómo se está desarrollando el proyecto y puede anticiparse para organizar mejor el equipo de trabajo.
Tick Tick
Es un organizador de tareas muy funcional porque se sincroniza con una gran variedad de dispositivos lo que facilita su acceso desde cualquier lugar en el que estemos.
Esta herramienta de home office permite agregar tareas a cada empleado, trabajar en equipo,recibir recordatorios para que los trabajadores no se olviden de ninguna entrega y los responsables tengan un planning correctamente estructurado.
Omnifocus
Es una herramienta de home office para gestionar tareas y cuyas particularidades son que permite establecer un orden de prioridad, estimar el tiempo que tendrá que dedicar a cada tarea, etiquetar a las personas que estén en un mismo proyecto e incluso organizar la jornada laboral de los trabajadores.
El uso de su aplicación es más limitado porque solo está disponible para IOS. El resto de usuarios tiene que iniciar sesión accediendo a su página web a través del navegador.
Herramientas de home office para la comunicación
Slack
Esta herramienta de home office permite la creación de canales concretos para invitar a los empleados a que formen parte de un proyecto e ir gestionando desde ahí las tareas. De esta manera todos conocerán qué está haciendo cada uno, cuándo entregan su parte y tendrán acceso a los archivos con el contenido relevante.
Además, dispone de un chat que permite la comunicación individual entre trabajadores o entre el número de empleados que se quiera invitar a dicha conversación.
La propia aplicación permite también usar otras herramientas externas como Gmail, google drive, Outlook o Dropbox entre otras para compartir documentos, imágenes y todo lo necesario en el ambiente laboral.
Es una herramienta de home office muy completa a la que se puede acceder fácilmente desde cualquier sitio si te descargas su app o si lo prefieres a través del navegador.
Skype
Es una de las herramientas de comunicación para chats y llamadas más conocidas. Permite compartir la pantalla, visión en dos paneles para no mezclar las conversaciones, videollamadas en alta definición o la posibilidad de añadir subtítulos en directo.
Facebook Workplace
Se ha convertido en una de las mejores herramientas para coordinar los equipos de trabajo.
Su interfaz es igual que el del Facebook personal que todos tenemos, pero a través de Facebook Workplace se establece un grupo cerrado en el que se comparten mensajes dentro del muro, vídeos de interés y se establece una comunicación más directa en tiempo real.
Herramientas de home office para reuniones y videollamadas
Microsoft Teams
Esta herramienta de home office permite videoconferencias de hasta 10.000 personas.
Cuenta con chat para mantener una conversación grupal o individual y compartir archivos de Word, powert point o Excel en tiempo real para hablar sobre posibles modificaciones.
Hangouts
Es gratuita y sirve para conectar a 10 personas a la vez a través del vídeo.
Se pueden mantener de forma sencilla reuniones con uno o varios miembros del equipo de manera privada o retransmitiéndose a través de YouTube para llegar a más personas de la empresa por si quieren preguntar o aportar alguna idea.
Al ser una herramienta de Google integra el acceso a todos los servicios de la compañía. Sus principales usos son el chat entre empleados o con los responsables del proyecto y las videollamadas.
Whereby
Videollamadas desde el ordenador o el móvil y sin descargar ninguna aplicación. La persona que organiza la reunión virtual tiene que iniciar sesión, pero para el resto no es necesario, únicamente tienen que aceptar la invitación.
Sus características son que pueden participar hasta un máximo de 50 personas, se pueden compartir pantallas para entender mejor lo que están explicando y se puede grabar el contenido para revisarlo posteriormente.
Zoom
En la herramienta gratuita se pueden enviar enlaces de invitación ilimitados siempre y cuando la videoconferencia se realice solo entre dos personas. Además, en las reuniones pueden participar hasta 50 personas, y permite una visualización instantánea y exacta de todos los miembros, muy útil para las videoentrevistas.
Hay versión de pago en la que el número de participantes aumenta hasta los 1.000 y las reuniones son totalmente interactivas. Permite:
- Grabar las conversaciones en la nube o en el ordenador
- Se puede transcribir la reunión automáticamente
- Votar alguna medida en tiempo real y en definitiva garantizar la realización de reuniones interactivas y útiles.
Adobe Connect
Programa de reuniones virtuales y colaborativas entre todos los participantes. Permite comunicarse a través de vídeo, pero también de chat, hacer encuestas, simulaciones y hacer notas.
Herramientas de home office para trabajar de forma colaborativa
Dropbox
Programa que permite almacenar en la nube archivos casi infinitos. Gracias al etiquetado se organizan y catalogan los archivos, se ordenan por relevancia y permite generar enlaces para compartirlo con los miembros de un departamento en concreto o con un solo trabajador.
Esta herramienta facilita el home office porque se puede hacer un seguimiento de las tareas de los trabajadores en función de sus agendas, añadir archivos relevantes, compartir desde documentos de Word hasta enlaces de audio o de YouTube y utilizar sus plantillas para resumir la reunión de trabajo, plasmar la lluvia de ideas que ha surgido y organizar los proyectos.
Google Drive
Herramienta de Google para potenciar el trabajo colaborativo. Permite trabajar en línea con cualquier tipo de archivo y guardarlo en la nube de forma automática. Precisamente este trabajo en equipo dota de más dinamismo y eficacia a los procesos porque las modificaciones necesarias se realizan instantáneamente y son visibles para todos los implicados.
Onedrive
Herramienta específica para almacenar archivos generados con Microsoft. Sirve para compartirlos con los miembros de un determinado equipo de trabajo y realizar modificaciones en el momento.
iWork
Es un programa específico para dispositivos de Apple. Es una herramienta que posibilita el home office porque todos los integrantes del equipo con permiso pueden ver y editar los documentos desde cualquiera de los dispositivos IOS.
Herramientas de home office para desarrollar la creatividad
Mindnode
Herramienta que facilita la anotación y ordenación de ideas que han surgido en los procesos de brainstorming o “lluvia de ideas”. Su principal ventaja es que es muy visual.
Fomenta el desarrollo de la creatividad y permite juntar anotaciones, etiquetas, stickers o relacionarlas con otras ideas que vayan surgiendo a lo largo del proyecto.
Stormboard
Es una pizarra virtual en la que los participantes pueden hacer capturas, comentarios, anotaciones y organizar las ideas por orden de importancia.
Miro
Es un software que fomenta la creatividad de los empleados que realizan home office porque permite añadir widgets y plantillas que favorecen la elaboración de lluvia de ideas, así como la posterior toma de decisiones.
12 claves para medir el rendimiento del trabajador.
Herramientas para organizar y compartir archivos
Google Drive
Volvemos a hablar de ella en este apartado. Es una herramienta de home office que permite almacenar información relevante para los empleados de un equipo de trabajo, guardar presentaciones, hojas de cálculo y modificar los archivos en línea.
Dropbox
Esta aplicación es mundialmente conocida para guardar documentos, crear enlaces y compartir los datos que queramos con un tercero. Es una herramienta home office muy completa y funcional para mantener organizados todos los archivos de cualquier proyecto.
We Transfer
Herramienta online para enviar archivos de gran tamaño a través del correo electrónico o mediante la generación de un enlace que el destinatario tendrá que abrir para descargar el contenido.
Tiene servicios asociados como Collect o Paste que sirven para crear tableros colaborativos y fomentar la creatividad, respectivamente.
Ydray
Se diferencia de We Transfer en que permite de manera gratuita enviar documentos de hasta 5 GB, We Transfer solo 2Gb. Ydray además permite mandar hasta 50 archivos dirigidos a un máximo de 20 destinatarios.
Herramientas de home office para dar seguridad a la empresa
Antes de implantar el teletrabajo en cualquier empresa el dueño o responsable tiene que asegurarse de que puede cumplir con la ley de protección de datos y garantizar su seguridad.
LastPass
Es un gestor de contraseñas que almacena todas bajo una contraseña maestra y cuyo objetivo principal es garantizar la seguridad del contenido laboral de cada empleado y la necesidad de acordarse de un gran volumen de contraseñas.
Con LastPass todas las contraseñas se almacenan en la nube y permite acceder a las páginas y servicios con seguridad de forma sencilla.
Dashlane
Es una aplicación en la que los trabajadores acceden a sus datos previamente encriptados y guardados. No es compatible con Internet Explorer, pero si con el resto de navegadores habituales como Chrome o Firefox.
Herramientas de home office para gestionar el talento
Cuando una compañía implanta el teletrabajo aumenta la distancia con sus empleados, por tanto, necesita herramientas online para analizar y gestionar la rutina diaria de sus trabajadores, evaluar su rendimiento y valorar cómo se encuentra en la empresa.
Podemos encontrar tres tipos de herramientas de home office para gestionar el talento:
Evaluación del rendimiento del teletrabajo
En el teletrabajo, se pierde el contacto del día a día con los responsables y compañeros, por tanto, es esencial medir el rendimiento del trabajador y comprobar que se realizan las tareas correctamente, se cumplen los plazos o detectar posibles dificultades o necesidades de los empleados.
Los responsables de los proyectos deben realizar un seguimiento escrupuloso y para ello el software de Evaluación del Desempeño es una herramienta fundamental en la que los jefes de área podrán:
- Distribuir mejor la carga de trabajo.
- Tomar decisiones acertadas porque disponen de toda la información sobre los procesos de trabajo.
- Fomentar la participación y la creatividad que tan importantes son en el teletrabajo.
- Resolver conflictos o problemas que se hayan generado en la realización de cualquier tarea.
- Garantizar la seguridad de los datos, su confidencialidad y cumplir con la Ley de protección de datos.
Seguimiento de la jornada del teletrabajo
El home office permite una mayor flexibilidad horaria al trabajador y compaginar mejor su trabajo con el cuidado de los hijos. Es muy positivo para generar un buen ambiente laboral en la compañía.
Además, el empresario no debe preocuparse por el seguimiento del horario si dispone de un software de control horario de trabajadores. A través de él quedarán registradas las horas de entrada y salida de cada trabajador y el número de horas extraordinarias.
Además, permite descubrir el horario en el que distribuye su carga de trabajo, cómo lleva la actividad asignada y, ante todo, se asegura de cumplir con la legislación de control horario implantada por el Gobierno en el año 2019.
Además, hay recordatorios en la ficha de tus trabajadores para que no se olviden de fichar y se pueden realizar distintos informes sobre la actividad de los empleados.
En definitiva, se logra agilizar y optimizar el tiempo que un departamento de RR.HH dedica a la gestión del personal y sin errores humanos.
Evaluación del clima laboral sobre el teletrabajo
Un buen clima laboral es imprescindible para que los empleados sean productivos. Cuando el trabajo se realiza desde casa también es importante medirlo porque el equipo debe estar más cohesionado que nunca.
La evaluación del clima laboral no es únicamente la relación que existe entre los empleados sino también las condiciones de trabajo, las oportunidades de crecimiento profesional, las compensaciones que existen para reconocer el trabajo bien hecho y el sentido de pertenencia a la empresa.
La encuesta de clima laboral permite conocer cómo se sienten los empleados y gestionar adecuadamente el ambiente de trabajo para alcanzar los objetivos empresariales.
De hecho, para el 48% de la generación de millennials (entre 25 y 34 años) el ambiente laboral es fundamental para quedarse en una empresa o buscar otro empleo.
La encuesta de clima arrojará, de manera anónima, los datos fundamentales para conocer el grado de satisfacción laboral y cambiar la estrategia si fuera necesario.
Si se analizan los resultados y se toman medidas se pueden lograr las siguientes ventajas para la empresa:
- Disminuir la fuga de cerebros.
- Reducir el absentismo laboral.
- Detectar problemas y posibles soluciones.
- Aumentar la productividad.
- Mejorar la comunicación entre los trabajadores y el empresario.
Muy interesante las herramientas descritas, serán de gran ayuda para una mejor productividad, satisfacción y pertenencia con la entidad donde laboran.