Ferramentas de RH | 10 indispensáveis para sua empresa

Boas ferramentas de Recursos Humanos precisam responder de forma simples às necessidades básicas de RH, tais como a gestão dos processos seletivos, o tratamento de dados pessoais dos colaboradores, a comunicação interna ou a avaliação da atividade profissional dos colaboradores.

Isso significa otimizar o tempo de trabalho deste departamento — e existe uma ferramenta específica para isso: um software de RH.

Essa é uma uma solução, em forma de ferramentas de RH, que se integra a diferentes tipos de softwares: ATS, avaliação de desempenho, pesquisa de clima organizacional e gestão de férias são alguns exemplos. Mas, como saber se sua empresa precisa de alguma dessas ferramentas de Recursos Humanos?

Tipos de ferramentas de Recursos Humanos

O departamento de Recursos Humanos executa um grande número de tarefas. No mercado existe uma grande variedade de sistema de gestão de pessoas essenciais para RH.

Os nove tipos fundamentais de ferramentas de gestão de RH são:

Ferramentas de recrutamento e seleção

Essa é uma ferramenta que ajuda a avaliar rapidamente os candidatos que participam de um processo de recrutamento e seleção de pessoas com base em critérios específicos e não apenas na percepção do entrevistador.

Assim, com técnicas como scorecards e killer questions é possível conseguir uma boa triagem curricular dos candidatos a uma oferta de emprego. E se quisermos especificar melhor as competências do candidato, sua adequação ao cargo pode ser analisada com testes psicométricos integrados ao próprio software de recrutamento:

Ele também permite gerar uma base de dados automatizada com candidatos que participaram de outros processos, divulgar as ofertas em mais de 200 fontes diferentes sem ter que fazer o upload uma a uma e criar a sua própria banco de dados de talentos específicos.

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Ferramentas de RH para gerenciar o tempo de trabalho

Este software é essencial em todas as ferramentas de Recursos Humanos, pois permite cumprir a lei de controle de ponto e saber as horas de entrada e saída dos funcionários, bem como a quantidade de horas extras realizadas mensalmente.

Além disso, é possível verificar se a queda da produtividade de um colaborador se deve ao descumprimento do horário de trabalho ou a outras circunstâncias, podendo resolver esse problema.

Ferramenta de RH para controlar as férias

Organizar as férias de cada departamento já foi uma tarefa árdua para o departamento de Recursos Humanos.

O software de controle de férias e ausências é outra ferramenta importante nas ferramentas de RH porque de forma simples e visual é possível verificar quando um trabalhador entra de férias, se coincide com a de outro funcionário que exerce as mesmas funções ou quantos dias de descanso lhe restam.

Ferramentas de RH para consultar o clima organizacional

A satisfação dos funcionários é essencial para que eles tenham o melhor desempenho. As pesquisas de clima organizacional permitem conhecer a opinião dos trabalhadores sobre aspectos relevantes para a implantação de novas ações empresariais ou para o aprimoramento das já existentes.

Ferramentas de RH para avaliar o colaborador

Uma das tarefas mais relevantes e complexas do departamento de RH tem como objetivo analisar a avaliação de desempenho de seus colaboradores.

Com esta ferramenta de avaliação de desempenho, a empresa recebe todas as informações necessárias para decidir se um trabalhador pode assumir cargos de maior responsabilidade, se é necessário treiná-lo numa área específica que esteja reduzindo a sua produtividade e, por fim, quais as medidas a tomar para melhorar os resultados da empresa.

Ferramentas para desenvolvimento de carreira

A digitalização no ambiente de negócios significa que os trabalhadores precisam se atualizar constantemente para que seus conhecimentos não se tornem obsoletos. Muitas empresas facilitam essa capacitação profissional por meio de ferramentas como o LMS.

Esse software oferece ao funcionário uma ampla gama de cursos a distância e também permite que a empresa acompanhe o uso que ele faz desse programa para conhecer as reais fragilidades e pontos fortes de cada um dos trabalhadores.

Ferramentas de RH: portal de gestor e do colaborador

Este software é muito útil para facilitar a comunicação entre todos os membros da equipe e seus gestores e, ao mesmo tempo, agilizar a gestão de todo o pessoal da empresa.

10 sinais de que sua empresa precisa adotar ferramentas de RH

1. Se você gerencia vários processos de recrutamento por ano

Já reparou em quanto tempo os processos de seleção e recrutamento levam? Existem empresas que em um único ano podem realizar mais de 30 processos de recrutamento.

Por trás deles, existe um árduo trabalho de publicação de ofertas em diferentes portais e triagem de currículos. Que tal simplificar essas tarefas com um único software? Isso é possível graças ao sistema de recrutamento da Bizneo HR.

Com ele, você acaba com a publicação manual de ofertas de emprego que só acabam gerando perda de tempo e dinheiro. O ATS permite multi postagem, que permite publicar simultaneamente a mesma oferta em até 80 canais diferentes (job boards, redes sociais, universidades, portais premium, etc.) com um único clique.

O responsável pelo RH também não terá que se preocupar em ler os currículos um por um para descartar manualmente ou selecionar cada candidato.

O ATS nos permite estabelecer filtros que nos ajudam a pesquisar mais rapidamente, ordenar candidatos com base na quantidade de requisitos que eles atendem, agilizar o processo e estabelecer critérios de descarte automático por meio de killer questions.

2. Precisa uma ferramenta de Recursos Humanos se as planilhas de Excel já não são suficientes

No passado, o Excel era uma ferramenta amplamente utilizada, mas com a evolução dos programas de computador e o crescimento das empresas, ele acabou ficando ultrapassado para determinadas funções.

Gerenciar equipes pode ser uma tarefa muito complicada. Quando lidamos com um grande volume de dados, as planilhas de Excel começam a ficar lentas e corremos o risco de cometer erros manuais.

Esses problemas são eliminados pela centralização das informações em uma ferramenta de Recursos Humanos, como o Bizneo HR. Isso permitirá que você:

• Tenha os arquivos de cada funcionário atualizado e acessível de qualquer lugar;
• Cumprir a lei de proteção de dados;
• Comunique-se com os trabalhadores individualmente ou coletivamente;
• Tenha uma visão global dos empregos existentes;
• Automatize todas as tarefas relacionadas à gestão de pessoas (férias, ausências, controle de ponto, etc.).

CONFIRA NESTE POST OS TIPOS DE SISTEMA DE RHVeja como ferramentas de recursos humanos podem substituir de forma otimizada as planilhas de Excel.

3. Se é difícil para você centralizar as informações

Quando publicamos uma oferta de trabalho manualmente em vários canais e os candidatos começam a se cadastrar, outro problema pode surgir: a duplicação de inscrições. Muitos candidatos se inscrevem para a oferta em todas as plataformas que encontram. Se não conseguirmos centralizar as informações, perderemos muito tempo eliminando essas solicitações duplicadas e selecionando os candidatos finais.

Quando o ATS (ferramenta de Recursos Humanos da Bizneo HR) reconhece o registro do mesmo candidato várias vezes, ele salva apenas um de seus currículos. 

4. Se você não pode acessar os dados de seus colaboradores quando e onde quiser

Os gerentes de Recursos Humanos precisam ter todas as informações relacionadas aos seus funcionários em tempo real para tomar as decisões certas.

O Portal do Gerente e do Funcionário permite:

• Acessar informações pessoais dos trabalhadores;
• Conferir o estado de seus projetos e tarefas;
• Melhorar a comunicação direta com os funcionários de qualquer dispositivo, em qualquer lugar e com um simples clique.

5. Precisa uma ferramenta de RH se você tem dificuldades com a legislação

O departamento de RH de qualquer empresa gerencia um grande volume de dados pessoais que se refletem em seus currículos, contratos ou folha de pagamento, por exemplo. O cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados é obrigatório e qualquer pequeno erro pode gerar problemas jurídicos para as empresas.

Para facilitar esta tarefa e evitar falhas, existem ferramentas de gestão de pessoas que garantem o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados.

6. Se você precisa de ferramentas de Recursos Humanos para cumprir o Controle de Ponto

O controle de ponto dos trabalhadores é obrigatório para registrar a carga horária de cada um deles e a quantidade de horas extras trabalhadas.

Esta ferramenta de Recursos Humanos não só permite o cumprimento da legislação, como também possibilita que os funcionários trabalhem remotamente e tenham horários mais flexíveis, distribuam melhor a carga de trabalho e analisem quais estratégias não se mostram rentáveis ​​para modificá-las.

7. Se você teve problemas de clima organizacional

Aconteceu algum conflito entre colegas da mesma equipe? Os funcionários não são muito produtivos e você não sabe por quê? Você não sabe como motivá-los?

Se você já teve problemas com o ambiente de trabalho de sua empresa e deseja detectar onde eles estão, é necessário integrar uma pesquisa de clima organizacional em suas ferramentas de Recursos Humanos.

Esta ferramenta permitirá conhecer a opinião dos colaboradores, de forma anônima, sobre aspectos tão relevantes como a qualidade do trabalho em equipe, as tarefas que desempenham ou o seu grau de satisfação com a comunicação interna.

Desta forma podemos melhorar o que não funciona, melhorar o ambiente de trabalho e indiretamente a produtividade do trabalho.

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8. Precisa uma ferramenta de Recursos Humanos se você não sabe quais funcionários promover

Se você deseja promover um funcionário internamente, mas não sabe qual deles merece essa posição de maior responsabilidade, deve implementar um software de avaliação de desempenho em suas ferramentas de Recursos Humanos.

Esta ferramenta de rh analisa a eficiência do funcionário, a sua produtividade, a qualidade no cumprimento das suas tarefas… Assim que todos esses aspectos forem avaliados, você saberá qual trabalhador se encaixa no novo cargo e, portanto, merece essa recompensa.

9. Se você não sabe se seus planos de formação são eficazes

Você se preocupa em ter planos de formação aos seus funcionários, mas na hora da verdade não sabe se esse esforço e esse investimento estão valendo a pena porque você não sabe medi-los?

A solução é incluir um Software para o treinamento e desenvolvimento em suas ferramentas de Recursos Humanos. Desta forma, poderá acompanhar o processo de aprendizagem dos seus trabalhadores, saber se os conteúdos se adaptam às necessidades formativas detectadas anteriormente ou emitir relatórios sobre os quais os alunos não concluíram a formação a que se inscreveram.

10. Precisa uma ferramenta de RH se a comunicação com os funcionários não é fluente

Tradicionalmente, a comunicação nas empresas era unilateral. O patrão mandava e o empregado cumpria a ordem. A falta de comunicação causava erros que alongavam os processos de produção e atrapalhavam todas as atividades comerciais.

Na verdade, segundo um estudo elaborado pela América Economia, a falta de comunicação interna faz com que 50% dos projetos empresariais fracassem e pode gerar perdas de até 15%.

Boas ferramentas de Recursos Humanos precisam de uma plataforma como o portal do gestor e do funcionário, que conta com um canal de comunicação direto e privado, que promove melhores relações de trabalho com os funcionários.